Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 49/2017

Sign up for the association training in English: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-dec-2017/

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

7.12. AYY:n yhdistyskoulutus englanniksi, AYY:n toimisto: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-dec-2017/

Tiedotteen sisältö

1. Sign up open for AYY’s association training in English on 7^th of December
2. Opiskelijoiden itsenäisyyspäivän juhlakulkue
3. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 1.12.2017!

 

1. Sign up open for AYY’s association training in English on 7^th of December

AYY’s association training in English will be held on 7th of December from 4 pm to 7 pm at AYY’s office (Otakaari 11, Espoo (upstairs)).

The training will include communications and the basics for association work, but you can also wish for specific topics.

The target group is English speaking association actives and the space is limited (approx. 20 persons), so please attend only if you are in the target group. Max. 4 persons per association.

If there are more than four persons in your association’s actives that are in the target group and they wish to participate, please contact the organizational affairs specialist Ahto Harmo (ahto.harmo at ayy.fi) and we will work something out.

You can sign up here: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-dec-2017/ 

Sign up closes on Tuesday 5th of Dec at 8 am.

 

2. Opiskelijoiden itsenäisyyspäivän juhlakulkue

Pääkaupunkiseudun opiskelijat juhlistavat 6.12. perinteisesti Suomen itsenäisyyspäivää yhteisellä juhlakulkueella. Kaikki ovat tervetulleita mukaan kulkueeseen, soihdut ja valot tarjotaan tapahtuman puolesta kulkueen lähdöstä. Yhdistykset voivat osallistua kulkueeseen oman, virallisen lippunsa kanssa.

Tapahtuman ohjeet ja aikataulut löytyvät osoitteesta https://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/juhlakulkue-2017/.  Tapahtuman FB-sivu löytyy osoitteesta https://www.facebook.com/events/124333588235604/.

AYY tarjoaa perinteisesti toimijoilleen seuraavat palvelut:

Lipputaksi:

Yhdistyksen lippu on toimitettava palvelupisteelle (Otakaari 11) maanantaina 4.12.2016 kello 16.00 mennessä JA kirjattava kuljetuslistaan. Pidä huoli, että kirjaat lipun listaan, vain siinä olevat liput osataan ottaa mukaan. Liput palautuvat samaan paikkaan, josta ne tulisi noutaa perjantaihin 8.12. mennessä.

Kantovyöt ja Suomen väreissä olevat airutnauhat:

Ylioppilaskunnalla on lainata rajattu määrä lippujen kantovöitä sekä kaikille lipuille sopivia sinivalkoisia airutnauhoja. Varaukset nopeusjärjestyksessä arkisto at ayy.fi, tarvikkeet löytyvät tapahtumapäivänä lippujen luota järjestäytymispaikalta.

Lipunkantajat ja airuet voivat kulkueen ajaksi jättää laukkunsa turvallisesti operaatioautoon, joka kulkee Senaatintorille. Jättäessänne lippunne paluukuljetukseen, saatte tallessa olleet tavaranne takaisin. Lipunkantajilla ja airuilla ei tule olla tehtävissään laukkuja. Kulkueesta on nopeimmille kuljetus Otaniemeen klo 18.15 alkaen.

Tapahtuman päätteeksi AYY:n jäsenille on varattuna rajallinen määrä bussikuljetuksia takaisin Otaniemeen. Ensimmäinen bussi lähtee klo 18.30 maissa Senaatintorin kulmalta.

 

3. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 1.12.2017! 

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 1.12.2017. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 8.1.2018 – su 12.8.2018.

Tilavarausten täyttöajat TILA-järjestelmässä ovat seuraavat:

1. AYY:n sisäiset toimijat 9.–30.11.2017.
   Täyttöaika päättyy to 30.11.2017 klo 23.59.
2. Erityisasemayhdistykset 1.–12.12.2017.
   Täyttöaika alkaa pe 1.12. klo 12.00 ja päättyy ti 12.12. klo 14.00.
   Kähmyt ti 12.12.2017 klo 16.30 alkaen AYY:n keskustoimiston isossa neuvotteluhuoneessa.
3. Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–18.12.2017.
   Täyttöaika alkaa keskiviikkona 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 18.12.2017 klo 14.00.
   Kähmyt ma 18.12.2017 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).

Koko kähmyajan varauskalenterin löydät täältä:

https://tila.ayy.fi/calendar/?fd=08012018;ld=12082018;r=1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25,26,27,30,31,32,33,34,35,36

Muutama huomio varausten tekemisestä:

1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
6. Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
   1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
   2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
9. Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat ovat varauskaudella samat kuin vuonna 2017. Hinnasto löytyy osoitteesta: fi/hinnasto
10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat tilat eivät ole varattavissa mainittuina aikoina:

• Gorsu ei varattavissa 8.1.-12.8.2018
• Tatamisali ei varattavissa 1.4.-12.8.2018
• Ossinkulma ei varattavissa 1.5.-12.8.2018

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu viestin lopussa olevasta luettelosta tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).