Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 21/2018
Ensimmäiset tilakähmykierrokset on takana ja varmistuneiden tapahtumien päivämäärät kannattaa nyt ilmoittaa lukuvuosikalenteriin (kohta 3). Ensimmäisen luettelon yhdistyksillä ennakkovaraukset käynnistyy tänään perjantaina (kohta 1). Ja vielä viimeisiä muistutuksia EU:n tietosuoja-asetuksesta, joka astuu voimaan viikon päästä perjantaina 25.5. (kohta 2). Aurinkoista viikonloppua kaikille!
Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
24.5. Tilakähmyt II (kohta 1 ja tarkemmat ohjeet)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 2 ja ohjesivusto)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 3)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (infoa)
5.9. Save the date: Aalto Day One
1.10. Save the date: Lakinlaskijaiset
6.10. Save the date: Otaniemen yö (http://otaniemenyo.fi/)
28.11. Save the date: Yhdistyskoulutus, Design Factory
Tiedotteen sisältö
1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä
2. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
3. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19
4. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat muiden ensimmäisen luettelon yhdistysten osalta perjantaina 18.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.
Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
-
AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00 -
Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232). -
Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
Lue lisää varausten tekemisestä: /blog/2018/04/20/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-alkavat-4-5/
Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi
2. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
Asetus astuu voimaan viikon kuluttua 25.5. Varmista, että yhdistyksenne on tehnyt ainakin seuraavat asiat:
- Henkilötietorekistereistänne on tietosuojaselosteet
- Selosteisiin pääsee suoraan henkilötietojen keräyslomakkeesta
- Henkilötiedon käsittelijät tietävät oikean tavan käsitellä henkilötietoja (es. tietosuojapolitiikka on luotu ja luettuna)
- Rekisterit ovat tallennettu turvallisesti
- Rekistereistä on siivottu vanhat tarpeettomat tiedot pois
- Olette valmiina vastaanottamaan tietopyyntöjä rekisterin henkilöiltä – tiedätte miten tiedot henkilöille lähetetään.
AYY:n koostama ohjeistussivusto löytyy osoitteesta https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Sieltä löytyy tärkeimpiä nostoja asetukseen liittyen, vinkkejä tapahtumailmoittautumisten keräämiseen, koulutusmateriaalia, mallidokumentteja sekä usein kysytyt kysymykset.
Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista tai haluatte tarkistuttaa yhdistyksenne tietosuojadokumentit, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela (a) ayy.fi.
3. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19 – viimeinen viikko ilmoittaa
On enää viikko aikaa ilmoittaa järjestönsä tapahtumat AYY:n lukuvuosikalenteriin 2018–19. Käythän siis vihoviimeistään nyt lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2
Lisää tapahtumasi taulukkoon viimeistään sunnuntaina 27.5.
Huomaathan, että tapahtumien tiedot lisätään excelistä vain AYY:n yhdistyskalenteriin. Yhteyshenkilöiden tiedot kerätään vain siltä varalta, että merkinnässä on jotain epäselvää – niitä ei paineta kalenteriin eikä säilytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.
Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.
4. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
Otaniemen yö on ensimmäistä kertaa lauantaina 6.10. järjestettävä poikkitaiteellinen, pääsymaksuton kampusfestivaali, jossa kaikki halukkaat AYY:n piirissä toimivat yhdistykset pääsevät toteuttamaan luovaa ohjelmaa.
Otaniemen yö koostuu useista opiskelijoiden järjestämistä osatapahtumista, joiden haku on nyt auki. Osatapahtuma voi olla mitä tahansa, kunhan kyse on jollain tavalla taiteellisesta toiminnasta: näyttely, livemusiikin ilta, tanssityöpaja tai vaikka runokaraoke. Vain mielikuvitus ja fysiikan lait ovat rajana!
AYY tarjoaa osatapahtumien järjestäjien käyttöön ilmaisia tiloja. Lisäksi osatapahtumia varten on mahdollista saada rahallista avustusta AYY:n ja TTER:n yhteistyön kautta.
Lue lisää Otaniemen yöstä ja ilmoittaudu nyt osatapahtuman järjestäjäksi: http://otaniemenyo.fi/
Lisätiedot: tero.uuttana (a) ayy.fi
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.
Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).