AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkoivat yhdistysten osalta perjantaina 1.12.2017. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.
Kähmittävä ajanjakso on ma 8.1.2018 – su 12.8.2018.
Tilavarausten täyttöajat TILA-järjestelmässä ovat seuraavat:
- AYY:n sisäiset toimijat 9.–30.11.2017.
Täyttöaika päättyy to 30.11.2017 klo 23.59. - Erityisasemayhdistykset 1.–12.12.2017.
Täyttöaika alkaa pe 1.12. klo 12.00 ja päättyy ti 12.12. klo 14.00.
Kähmyt ti 12.12.2017 klo 16.30 alkaen AYY:n keskustoimiston isossa neuvotteluhuoneessa. - Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–18.12.2017.
Täyttöaika alkaa keskiviikkona 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 18.12.2017 klo 14.00.
Kähmyt ma 18.12.2017 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
Koko kähmyajan varauskalenterin löydät tästä linkistä.
Muutama huomio varausten tekemisestä:
- TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
- Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
- Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
- Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
- Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
- Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
- Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
- Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
- PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
- Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
- Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat ovat varauskaudella samat kuin vuonna 2017. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto
- Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.
HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat tilat eivät ole varattavissa mainittuina aikoina:
- Gorsu ei varattavissa 8.1.-12.8.2018
- Tatamisali ei varattavissa 1.4.-12.8.2018
- Ossinkulma ei varattavissa 1.5.-12.8.2018
Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi