AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, ovat jälleen käynnissä.  Varaukset tehdään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen omilla Aalto-tunnuksillaan.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.8.2019 – su 5.1.2020.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

• Erityisasemayhdistykset
  Täyttöaika alkaa ma 6.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 14.5. klo 12.
  Kähmytilaisuus 1: ti 14.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.
• Muut 1. luettelon yhdistykset
  Täyttöaika alkaa ke 15.5.2019 klo 12 ja päättyy ti 21.5. klo 12.
  Kähmytilaisuus 2: ti 21.5. klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa R001/M232 M1.

Tärkeä huomio! Edelliseen ennakkovarauskierrokseen verrattuna on tehty seuraava muutos: kolmen harrastustilan (monitoimitila, tatamisali, yhdistystila) varaukset tehdään vasta 15.5. alkavalla varauskierroksella ja näiden tilojen osalta yhdistyksen tulee tulla puolustamaan varauksiaan jälkimmäiseen kähmytilaisuuteen ti 21.5. Tämä koskee kaikkia yhdistyksiä! Harrastustilojen varauksia voi tehdä vasta ma 15.5. alkaen. Muutoksen tavoitteena on taata kaikille yhdistyksille tasapuolisemmat mahdollisuudet näiden erittäin kysyttyjen maksuttomien tilojen varaamiseen.

Ohjeita varausten tekemiseen: 

• Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
• Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
• Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
• Erityisasemayhdistysten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen. Poikkeuksena tähän ovat harrastustilat (monitoimitila, tatamisali  ja yhdistystila), joiden osalta kaikki yhdistykset voivat tehdä varauksia vasta 15.5. alkaen. Näiden kolmen tilan osalta päällekkäiset varaukset selvitetään kaikkien yhdistysten osalta vasta toisessa kähmytilaisuudessa.
• Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen sujuvuuden takaamiseksi saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan.
• Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
• Huomioithan myös muut toimijat varauksia tehdessäsi. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
• Mikäli tilasektori toteaa jonkin toimijan tehneen suhteettoman paljon varauksia ja niin heikentäneen merkittävästi muiden yhdistysten mahdollisuuksia hyötyä AYY:n tiloista, varaa AYY oikeuden pyytää lisäselvityksiä tai perua jo tehtyjä vahvistettuja varauksia.
• Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto

HUOM! Remonttien vuoksi Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 5.1.2020 saakka. Mikäli tilat valmistuvat aiemmin, varauskalenteri avataan ja asiasta kerrotaan Teamsissä ja yhdistystiedotteessa.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi