AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.
Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
- AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00 - Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232). - Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
Muutama huomio varausten tekemisestä:
- TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
- Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
- Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona
”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILAn kautta. - Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
- Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
- Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
- Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
- Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
- Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
- Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat pysyvät samana kuin aiemmalla varauskaudella. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto
HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:
- Gorsu, Kylän olohuone, Monitoimitila jaTatamisali eivät ole varattavissa 13.8.2018 alkaen
- OK20 yläkerta ei ole varattavissa 30.11.2018 alkaen
- Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen
Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi