Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 26/2018
Viimeinen viikko aikaa tehdä puuttuvat yhdistysilmoitukset! Huomatkaa että deadline on yllättävästi keskellä päivää perjantaina klo 12. Ensi viikon jälkeen yhdistystiedote jää kesälomalle, joten lähettäkäähän viimeiset tiedotukset keskiviikkoon klo 10 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi.
Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
29.6. klo 12 Yhdistysilmoitusten jälki-ilmoittautuminen päättyy (kohta 1 ja ohjeet)
30.6. AYY:n tilakysely yhdistyksille sulkeutuu (kohta 2)
30.6. Otaniemen yön yhteisrahoitushaku päättyy (http://otaniemenyo.fi/)
3.7. SmökkiAfterwork ja rantalentopalloturnaus (kohta 5)
31.7. AYY:n vaikuttamislinjojen kysely sulkeutuu ( https://lomake.ayy.fi/vaikuttaminen/kerro-ideasi-ayyn-vaikuttamislinjoista/)
Tiedotteen sisältö
1. Puuttuvat yhdistysilmoitukset tehtävä pe 29.6. klo 12 mennessä
2. Millaisia tiloja yhdistyksenne tarvitsee? Vaikuta vastaamalla kyselyyn!
3. Avustusta Otaniemen yön osatapahtumiin AYY:n kautta kesäkuun loppuun saakka
4. Palvelutoimiston kesän aukioloajat
5. SmökkiAfterit ja Smökki Cup rantalentopalloturnaus 3.7.
6. AYY:n uudet logot saatavilla
7. AYY on GDPR-yhteensopiva
1. Puuttuvat yhdistysilmoitukset tehtävä pe 29.6. klo 12 mennessä
Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä vuosittain yhdistysilmoitus. Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2018, on tehtävä ilmoitus 29.6. klo 12.00 mennessä. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.
Yhdistysilmoitus jätetään TAHLO-järjestelmässä, joka löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/. Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla ja unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/.
Täytä kaikki tiedot huolellisesti Tahlon välilehdille Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 29.6. klo 12.00 asti, joten kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä!
Kun teet yhdistysilmoituksen, tarvitset liitteiksi:
* voimassa olevat säännöt
* toimintakertomuksen vuodelta 2017
* vuoden 2018 toimintasuunnitelman
* toimihenkilöluettelon
Muista myös päivittää yhdistysprofiili AYY:n nettisivuille. Tarkemmat ohjeet löydät /blog/2018/02/28/yhdistysilmoitusten-jattaminen-ja-toiminta-avustusten-haku/ . Kysymyksissä ja ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi)
2. Millaisia tiloja yhdistyksenne tarvitsee? Vaikuta vastaamalla kyselyyn!
Miten tyytyväisiä olette AYY:n yhdistyksille tarjoamiin puitteisiin? Mitä uusia tiloja tai palveluita yhdistyksenne kaipaisi? Entä mitä yhdistyksenne toivoisi Opiskelijakeskukselta?
Vastaa yhdistyksille suunnattuun kyselyyn AYY:n tarjoamiin tiloihin liittyen 30.6. mennessä, ja saatte äänenne kuuluviin! Vastauksia hyödynnetään Opiskelijakeskuksen sekä muiden AYY:n tulevien tilojen suunnittelussa.
Vastaa täällä: https://lomake.ayy.fi/fi/tilakysely/
Kesäkuun aikana vastanneiden yhdistysten kesken arvotaan yksi ilmainen käyttökerta vapaavalintaiseen AYY:n kertavuokrattavaan tilaan (poislukien Servin mökki ja Rantasauna). Palkinto on voimassa vuoden 2018 loppuun.
3. Avustusta Otaniemen yön osatapahtumiin AYY:n kautta kesäkuun loppuun saakka
Otaniemen yö on ensimmäistä kertaa lauantaina 6.10. järjestettävä poikkitaiteellinen, pääsymaksuton kampusfestivaali, jossa kaikki halukkaat AYY:n piirissä toimivat yhdistykset pääsevät toteuttamaan luovaa ohjelmaa. Mukana on jo toistakymmentä toimijaa.
Helpoin tapa saada rahallista avustusta osatapahtumaansa on toimittaa hakemus 30.6. mennessä www.otaniemenyo.fi-sivulta löytyvällä lomakkeella. Avustussummalla ei ole ylärajaa ja hakemukset käsitellään tapauskohtaisesti. Nyt siis on oiva hetki toteuttaa villeimmät luovat tapahtumaideasi! Avustusten lisäksi AYY tarjoaa osatapahtumien järjestäjien käyttöön maksutta omia ja tapahtuman yhteistyökumppaneiden tiloja.
Osatapahtuma voi olla mitä tahansa, kunhan kyse on jollain tavalla taiteellisesta tai luovasta toiminnasta: näyttely, livemusiikin ilta, tanssityöpaja tai vaikka runokaraoke. Vain mielikuvitus ja fysiikan lait ovat rajana.
Lue lisää Otaniemen yöstä, hae avustusta ja ilmoittaudu osatapahtuman järjestäjäksi: http://otaniemenyo.fi/
Lisätietoja ja neuvoja osatapahtuman toteuttamiseen osoitteesta: tero.uuttana (a) ayy.fi
4. Palvelutoimiston kesän aukioloajat
AYY:n palvelutoimisto Otaniemessä palvelee kesän ajan poikkeuksellisin aukioloajoin:
– Toimisto on suljettu juhannusaattona pe 22.6. sekä 9.7.–27.7. (huom. kertavuokrattavien tilojen avainpäivystys maanantaisin klo 14–17)
– Asumispalvelujen puhelinpalvelu on suljettu ma 2.7. ja ke 1.8.
– Kassan poikkeusaukioloajat kesällä: arkipäivisin 1.–8.6. klo 12–14, 2.-6.7. klo 12–14
Palvelutoimiston kaikki aukioloajat ja yhteystiedot voit tarkastaa AYY:n nettisivuilta: /yhteystiedot/#Otaniemi
5. SmökkiAfterit ja Smökki Cup rantalentopalloturnaus 3.7.
Otaniemen asukit ovat siirtyneet kesän viettoon, kukin omalla tavallaan. Lieviä vieroitusoireita kevään tykityksestä on havaittavissa. Töissäkäyviä tai kandia vääntäviä kavereita ei tahdo näkyä missään. Mikä avuksi?
No tietenkin Hyvinvointitoimikunnan SmökkiAfterit 3.7.! Kerää kaikki kaverisi opiskelu- tai työstatuksesta riippumatta kasaan ja saavu nauttimaan kesästä, hieman paremmista juomista ja hyvästä seurasta tiistaisen puurtamisen jälkeen. Heinäkuun helteissä paistattelevassa Pub Smökissä on tarjolla mm. MM-jalkapalloa, kevyttä syötävää, autenttinen PubiVisa ja vaikka mitä muuta! Virvokkeita ja naposteltavaa on tarjolla pientä käteismaksua vastaan.
SmökkiAfterien yhteydessä AAVAn liikuntatoimikunta järjestää myös lentopalloturnauksen, josta löydät lisää tietoa linkin takaa: https://www.facebook.com/events/394287647757015/
Eli lyhyesti:
Mitä: Koko Otaniemen yhteiset Afterworkit!
Milloin: Tiistaina 3.7. kello 17 alkaen
Missä: Smökissä, Jämeräntaival 4
Miksi: Koska kesä ja afterit hyvässä seurassa!
FB-tapahtuma: https://www.facebook.com/events/172285916784689/
6. AYY:n uudet logot saatavilla
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnassa on vuoden 2018 alussa otettu ensimmäistä kertaa käyttöön brändistrategia. Sen ytimessä on ajatus AYY:sta maailman parhaan opiskelijan elämän mahdollistajana.
Brändityön yhteydessä visuaalinen ilme logot uudistuivat ja ne ovat nyt yhdistysten saatavilla osoitteessa https://inside.ayy.fi/display/KUV/AYY+Logot. Mikäli yhdistyksen materiaaleista AYY:n logo löytyy, esimerkiksi nettisivuilta, lehdestä tai fuksioppaasta, toivomme että logot päivitettäisiin uuden ilmeen mukaiseksi ensi lukuvuoden alkuun mennessä. Samalta sivulta löytyy myös visuaalinen ohjeistus.
Mikäli haluat lukea lisää AYY:n brändistrategiasta, kurkkaapa uusimmasta AINO-lehdestä artikkeli sivuilta 40-41. Siinä AYY:n hallituksen puheenjohtaja Noora Vänttinen kertoo, miten uusi brändi rakennettiin ja mitä ajatuksia uuden logon taustalta löytyy: https://issuu.com/aino-lehti/docs/aino2_2018_issuu.
7. AYY on GDPR-yhteensopiva
EU:n yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR tuli voimaan perjantaina 25.5.2018. AYY on valmistautunut uudistuksen voimaantuloon monin tavoin pitääkseen jäsenistön tiedot turvassa.
Tietosuojaselosteet AYY:n ylläpitämistä henkilörekistereistä yhteyshenkilöineen löytyvät osoitteesta https://rekisterit.ayy.fi/
AYY on kouluttanut henkilöstöään ja piirissään toimivia yhdistyksiä tietosuoja-asetuksesta. Voit tutustua yhdistyksille suunnattuun ohjeistukseen esimerkkeineen täällä: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-tunnuksilla kirjautumisen)
Huomaathan, että jos et enää halua saada AYY:n yhdistystiedotetta, voit poistua listalta seuraamalla ohjeita tämän sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.
Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).
Haluatko poistua yhdistystiedotelistalta? Kilkkaa seuraavaa linkkiä ja seuraa ohjeita sivun alalaidassa: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset