Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 13/2017

HUOM! Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku on auki osoitteessa https://tahlo.ayy.fi.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

29.3.: Otaxin pääkäyttäjäylläpitoilmoitusten DL (kts. 2)
3.4. klo 12.00: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus sulkeutuvat! https://tahlo.ayy.fi (kts. 1)
19.4.: Aalto Open Air (kts. 3)
29.4.: Hullu Jussi (kts. 5)
21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00
2. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
3. Aalto Open Air 19.4. ja vapaaehtoishaku!
4. Tuokaa yhdistyksenne haalarimerkkejä myyntiin!
5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
6. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

 

1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00

Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt tai selkeästi puutteellisesti täytetty yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Yhdistyksen luettelon yhdistysrekisterissä voi tarkistaa TAHLO-järjestelmästä sen auetessa 1.3. tai sitä ennen järjestösektorilta (jarjestoasiat at ayy.fi).

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14 (pl. torstaisin).

Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.

HUOM! Koska tänä vuonna yhdistysilmoitus ja toiminta-avustushakemus tehdään päivitettyyn TAHLO-järjestelmään, vanhaan järjestelmään ei voi enää täyttää tietoja. Edellisten vuosien tiedot kopioidaan uuteen järjestelmään. Uusi järjestelmä avautuu yhdistysilmoitusten jättämisen ja toiminta-avustusten haun alkaessa.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistyksellä ei ole vielä tunnuksia, olkaa välittömästi yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi), joka luo tunnuksen. Yleisenä vinkkinä, laittakaa TAHLO-salasana säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisten vuosien tiedot on kopioitu vanhasta järjestelmästä. Vuoden 2016 perustiedot (kuten yhdistyksen nimi, osoite ym.) on täytetty tällekin vuodelle oletuksena, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 3.4. klo 12.00 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Uusi lomakekohta erityisasemayhdistyksille

HUOM! Tänä vuonna erityisasemayhdistyksille on lisätty uutena täytettäväksi Erityisasema-välilehti, jonka täyttäminen on pakollista jokaiselle erityisasemayhdistykselle. Välilehdellä pyydetään vastaamaan siihen, miten yhdistys nykyisellään täyttää yhdistysohjesäännössä määritellyt erityisaseman edellytykset. Tietoja käytetään erityisaseman tarkasteluun ja ylioppilaskunnan yhdistyskentän kehittämiseen. Erityisasemavälilehden tiedot eivät vaikuta toiminta-avustuksen hakemiseen, mutta erityisasemayhdistykselle mahdollisesti myönnettyä toiminta-avustusta ei makseta, mikäli tietoja ole täytetty.

Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Erityisasema-yhdistyksen on täytettävä myös välilehti Erityisasema. Hakemus-välilehteen ei tarvitse koskea.

Jos haet myös toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   vuoden 2017 budjetin

*   luettelon toimihenkilöistä

Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestösektorille (jarjestoasiat at ayy.fi)! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä. Puuttuvat asiakirjat vuorostaan rokottavat myönnettävää avustusta.

Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.

Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi palauttaa kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, jolloin vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi)

 

2. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä

Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla.

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.

Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxista ja muista AYY:n yhdistyksille tarjoamista IT-palveluista löydätte osoitteesta https://otax.fi/.

 

3. Aalto Open Air 19.4. ja vapaaehtoishaku!

Tänä vuonna kevät käynnistyy suuremmalla kaliiberilla kuin koskaan, kun ensimmäistä kertaa järjestettävä Aalto Open Air valloittaa Otaniemen! Ota mukaan kaverit, koirat, lapset ja mummot ja suuntaa Alvarin aukiolle 19.4. kello 16 eteenpäin.

Tapahtumapaikalle nousee kaksi lavaa, joilla huippubändit pitävät tunnelmaa yllä koko tapahtuman ajan. Esiintymässä Don Johnson Big Band, Toot Toot ja Boston Promenade sekä huikea pääesiintyjä – seuraa tapahtumaa, niin kuulet siitä ensimmäisenä! 😉 Lisäksi paikalla pääsee nauttimaan erilaisista festareiden oheistoiminnasta, ruokarekkojen herkuista sekä Aalto Festivalin pop-up -tarjonnasta.

Starttaa siis wappufiilis ajoissa ja tule nauttimaan keväästä!

Jotta fiilis ei lopu kesken, pääsee klo 22.00 vielä bilettämään Täffän jatkoille.

Tapahtuman järjestävät yhteistyössä AYY, Aalto-yliopisto, Aava ja April Jazz.

Facebook: https://www.facebook.com/events/722121711301800/

Vapaaehtoisia Aalto Open Airiin ja Open Airin jatkoille!

Saadaksemme mahtavan spektaakkelin aikaiseksi tarvitsemme paikalle järjestyksenvalvojia sekä itse tapahtumaan, että jatkoille. Lisäksi haemme jatkoille narikkaan ja juomanmyyjäksi muutaman vapaaehtoisen.

Lähde siis mukaan tekemään tästä tapahtumasta suurempi ja parempi kuin koskaan!

Deadline haulle on 11.4.: http://lomake.ayy.fi/aava/aalto-open-air-volunteers-2017/

 

4. Tuokaa yhdistyksenne haalarimerkkejä myyntiin!

Kevään merkkimyynnit lähestyvät ja haluaisimme myös mahdollisimman kattavasti kiltojen sekä yhdistysten haalarimerkkejä myyntiin. Wapun ajan merkkimyynnit järjestetään tiistaina 18.4. Kandidaattikeskuksessa ja keskiviikkona 19.4. Aalto Open Airissa.

Teekkarijaosto hoitaa merkkien myynnin ja laittaa myytyjä merkkejä vastaavan määrän rahaa tilillenne sekä palauttaa myymättömät merkit. Mahdollisen hävikin kattamiseksi Teekkarijaosto ottaa myyntituloista 5 prosentin provisiopalkkion.

Ilmoita yhdistyksenne merkit mukaan myyntiin osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/merkkimyynti-2017-badge-sales-2017/. Ilmoittautumisen DL on sunnuntaina 9.4.

Merkit tulee toimittaa AYY:n keskustoimistolle 11.-13.4. välisenä aikana, ja tarkemmat tiedot merkkien toimittamisesta toimitetaan merkkinsä myyntiin ilmoittaneille myöhemmin.

Huomatkaa, että merkkien myynti on mahdollista ainoastaan yhdistysten, ei yksityishenkilöiden, kautta.

Mahdollisissa kysymyksissä ottakaa yhteyttä Teekkarikulttuuritirehtööreihin
Johanna Kuronen (johanna.kuronen at ayy.fi)
Tyko Viertiö (tyko.viertio at ayy.fi)

 

5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi!

Kyseisessä tapahtumassa jotakuinkin 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä Wapun aatonaaton yönä suorittaen erinäisiä rasteja, kilpaillen Hulluimman Joukkueen™ tittelistä. Nyt yhdistyksellänne tai kaveriporukallanne on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta samalla markkinoiden omaa hyvää meininkiä rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen on auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/  ja sulkeutuu 25.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa järjestäjiin yhteyttä, niin pyrimme järjestämään tarvittavat tilat.

Palkinnoksi tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle tai kaveriporukalle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan käyttökerran ilmaiseksi loppuvuoden aikana.

TL;DR:

MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2016 klo n. 21.30-1.00, fuksispeksien ja alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 20.4. asti osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä:
Tyko Viertiö ja Johanna Kuronen
tyko.viertio(a)ayy.fi
johanna.kuronen(a)ayy.fi

 

6. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).