Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 13/2018
Tämä on viimeinen muistutus: Muistakaahan kaikki hoitaa yhdistysilmoitus ja toiminta-avustuksen hakeminen määräaikaan 29.3. klo 12 mennessä. Kannattaa myös kurkata tärkeä koulutus EU:n tietosuoja-asetuksesta, joka koskee myös jokaista AYY:n piirissä toimivaa yhdistystä (kohta 2).
Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
1.3.–29.3. klo 12.00 Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus (katso kohta 1 ja ohjeet)
29.3. Otaxin pääylläpitäjäilmoitusten deadline (katso kohta 3)
8.2.–6.4. #LuovutusAalto vol. 3 loppukiri (kampanjasivu)
9.4. klo 16-20 Koulutus EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta (kohta 2 ja lisätietoa)
Tiedotteen sisältö
1. TÄRKEÄÄ: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus – viimeiset hetket käsillä!
2. Koulutus 9.4.: Tietosuojalainsäädäntö uudistuu, onko yhdistyksesi valmis?
3. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä
4. Aalto-papit esittäytyvät + munajahti
5. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19
1. TÄRKEÄÄ: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus – viimeiset hetket käsillä!
Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku on käynnissä ja päättyy ensi viikolla torstaina 29.3. klo 12.00. Mikäli yhdistyksesi ei vielä ole näitä hoitanut, nyt on viimeistään aika aloittaa. Myöhästyneille ei armoa anneta! Hakemusta voi edistää pienissä palasissa ja vilkaista viime vuoden hakemuksen TAHLO-järjestelmässä vuosilukua vaihtamalla.
Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt tai selkeästi puutteellisesti täytetty yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Yhdistyksen luettelon yhdistysrekisterissä voi tarkistaa TAHLO-järjestelmästä tai järjestösektorilta (jarjestoasiat at ayy.fi).
Mistä aloitan? Mitä pitää tehdä? Kurkkaa kattavat toimintaohjeet: /blog/2018/02/28/yhdistysilmoitusten-jattaminen-ja-toiminta-avustusten-haku/ (täältä löytyy vastaus lähes kaikkeen, lue ohjeet tarkkaan)
Mikä toiminta-avustus? Lisätietoa: /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/
Tiedän mitä tehdä! Linkki suoraan hakujärjestelmään: http://tahlo.ayy.fi/
Kysyttävää tai ongelmia? Laita viestiä järjestösektorille (jarjestoasiat at ayy.fi) tai soita järjestöasiantuntijalle 050 520 9442. Saat varmemmin vastauksen ajoissa, kun kysyt reilusti ennen deadlinea.
Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.
2. Koulutus 9.4.: Tietosuojalainsäädäntö uudistuu, onko yhdistyksesi valmis?
Kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee soveltaa uutta EU:n tietosuoja-asetusta toukokuusta alkaen. Laki koskee myös kaikkia AYY:n piirissä toimivia yhdistyksiä. Tule koulutukseen oppimaan, mitä sinun yhdistystoimijana pitää ehdottomasti tietää uudesta tietosuoja-asetuksesta (GDPR=General Data Protection Regulation).
Koulutus järjestetään Aalto-yliopiston oppimiskeskuksessa Otaniemessä maanantaina 9.4. klo 15.30-19.30. Alkuun on kahvit, itse luento on klo 16-18 ja työpajat klo 18.15-19.30. Työpajoissa on tarkoitus käydä läpi tärkeimpiä dokumentteja ja keskustella hyvistä käytännöistä tietosuojaan liittyen. Jos et pääse paikalle, voit osallistua luentoon kätevästi myös striimin välityksellä (klo 16.00–18.00). Tapahtumaan kannattaa osallistua puheenjohtajien sekä niiden toimijoiden, jotka käsittelevät jäsenten tietoja (esim. jäsenrekisteri, tapahtumailmoittautumiset).
Koulutuksen pääkieli on suomi, mutta yhdessä työpajassa tiivistetään tärkeimmät pointit englanniksi. Tapahtuma järjestetään yhdessä Tekniikan akateemisten ja Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan kanssa.
Lisätiedot työpajoista ja tapahtumasta: https://www.tek.fi/fi/palvelut/tapahtumat/tietosuojalainsaadanto-uudistuu-onko-yhdistyksesi-valmis
Suoraan ilmoittautumiseen: https://www.lyyti.fi/reg/Ovatko_yhdistyksesi_tietosuojaan_liittyvat_asiat_kunnossa_1898/fi
3. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä
Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.
Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.
Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/
Lisätietoja Otaxista ja muista AYY:n yhdistyksille tarjoamista IT-palveluista löydätte osoitteesta https://otax.fi/.
4. Aalto-papit esittäytyvät + munajahti
Moi! Olemme Anu Morikawa ja Marjut Mulari, Aalto-yliopiston yliopistopapit eli tutummin Aalto-papit. Olemme koko yliopistoyhteisön, niin opiskelijoiden kuin henkilökunnan sekä tietenkin yhdistysten käytettävissä, uskontoon tai elämänkatsomukseen katsomatta.
Elämä koostuu monesta osa-alueesta ja aina niiden yhteensovittaminen ei ole helppoa. Välillä on hyvä pysähtyä miettimään, millaisia voimavaroja on käytössä. Ajattelemme, että meidän työmme on parhaimmillaan ennaltaehkäisevää – aina on nimittäin parempi lähteä purkamaan ajatuksia tai elämäntilannetta siinä vaiheessa, kun asiat eivät ole vielä pahimmassa solmussa. Joskus riittää, että juttelee ystävälle, sukulaiselle, läheiselle. Joskus on asioita, joita ei ehkä halua jakaa läheisille. Joskus se, että puhuu niin sanotusti ulkopuolisen kanssa avaa uusia näkökulmia. Pappeina meillä on ehdoton vaitiolovelvollisuus ja meille saa usein varattua keskusteluajan vaikka samalle päivälle.
Emme järjestä säännöllistä toimintaa, mutta välillä tempaisemme Otaniemen kappelilla. Keväällä 2018 luvassa on ainakin sunnuntaibrunsseja, luovan kirjoittamisen iltapäiviä sekä tietenkin yhdistyksille suunnattu #munajahti2018! Meidät löytää Intosta: https://into.aalto.fi/x/PAEF sekä Instagramista: @aaltopapit.
Meihin voi olla rohkeasti yhteydessä elämän pienissä ja suurissa kysymyksissä. Aikaa voi varata sähköpostilla tai puhelimitse. Olemme mielellämme yhdistysten käytettävissä niin iloisissa jutuissa kuin kriiseissä ja surussakin, ja meitä voi myös vaikkapa vain kutsua kahville kiltahuoneelle, tulemme mielellämme.
Aalto-pappien työpiste sijaitsee Kandikeskuksessa, huone M 136.
Anu Morikawa, 050 4644 375 anu.morikawa@evl.fi
Marjut Mulari, 050 365 2256 marjut.mulari@evl.fi
—
Vuoden vauhdikkain MUNAJAHTI Otaniemen kappelilla ma 26.3.2018 klo 14-16!
Perinteinen kappelin #munajahti2018 tulee taas! Munajahdissa joukkueilla on 3min aikaa etsiä, hamuta, hamstrata ja jahdata kappeliin piilotetut munat. Kahdeksan nopeinta kiltajoukkuetta on mukana, toimi siis heti! Keksikää kiltajoukkueellenne nimi ja varatkaa oma munajahtiaika doodlesta: http://bit.ly/2FfLiCv. Jahdin jälkeen luvassa kahvia ja hamstratun saaliin nauttimista. Jahdin järjestävät Aalto-papit ja Tapiolan seurakunta. Älä jää jahdista!
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi pääsiäisen takia jo tiistaihin klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.
Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).