Apurahat yhdistyksille


Kategoriat

12.5.2017

Yhdistystiedote viikolle 20/2017

Apurahat yhdistyksille, Säännöt ja velvollisuudet, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2017

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

Tilakähmyt: Katso kohta 2!

21.5.: Deadline kansainvälistymiskilpailuun ilmoittautumiseen (kts. 4)
31.5.: Deadline tapahtumille lisäämiseen lukuvuosikalenteriin (kts. 3)
22.5. klo 12.00 – 5.6. klo 12.00: Jälki-ilmoituksen tekeminen on auki TAHLO-järjestelmässä: https://tahlo.ayy.fi/ (kts. 1)
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

 

Tiedotteen sisältö

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
  2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset
  3. Yhdistyksesi tapahtumat lukuvuosikalenteriin
  4. Ilmoittaudu viimeistään 21.5.: Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

 

  1. Toiminta-avustukset 2017 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2017 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2017/

Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä avustuksista tehdään maksumääräys 19.5. Maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä arviolta kesäkuun alkupuolella.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla tai muuta erikoista, ollaan tästä vielä erikseen yhteydessä ennen jälki-ilmoituksen aukeamista 22.5. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti ennen kuin toiminta-avustus maksetaan.

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2017, on tehtävä ilmoitus 22.5. klo 12.00 – 5.6. klo 12.00 välisenä aikana osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

 

  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 4.5.2017. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 14.8.2017 – su 7.1.2018.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–3.5.2017.
    Täyttöaika päättyy ke 3.5.2017 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 4.–12.5.2017.
    Täyttöaika alkaa to 4.5. klo 12.00 ja päättyy pe 12.5. klo 14.00.
    Kähmyt pe 12.5.2017 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. listan yhdistykset 13.–19.5.2017.
    Täyttöaika alkaa lauantaina 13.5. klo 00.00 ja päättyy pe 19.5.2017 klo 14.00.
    Kähmyt pe 19.5.2017 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Koko kähmyajan varauskalenterin löydät täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Vuoden 2107 hinnat ovat voimassa su 7.1.2018 asti.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu viestin lopussa olevasta luettelosta tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi.

 

  1. Yhdistyksesi tapahtumat lukuvuosikalenteriin

AYY:n painettuun lukuvuosikalenteriin on perinteisesti voinut laittaa yhdistysten tapahtumia, jolloin kalenterin käyttäjät pysyvät helposti kartalla. Näin tehdään myös vuoden 2017-18 kalenterin kanssa.

Alla on linkki Google-dokumenttiin, johon tapahtumat voi lisätä. Tarkemmat ohjeet löytyvät dokkarista.

Ehdoton deadline on 31.5. klo 23.59!

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KXTn9HGVzePyjNrity4-DTtxl18Ns9zKIvqDpsDmPKY/edit?usp=sharing

Aurinkoista kevättä ja ottakaa tarvittaessa yhteyttä tiedottaja (a) ayy.fi

 

 4.  Ilmoittaudu viimeistään 21.5.: Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

Ilmoittaudu viimeistään 21.5.!

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

 

31.3.2017

Yhdistystiedote viikolle 14/2017

Apurahat yhdistyksille, Säännöt ja velvollisuudet, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 14/2017

HUOM! Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku on auki osoitteessa https://tahlo.ayy.fi.

***HUOM.HUOM. KERTA KIELLON PÄÄLLE! YHDISTYSILMOITUKSEN JÄTTÄMINEN JA TOIMINTA-AVUSTUSHAKU SULKEUTUVAT ENSI MAANANTAINA 3.4. KLO 12.00 KESKIPÄIVÄLLÄ. MYÖHÄSTYNEITÄ TOIMINTA-AVUSTUSHAKEMUKSIA EI KÄSITELLÄ.***

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

3.4. klo 12.00: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus sulkeutuvat! https://tahlo.ayy.fi (kts. 1)
19.4.: Aalto Open Air (kts. 2)
29.4.: Hullu Jussi (kts. 4)
21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00
  2. Aalto Open Air 19.4. ja vapaaehtoishaku!
  3. Tuokaa yhdistyksenne haalarimerkkejä myyntiin!
  4. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
  5. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

 

1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00

Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt tai selkeästi puutteellisesti täytetty yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Yhdistyksen luettelon yhdistysrekisterissä voi tarkistaa TAHLO-järjestelmästä sen auetessa 1.3. tai sitä ennen järjestösektorilta (jarjestoasiat at ayy.fi).

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14 (pl. torstaisin).

Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.

HUOM! Koska tänä vuonna yhdistysilmoitus ja toiminta-avustushakemus tehdään päivitettyyn TAHLO-järjestelmään, vanhaan järjestelmään ei voi enää täyttää tietoja. Edellisten vuosien tiedot kopioidaan uuteen järjestelmään. Uusi järjestelmä avautuu yhdistysilmoitusten jättämisen ja toiminta-avustusten haun alkaessa.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistyksellä ei ole vielä tunnuksia, olkaa välittömästi yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi), joka luo tunnuksen. Yleisenä vinkkinä, laittakaa TAHLO-salasana säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisten vuosien tiedot on kopioitu vanhasta järjestelmästä. Vuoden 2016 perustiedot (kuten yhdistyksen nimi, osoite ym.) on täytetty tällekin vuodelle oletuksena, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 3.4. klo 12.00 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Uusi lomakekohta erityisasemayhdistyksille

HUOM! Tänä vuonna erityisasemayhdistyksille on lisätty uutena täytettäväksi Erityisasema-välilehti, jonka täyttäminen on pakollista jokaiselle erityisasemayhdistykselle. Välilehdellä pyydetään vastaamaan siihen, miten yhdistys nykyisellään täyttää yhdistysohjesäännössä määritellyt erityisaseman edellytykset. Tietoja käytetään erityisaseman tarkasteluun ja ylioppilaskunnan yhdistyskentän kehittämiseen. Erityisasemavälilehden tiedot eivät vaikuta toiminta-avustuksen hakemiseen, mutta erityisasemayhdistykselle mahdollisesti myönnettyä toiminta-avustusta ei makseta, mikäli tietoja ole täytetty.

Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Erityisasema-yhdistyksen on täytettävä myös välilehti Erityisasema. Hakemus-välilehteen ei tarvitse koskea.

Jos haet myös toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   vuoden 2017 budjetin

*   luettelon toimihenkilöistä

Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestösektorille (jarjestoasiat at ayy.fi)! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä. Puuttuvat asiakirjat vuorostaan rokottavat myönnettävää avustusta.

Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.

Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi palauttaa kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, jolloin vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi)

 

2. Aalto Open Air 19.4. ja vapaaehtoishaku!

Tänä vuonna kevät käynnistyy suuremmalla kaliiberilla kuin koskaan, kun ensimmäistä kertaa järjestettävä Aalto Open Air valloittaa Otaniemen! Ota mukaan kaverit, koirat, lapset ja mummot ja suuntaa Alvarin aukiolle 19.4. kello 16 eteenpäin.

Tapahtumapaikalle nousee kaksi lavaa, joilla huippubändit pitävät tunnelmaa yllä koko tapahtuman ajan. Esiintymässä Don Johnson Big Band, Toot Toot ja Boston Promenade sekä huikea pääesiintyjä – seuraa tapahtumaa, niin kuulet siitä ensimmäisenä! 😉 Lisäksi paikalla pääsee nauttimaan erilaisista festareiden oheistoiminnasta, ruokarekkojen herkuista sekä Aalto Festivalin pop-up -tarjonnasta.

Starttaa siis wappufiilis ajoissa ja tule nauttimaan keväästä!

Jotta fiilis ei lopu kesken, pääsee klo 22.00 vielä bilettämään Täffän jatkoille.

Tapahtuman järjestävät yhteistyössä AYY, Aalto-yliopisto, Aava ja April Jazz.

Facebook: https://www.facebook.com/events/722121711301800/

Vapaaehtoisia Aalto Open Airiin ja Open Airin jatkoille!

Saadaksemme mahtavan spektaakkelin aikaiseksi tarvitsemme paikalle järjestyksenvalvojia sekä itse tapahtumaan, että jatkoille. Lisäksi haemme jatkoille narikkaan ja juomanmyyjäksi muutaman vapaaehtoisen.

Lähde siis mukaan tekemään tästä tapahtumasta suurempi ja parempi kuin koskaan!

Deadline haulle on 11.4.: http://lomake.ayy.fi/aava/aalto-open-air-volunteers-2017/

 

3. Tuokaa yhdistyksenne haalarimerkkejä myyntiin!

Kevään merkkimyynnit lähestyvät ja haluaisimme myös mahdollisimman kattavasti kiltojen sekä yhdistysten haalarimerkkejä myyntiin. Wapun ajan merkkimyynnit järjestetään tiistaina 18.4. Kandidaattikeskuksessa ja keskiviikkona 19.4. Aalto Open Airissa.

Teekkarijaosto hoitaa merkkien myynnin ja laittaa myytyjä merkkejä vastaavan määrän rahaa tilillenne sekä palauttaa myymättömät merkit. Mahdollisen hävikin kattamiseksi Teekkarijaosto ottaa myyntituloista 5 prosentin provisiopalkkion.

Ilmoita yhdistyksenne merkit mukaan myyntiin osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/merkkimyynti-2017-badge-sales-2017/. Ilmoittautumisen DL on sunnuntaina 9.4.

Merkit tulee toimittaa AYY:n keskustoimistolle 11.-13.4. välisenä aikana, ja tarkemmat tiedot merkkien toimittamisesta toimitetaan merkkinsä myyntiin ilmoittaneille myöhemmin.

Huomatkaa, että merkkien myynti on mahdollista ainoastaan yhdistysten, ei yksityishenkilöiden, kautta.

Mahdollisissa kysymyksissä ottakaa yhteyttä Teekkarikulttuuritirehtööreihin
Johanna Kuronen (johanna.kuronen at ayy.fi)
Tyko Viertiö (tyko.viertio at ayy.fi)

 

4. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi!

Kyseisessä tapahtumassa jotakuinkin 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä Wapun aatonaaton yönä suorittaen erinäisiä rasteja, kilpaillen Hulluimman Joukkueen™ tittelistä. Nyt yhdistyksellänne tai kaveriporukallanne on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta samalla markkinoiden omaa hyvää meininkiä rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen on auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/  ja sulkeutuu 25.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa järjestäjiin yhteyttä, niin pyrimme järjestämään tarvittavat tilat.

Palkinnoksi tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle tai kaveriporukalle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan käyttökerran ilmaiseksi loppuvuoden aikana.

TL;DR:

MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2016 klo n. 21.30-1.00, fuksispeksien ja alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 20.4. asti osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä:
Tyko Viertiö ja Johanna Kuronen
tyko.viertio(a)ayy.fi
johanna.kuronen(a)ayy.fi

 

5. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

24.3.2017

Yhdistystiedote viikolle 13/2017

Apurahat yhdistyksille, IT-palvelut, Säännöt ja velvollisuudet, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 13/2017

HUOM! Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku on auki osoitteessa https://tahlo.ayy.fi.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

29.3.: Otaxin pääkäyttäjäylläpitoilmoitusten DL (kts. 2)
3.4. klo 12.00: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus sulkeutuvat! https://tahlo.ayy.fi (kts. 1)
19.4.: Aalto Open Air (kts. 3)
29.4.: Hullu Jussi (kts. 5)
21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00
  2. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
  3. Aalto Open Air 19.4. ja vapaaehtoishaku!
  4. Tuokaa yhdistyksenne haalarimerkkejä myyntiin!
  5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
  6. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

 

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00

Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt tai selkeästi puutteellisesti täytetty yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Yhdistyksen luettelon yhdistysrekisterissä voi tarkistaa TAHLO-järjestelmästä sen auetessa 1.3. tai sitä ennen järjestösektorilta (jarjestoasiat at ayy.fi).

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14 (pl. torstaisin).

Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.

HUOM! Koska tänä vuonna yhdistysilmoitus ja toiminta-avustushakemus tehdään päivitettyyn TAHLO-järjestelmään, vanhaan järjestelmään ei voi enää täyttää tietoja. Edellisten vuosien tiedot kopioidaan uuteen järjestelmään. Uusi järjestelmä avautuu yhdistysilmoitusten jättämisen ja toiminta-avustusten haun alkaessa.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistyksellä ei ole vielä tunnuksia, olkaa välittömästi yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi), joka luo tunnuksen. Yleisenä vinkkinä, laittakaa TAHLO-salasana säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisten vuosien tiedot on kopioitu vanhasta järjestelmästä. Vuoden 2016 perustiedot (kuten yhdistyksen nimi, osoite ym.) on täytetty tällekin vuodelle oletuksena, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 3.4. klo 12.00 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Uusi lomakekohta erityisasemayhdistyksille

HUOM! Tänä vuonna erityisasemayhdistyksille on lisätty uutena täytettäväksi Erityisasema-välilehti, jonka täyttäminen on pakollista jokaiselle erityisasemayhdistykselle. Välilehdellä pyydetään vastaamaan siihen, miten yhdistys nykyisellään täyttää yhdistysohjesäännössä määritellyt erityisaseman edellytykset. Tietoja käytetään erityisaseman tarkasteluun ja ylioppilaskunnan yhdistyskentän kehittämiseen. Erityisasemavälilehden tiedot eivät vaikuta toiminta-avustuksen hakemiseen, mutta erityisasemayhdistykselle mahdollisesti myönnettyä toiminta-avustusta ei makseta, mikäli tietoja ole täytetty.

Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Erityisasema-yhdistyksen on täytettävä myös välilehti Erityisasema. Hakemus-välilehteen ei tarvitse koskea.

Jos haet myös toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   vuoden 2017 budjetin

*   luettelon toimihenkilöistä

Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestösektorille (jarjestoasiat at ayy.fi)! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä. Puuttuvat asiakirjat vuorostaan rokottavat myönnettävää avustusta.

Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.

Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi palauttaa kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, jolloin vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi)

 

  1. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä

Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla.

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.

Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxista ja muista AYY:n yhdistyksille tarjoamista IT-palveluista löydätte osoitteesta https://otax.fi/.

 

  1. Aalto Open Air 19.4. ja vapaaehtoishaku!

Tänä vuonna kevät käynnistyy suuremmalla kaliiberilla kuin koskaan, kun ensimmäistä kertaa järjestettävä Aalto Open Air valloittaa Otaniemen! Ota mukaan kaverit, koirat, lapset ja mummot ja suuntaa Alvarin aukiolle 19.4. kello 16 eteenpäin.

Tapahtumapaikalle nousee kaksi lavaa, joilla huippubändit pitävät tunnelmaa yllä koko tapahtuman ajan. Esiintymässä Don Johnson Big Band, Toot Toot ja Boston Promenade sekä huikea pääesiintyjä – seuraa tapahtumaa, niin kuulet siitä ensimmäisenä! 😉 Lisäksi paikalla pääsee nauttimaan erilaisista festareiden oheistoiminnasta, ruokarekkojen herkuista sekä Aalto Festivalin pop-up -tarjonnasta.

Starttaa siis wappufiilis ajoissa ja tule nauttimaan keväästä!

Jotta fiilis ei lopu kesken, pääsee klo 22.00 vielä bilettämään Täffän jatkoille.

Tapahtuman järjestävät yhteistyössä AYY, Aalto-yliopisto, Aava ja April Jazz.

Facebook: https://www.facebook.com/events/722121711301800/

Vapaaehtoisia Aalto Open Airiin ja Open Airin jatkoille!

Saadaksemme mahtavan spektaakkelin aikaiseksi tarvitsemme paikalle järjestyksenvalvojia sekä itse tapahtumaan, että jatkoille. Lisäksi haemme jatkoille narikkaan ja juomanmyyjäksi muutaman vapaaehtoisen.

Lähde siis mukaan tekemään tästä tapahtumasta suurempi ja parempi kuin koskaan!

Deadline haulle on 11.4.: http://lomake.ayy.fi/aava/aalto-open-air-volunteers-2017/

 

  1. Tuokaa yhdistyksenne haalarimerkkejä myyntiin!

Kevään merkkimyynnit lähestyvät ja haluaisimme myös mahdollisimman kattavasti kiltojen sekä yhdistysten haalarimerkkejä myyntiin. Wapun ajan merkkimyynnit järjestetään tiistaina 18.4. Kandidaattikeskuksessa ja keskiviikkona 19.4. Aalto Open Airissa.

Teekkarijaosto hoitaa merkkien myynnin ja laittaa myytyjä merkkejä vastaavan määrän rahaa tilillenne sekä palauttaa myymättömät merkit. Mahdollisen hävikin kattamiseksi Teekkarijaosto ottaa myyntituloista 5 prosentin provisiopalkkion.

Ilmoita yhdistyksenne merkit mukaan myyntiin osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/merkkimyynti-2017-badge-sales-2017/. Ilmoittautumisen DL on sunnuntaina 9.4.

Merkit tulee toimittaa AYY:n keskustoimistolle 11.-13.4. välisenä aikana, ja tarkemmat tiedot merkkien toimittamisesta toimitetaan merkkinsä myyntiin ilmoittaneille myöhemmin.

Huomatkaa, että merkkien myynti on mahdollista ainoastaan yhdistysten, ei yksityishenkilöiden, kautta.

Mahdollisissa kysymyksissä ottakaa yhteyttä Teekkarikulttuuritirehtööreihin
Johanna Kuronen (johanna.kuronen at ayy.fi)
Tyko Viertiö (tyko.viertio at ayy.fi)

 

  1. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi!

Kyseisessä tapahtumassa jotakuinkin 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä Wapun aatonaaton yönä suorittaen erinäisiä rasteja, kilpaillen Hulluimman Joukkueen™ tittelistä. Nyt yhdistyksellänne tai kaveriporukallanne on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta samalla markkinoiden omaa hyvää meininkiä rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen on auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/  ja sulkeutuu 25.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa järjestäjiin yhteyttä, niin pyrimme järjestämään tarvittavat tilat.

Palkinnoksi tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle tai kaveriporukalle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan käyttökerran ilmaiseksi loppuvuoden aikana.

TL;DR:

MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2016 klo n. 21.30-1.00, fuksispeksien ja alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 20.4. asti osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2017-rastit-crazy-john-2017-checkpoints/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä:
Tyko Viertiö ja Johanna Kuronen
tyko.viertio(a)ayy.fi
johanna.kuronen(a)ayy.fi

 

6. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

17.3.2017

Yhdistystiedote viikolle 12/2017

Apurahat yhdistyksille, IT-palvelut, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 12/2017

HUOM! Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku on auki osoitteessa https://tahlo.ayy.fi.

Huomaa myös, että sekä TTER:n hakukierros että Wappuareenan ilmoittautuminen päättyvät tämän viikon sunnuntaina!

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

19.3.: TTER:n toinen hakukierros päättyy (kts. 3)
19.3.: Wappuareenan ilmoittautumisen deadline http://wappuareena.jayna.fi/ (kts 5)
29.3.: Otaxin pääkäyttäjäylläpitoilmoitusten DL (kts. 4)
3.4. klo 12.00: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus sulkeutuvat! https://tahlo.ayy.fi (kts. 1)
21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/ (kts. 6)
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00
  2. TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros – DL 19.3.!
  3. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
  4. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!
  5. Wappuareena ilmoittautuminen auki 19.3. asti

 

 

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00

Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt tai selkeästi puutteellisesti täytetty yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Yhdistyksen luettelon yhdistysrekisterissä voi tarkistaa TAHLO-järjestelmästä sen auetessa 1.3. tai sitä ennen järjestösektorilta (jarjestoasiat at ayy.fi).

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14 (pl. torstaisin).

Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.

HUOM! Koska tänä vuonna yhdistysilmoitus ja toiminta-avustushakemus tehdään päivitettyyn TAHLO-järjestelmään, vanhaan järjestelmään ei voi enää täyttää tietoja. Edellisten vuosien tiedot kopioidaan uuteen järjestelmään. Uusi järjestelmä avautuu yhdistysilmoitusten jättämisen ja toiminta-avustusten haun alkaessa.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistyksellä ei ole vielä tunnuksia, olkaa välittömästi yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi), joka luo tunnuksen. Yleisenä vinkkinä, laittakaa TAHLO-salasana säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisten vuosien tiedot on kopioitu vanhasta järjestelmästä. Vuoden 2016 perustiedot (kuten yhdistyksen nimi, osoite ym.) on täytetty tällekin vuodelle oletuksena, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 3.4. klo 12.00 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Uusi lomakekohta erityisasemayhdistyksille

HUOM! Tänä vuonna erityisasemayhdistyksille on lisätty uutena täytettäväksi Erityisasema-välilehti, jonka täyttäminen on pakollista jokaiselle erityisasemayhdistykselle. Välilehdellä pyydetään vastaamaan siihen, miten yhdistys nykyisellään täyttää yhdistysohjesäännössä määritellyt erityisaseman edellytykset. Tietoja käytetään erityisaseman tarkasteluun ja ylioppilaskunnan yhdistyskentän kehittämiseen. Erityisasemavälilehden tiedot eivät vaikuta toiminta-avustuksen hakemiseen, mutta erityisasemayhdistykselle mahdollisesti myönnettyä toiminta-avustusta ei makseta, mikäli tietoja ole täytetty.

Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Erityisasema-yhdistyksen on täytettävä myös välilehti Erityisasema. Hakemus-välilehteen ei tarvitse koskea.

Jos haet myös toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   vuoden 2017 budjetin

*   luettelon toimihenkilöistä

Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestösektorille (jarjestoasiat at ayy.fi)! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä. Puuttuvat asiakirjat vuorostaan rokottavat myönnettävää avustusta.

Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.

Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi palauttaa kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, jolloin vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi)

 

  1. TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros – DL 19.3.!

TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros on avattu! Rahasto voi myöntää avustuksia kaikille AYY:n jäsenille ja sen yhteydessä toimiville yhteisöille. TTER tukee toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy.

Avustusta voi hakea kahdella tapaa: noin kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten kautta sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuvassa haussa voit hakea korkeintaan 2000€ suuruisia avustuksia, kun taas varsinaisilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu.

Vuoden 2017 toisen kierroksen hakuaika päättyy sunnuntaina 19.3.2017 klo 23.59. Ohjeet hakemuksen ja siihen lisättävien liitteiden tekemiseen löytyvät rahaston nettisivuilta http://tter.ayy.fi/. Avustusta haetaan nettilomakkeella, joka löytyy osoitteesta: https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/.

Kevään 2017 kaikkien hakukierrosten hakuajat ja muita lisätietoja löydät TTER:n nettisivuilta osoitteesta http://tter.ayy.fi/. Tsekkaa myös facebook-sivut osoitteessa www.facebook.com/tterahasto.

 

  1. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä

Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla.

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.

Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxista ja muista AYY:n yhdistyksille tarjoamista IT-palveluista löydätte osoitteesta https://otax.fi/.

 

4. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

 

  1. Wappuareena ilmoittautuminen auki 19.3. asti

Toivotamme kaikki wappuisat tapahtumat järjestäjineen lämpimästi tervetulleeksi Wapun yllätyksellisimmälle tapahtumapaikalle, jossa voidaan järjestää tapahtumia aina skumppajumpasta puistozumbaan ja hengailuiltamista koko korkeakoulun reiveihin!

Areenasta yleisesti

Tarkoituksena on tuoda lisäarvoa koko Aalto-yhteisön wapunviettoon rakentamalla Alvarille Wappuareena, joka toimii niin puoleensavetävänä kohtaamispaikkana kuin Wapun halutuimpana tapahtuma-alustanakin wappua edeltävän viikon 21.-30.4. Areena on helposti muokattava tapahtumapaikka, jossa AYY:n piirissä toimivat yhdistykset voivat järjestää tapahtumia samaan tapaan kuin muissakin Otaniemen tiloissa: sitsit, leffailta, viininmaistelu, reivit, tankotanssia – vain mielikuvitus on rajana! Nostattakaa wapunviettonne uudelle tasolle!

Varauksesta

AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille tarjotaan tilaisuus varata areenaa omille wapunajan tapahtumilleen 13.-19.3.

Tarkempaa tietoa areenasta ja sen varausjärjestelmän löydät Wappuareenan sivuilta osoitteesta http://wappuareena.jayna.fi

Varaukset vahvistetaan järjestelmän sulkeutumisen jälkeisellä viikolla. Enemmän yhteisöä osallistavat tapahtumat ovat etusijalla.

TL, DR:

MITÄ: Wappuareena, tapahtuma-alusta koko Aalto-yhteisön käyttöön
MILLOIN: 21.-30.4. (Varaukset 13.-19.3.)
MIKSI: Räjähtävä loppu Jäynä30 -juhlavuodelle, huikea Wappu koko Aalto-yhteisölle!
MITÄ MAKSAA: Ei mitään, Wappuareenan käyttö on aivan ilmaista

Mikäli haluatte tavoittaa meidät Wappuareenaan liittyvissä asioissa, se onnistuu laittamalla viestiä osoitteeseen wappuareena[at]jayna.fi

Wappuisin terveisin,
Jäynä30-tiimi

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

10.3.2017

Yhdistystiedote viikolle 11/2017

Apurahat yhdistyksille, IT-palvelut, Säännöt ja velvollisuudet, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 11/2017

HUOM! Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku on auki osoitteessa https://tahlo.ayy.fi.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

19.3.: TTER:n toinen hakukierros päättyy (kts. 3)
29.3.: Otaxin pääkäyttäjäylläpitoilmoitusten DL (kts. 4)
3.4. klo 12.00: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus sulkeutuvat! https://tahlo.ayy.fi (kts. 1)
21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/ (kts. 6)
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00
  2. TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros on avattu!
  3. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
  4. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!
  5. Wappuareena

 

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00

Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt tai selkeästi puutteellisesti täytetty yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Yhdistyksen luettelon yhdistysrekisterissä voi tarkistaa TAHLO-järjestelmästä sen auetessa 1.3. tai sitä ennen järjestösektorilta (jarjestoasiat at ayy.fi).

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14 (pl. torstaisin).

Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.

HUOM! Koska tänä vuonna yhdistysilmoitus ja toiminta-avustushakemus tehdään päivitettyyn TAHLO-järjestelmään, vanhaan järjestelmään ei voi enää täyttää tietoja. Edellisten vuosien tiedot kopioidaan uuteen järjestelmään. Uusi järjestelmä avautuu yhdistysilmoitusten jättämisen ja toiminta-avustusten haun alkaessa.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistyksellä ei ole vielä tunnuksia, olkaa välittömästi yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi), joka luo tunnuksen. Yleisenä vinkkinä, laittakaa TAHLO-salasana säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisten vuosien tiedot on kopioitu vanhasta järjestelmästä. Vuoden 2016 perustiedot (kuten yhdistyksen nimi, osoite ym.) on täytetty tällekin vuodelle oletuksena, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 3.4. klo 12.00 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Uusi lomakekohta erityisasemayhdistyksille

HUOM! Tänä vuonna erityisasemayhdistyksille on lisätty uutena täytettäväksi Erityisasema-välilehti, jonka täyttäminen on pakollista jokaiselle erityisasemayhdistykselle. Välilehdellä pyydetään vastaamaan siihen, miten yhdistys nykyisellään täyttää yhdistysohjesäännössä määritellyt erityisaseman edellytykset. Tietoja käytetään erityisaseman tarkasteluun ja ylioppilaskunnan yhdistyskentän kehittämiseen. Erityisasemavälilehden tiedot eivät vaikuta toiminta-avustuksen hakemiseen, mutta erityisasemayhdistykselle mahdollisesti myönnettyä toiminta-avustusta ei makseta, mikäli tietoja ole täytetty.

Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Erityisasema-yhdistyksen on täytettävä myös välilehti Erityisasema. Hakemus-välilehteen ei tarvitse koskea.

Jos haet myös toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   vuoden 2017 budjetin

*   luettelon toimihenkilöistä

Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestösektorille (jarjestoasiat at ayy.fi)! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä. Puuttuvat asiakirjat vuorostaan rokottavat myönnettävää avustusta.

Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.

Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi palauttaa kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, jolloin vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi)

 

  1. TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros on avattu!

TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros on avattu! Rahasto voi myöntää avustuksia kaikille AYY:n jäsenille ja sen yhteydessä toimiville yhteisöille. TTER tukee toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy.

Avustusta voi hakea kahdella tapaa: noin kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten kautta sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuvassa haussa voit hakea korkeintaan 2000€ suuruisia avustuksia, kun taas varsinaisilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu.

Vuoden 2017 toisen kierroksen hakuaika päättyy sunnuntaina 19.3.2017 klo 23.59. Ohjeet hakemuksen ja siihen lisättävien liitteiden tekemiseen löytyvät rahaston nettisivuilta http://tter.ayy.fi/. Avustusta haetaan nettilomakkeella, joka löytyy osoitteesta: https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/.

Kevään 2017 kaikkien hakukierrosten hakuajat ja muita lisätietoja löydät TTER:n nettisivuilta osoitteesta http://tter.ayy.fi/. Tsekkaa myös facebook-sivut osoitteessa www.facebook.com/tterahasto.

 

  1. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä

Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla.

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.

Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxista ja muista AYY:n yhdistyksille tarjoamista IT-palveluista löydätte osoitteesta https://otax.fi/.

 

4. Kilpailu yhdistyksille – eniten kansainvälistynyt yhdistys palkitaan!

Miten meidän yhdistyksemme kehittyisi kansainvälisemmäksi? AYY järjestää yhdistyksille kilpailun, jossa palkitaan eniten toimintaansa vuonna 2017 kehittänyt yhdistys. Keinot kansainvälistyä ja avata osallistumismahdollisuuksia kansainvälisille opiskelijoille ovat yhdistysten itse valittavissa, mutta inspiraatiota voi hakea kansainvälistymisen tueksi tehdystä ABC-oppaasta.

Merkittävimmin toimintaansa kehittänyt yhdistys palkitaan AYY:n yhdistyskoulutuksessa joulukuussa 2017 maineella, kunnialla ja ilmaisella AYY:n saunatilan käyttövuorolla kaikkine herkkuineen. Emme palkitse jo valmiiksi hyvin kansainvälistä yhdistystä, vaan yhdistyksen, joka on merkittävimmin kehittänyt toimintaansa kansainväliseen suuntaan. Ilmoita yhdistyksenne mukaan alla olevan linkin kautta, suunnitelkaa yhdessä kansainvälisyyden integroimista toimintaanne ja valmistautukaa raportoimaan kehityksestä marraskuussa 2017. Raportissa teidän pitää konkreettisin esimerkein avata, mitä olette tänä vuonna tehneet eri tavalla esimerkiksi uusien opiskelijoiden vastaanotossa, tiedotuksessa tai tapahtumajärjestämisessä ja mitä olette matkan varrella oppineet.

Ilmoittaudu kilpailuun tästä.

 

  1. Wappuareena

Jäynäkilpailu juhlii tänä vuonna 30. juhlavuottaan ja tämän kunniaksi haluamme boostata Wappuhumua entisestään! Tavoitteenamme on tarjota huikea paikka kampuksen ytimessä kaikille niille upeille tapahtumille, joita Aalto-yhteisössä Wapun kunniaksi järjestetään. Alvarin aukiolle rakentuukin tänä Wappuna Wappuareena!

Wappuareena toimii niin Otaniemen kuumimpana kohtaamispaikkana kuin Wapun halutuimpana tapahtuma-alustanakin Wappua edeltävän viikon 21.-30.4. Me Jäynäkilpailun puolesta luomme areenan avulla makeat puitteet, jossa te järjestönä pystytte nostattamaan Wapunviettonne uudelle tasolle!

Kiinnostuitko? Lue lisää projektista ja sen varausjärjestelmästä täältä: wappuareena.jayna.fi

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

3.3.2017

Yhdistystiedote viikolle 10/2017

Apurahat yhdistyksille, IT-palvelut, Koulutus ja kurssit, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 10/2017

HUOM! Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten haku on auki osoitteessa https://tahlo.ayy.fi.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

29.3. Otaxin pääkäyttäjäylläpitoilmoitusten DL (kts. 3)
3.4. klo 12.00: Toiminta-avustushaku ja yhdistysilmoitus sulkeutuvat! https://tahlo.ayy.fi (kts. 1)
21.4.-30.4.: Wappuareena: http://wappuareena.jayna.fi/ (kts. 5)
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00
  2. TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros on avattu!
  3. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
  4. Kouluttaudu järjestyksenvalvojaksi AYY:n piikkiin!
  5. Wappuareena


  1. Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten on auki 1.3. klo 12.00 – 3.4 klo 12.00

Jokaisen AYY:n piirissä toimivan yhdistyksen on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt tai selkeästi puutteellisesti täytetty yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Yhdistyksen luettelon yhdistysrekisterissä voi tarkistaa TAHLO-järjestelmästä sen auetessa 1.3. tai sitä ennen järjestösektorilta (jarjestoasiat at ayy.fi).

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14 (pl. torstaisin).

Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.

HUOM! Koska tänä vuonna yhdistysilmoitus ja toiminta-avustushakemus tehdään päivitettyyn TAHLO-järjestelmään, vanhaan järjestelmään ei voi enää täyttää tietoja. Edellisten vuosien tiedot kopioidaan uuteen järjestelmään. Uusi järjestelmä avautuu yhdistysilmoitusten jättämisen ja toiminta-avustusten haun alkaessa.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa yhdistyksen yhteisosoitteekseen ilmoittamaan sähköpostiin sivulla https://tahlo.ayy.fi/password_reset/ tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistyksellä ei ole vielä tunnuksia, olkaa välittömästi yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi), joka luo tunnuksen. Yleisenä vinkkinä, laittakaa TAHLO-salasana säilöön: yhdistys tarvitsee sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisten vuosien tiedot on kopioitu vanhasta järjestelmästä. Vuoden 2016 perustiedot (kuten yhdistyksen nimi, osoite ym.) on täytetty tällekin vuodelle oletuksena, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 3.4. klo 12.00 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset aina ennen kuin poistut joltain lomakkeen välilehdeltä! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Uusi lomakekohta erityisasemayhdistyksille

HUOM! Tänä vuonna erityisasemayhdistyksille on lisätty uutena täytettäväksi Erityisasema-välilehti, jonka täyttäminen on pakollista jokaiselle erityisasemayhdistykselle. Välilehdellä pyydetään vastaamaan siihen, miten yhdistys nykyisellään täyttää yhdistysohjesäännössä määritellyt erityisaseman edellytykset. Tietoja käytetään erityisaseman tarkasteluun ja ylioppilaskunnan yhdistyskentän kehittämiseen. Erityisasemavälilehden tiedot eivät vaikuta toiminta-avustuksen hakemiseen, mutta erityisasemayhdistykselle mahdollisesti myönnettyä toiminta-avustusta ei makseta, mikäli tietoja ole täytetty.

Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Yleinen, Hallitus, Toimitilat ja Liitteet. Erityisasema-yhdistyksen on täytettävä myös välilehti Erityisasema. Hakemus-välilehteen ei tarvitse koskea.

Jos haet myös toiminta-avustusta,

tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt

*   toimintakertomuksen vuodelta 2016

*   tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2016

*   vuoden 2017 toimintasuunnitelman

*   vuoden 2017 budjetin

*   luettelon toimihenkilöistä

Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestösektorille (jarjestoasiat at ayy.fi)! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä. Puuttuvat asiakirjat vuorostaan rokottavat myönnettävää avustusta.

Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.

Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi palauttaa kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, jolloin vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi)

 

  1. TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros on avattu!

TTER:n vuoden 2017 toinen hakukierros on avattu! Rahasto voi myöntää avustuksia kaikille AYY:n jäsenille ja sen yhteydessä toimiville yhteisöille. TTER tukee toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy.

Avustusta voi hakea kahdella tapaa: noin kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten kautta sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuvassa haussa voit hakea korkeintaan 2000€ suuruisia avustuksia, kun taas varsinaisilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu.

Vuoden 2017 toisen kierroksen hakuaika päättyy sunnuntaina 19.3.2017 klo 23.59. Ohjeet hakemuksen ja siihen lisättävien liitteiden tekemiseen löytyvät rahaston nettisivuilta http://tter.ayy.fi/. Avustusta haetaan nettilomakkeella, joka löytyy osoitteesta: https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/

Kevään 2017 kaikkien hakukierrosten hakuajat ja muita lisätietoja löydät TTER:n nettisivuilta osoitteesta http://tter.ayy.fi/. Tsekkaa myös facebook-sivut osoitteessa www.facebook.com/tterahasto.
 

  1. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä

Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla.

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.

Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxista ja muista AYY:n yhdistyksille tarjoamista IT-palveluista löydätte osoitteesta https://otax.fi/.

 

  1. Kouluttaudu järjestyksenvalvojaksi AYY:n piikkiin!

AYY järjestää järjestyksenvalvojakurssin tiiviskurssina maaliskuun lopussa 24.-28.3.2017. Koulutuksen saa maksutta lupautuessaan toimimaan neljässä (4) AYY:n tapahtumassa järjestyksenvalvojana vuoden 2018 loppuun mennessä.

Kurssille mahtuu 20 osallistujaa ja se järjestetään AYY:n tiloissa Otaniemessä ja Vaasankadulla.

Ilmoittautuminen aukeaa 27.2. klo 12:00 ja sulkeutuu 12.3. klo 23:59 tai kun kurssi on täynnä.

Kurssi pidetään suomeksi.

Lisätiedot ja ilmoittautuminen: https://lomake.ayy.fi/vapaaehtoiset/kouluttaudu-jarjestyksenvalvojaksi/.

 

  1. Wappuareena

Jäynäkilpailu juhlii tänä vuonna 30. juhlavuottaan ja tämän kunniaksi haluamme boostata Wappuhumua entisestään! Tavoitteenamme on tarjota huikea paikka kampuksen ytimessä kaikille niille upeille tapahtumille, joita Aalto-yhteisössä Wapun kunniaksi järjestetään. Alvarin aukiolle rakentuukin tänä Wappuna Wappuareena!

Wappuareena toimii niin Otaniemen kuumimpana kohtaamispaikkana kuin Wapun halutuimpana tapahtuma-alustanakin Wappua edeltävän viikon 21.-30.4. Me Jäynäkilpailun puolesta luomme areenan avulla makeat puitteet, jossa te järjestönä pystytte nostattamaan Wapunviettonne uudelle tasolle!

Kiinnostuitko? Lue lisää projektista ja sen varausjärjestelmästä täältä: wappuareena.jayna.fi

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).