IT-palvelut


Kategoriat

1.6.2018

Yhdistystiedote viikolle 23/2018

Apurahat yhdistyksille, IT-palvelut, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 23/2018

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
29.6. Yhdistysilmoitusten jälki-ilmoittautuminen päättyy (kohta 1)
5.9. Save the date: Aalto Day One
1.10. Save the date: Lakinlaskijaiset
6.10. Save the date: Otaniemen yö (kohta 4)
28.11. Save the date: Yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö
1. Toiminta-avustukset 2018 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
2. Opiskelija-aktiiveille opintopisteitä
3. Kerro ideasi AYY:n vaikuttamislinjoista
4. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
5. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
6. Opiskelijat Lintsillä

 

1. Toiminta-avustukset 2018 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2018 toiminta-avustukset on myönnetty ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2018/

Toiminta-avustukset maksetaan, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä avustuksista tehdään maksumääräys ensi viikolla. Maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä arviolta kesäkuun loppupuolella.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla tai muuta erikoista, ollaan tästä vielä erikseen yhteydessä kesäkuun alkupuolella. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti ennen kuin toiminta-avustus maksetaan.

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2018, on tehtävä ilmoitus 6.6. klo 12.00 – 29.6. klo 12.00 välisenä aikana osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

Lisäohjeita yhdistysilmoituksen tekemiseen: /blog/2018/02/28/yhdistysilmoitusten-jattaminen-ja-toiminta-avustusten-haku/
 

2.  Opiskelija-aktiiveille opintopisteitä

Hei opiskelija-aktiivi!

Oletko toiminut aktiivisesti vuonna 2017 Aalto-yliopiston ylioppilaskunnassa (esimerkiksi jaostossa), sen piiriin kuuluvassa yhdistyksessä (hallituksessa tai toimihenkilönä) tai yliopistossa hallinnon opiskelijaedustajana? Siitä voi saada opintopisteitä.

Opintosuoritus (3 op) sisältää reflektioraportin kirjoittamisen omista oppimiskokemuksista tehtävässä ja vertaisoppimisseminaariin osallistumisen.

Katso tarkemmat tiedot kurssista: https://mycourses.aalto.fi/course/view.php?id=19730

AYY on johdonmukaisesti korostanut järjestötoiminnan merkitystä yksilön osaamisen kehittymisen kannalta ja siksi iloinen Aalto-yliopiston ratkaisusta myöntää opintopisteitä järjestökokemuksesta. Lisätietoa voi kysyä kurssin muotoon vaikuttaneelta AYY:n koulutuspoliittiselta asiantuntijalta, Minna Mäkitalolta minna.makitalo(a)ayy.fi.

 

3. Kerro ideasi AYY:n vaikuttamislinjoista

Aalto-yliopiston ylioppilaskunta uudistaa tänä vuonna linjapaperinsa. Samalla nykyiset useat erilliset linjapaperit yhdistetään yhdeksi dokumentiksi. Missä yhteiskunnallisissa kysymyksissä nimenomaan aaltolaisten tulisi olla aktiivisia?

Tällä kyselyllä pääset tuomaan uusia avauksia ja ideoita mukaan linjapaperivalmisteluun.

https://lomake.ayy.fi/vaikuttaminen/kerro-ideasi-ayyn-vaikuttamislinjoista/

Vastausaikaa on 31.7. asti. Lisätietoa vaikuttamisen ja viestinnän päälliköltä: heikki.isotalo (a) ayy.fi

 

4. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
Otaniemen yö on ensimmäistä kertaa lauantaina 6.10. järjestettävä poikkitaiteellinen, pääsymaksuton kampusfestivaali, jossa kaikki halukkaat AYY:n piirissä toimivat yhdistykset pääsevät toteuttamaan luovaa ohjelmaa.

Otaniemen yö koostuu useista opiskelijoiden järjestämistä osatapahtumista, joiden haku on nyt auki. Osatapahtuma voi olla mitä tahansa, kunhan kyse on jollain tavalla taiteellisesta toiminnasta: näyttely, livemusiikin ilta, tanssityöpaja tai vaikka runokaraoke. Vain mielikuvitus ja fysiikan lait ovat rajana!

AYY tarjoaa osatapahtumien järjestäjien käyttöön ilmaisia tiloja. Lisäksi osatapahtumia varten on mahdollista saada rahallista avustusta AYY:n ja TTER:n yhteistyön kautta.

Lue lisää Otaniemen yöstä ja ilmoittaudu nyt osatapahtuman järjestäjäksi: http://otaniemenyo.fi/

Lisätiedot: tero.uuttana (a) ayy.fi

 

5. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
Asetus astui voimaan 25.5. Varmista, että yhdistyksenne on tehnyt ainakin seuraavat asiat:

  • Henkilötietorekistereistänne on tietosuojaselosteet
  • Selosteisiin pääsee suoraan henkilötietojen keräyslomakkeesta
  • Henkilötiedon käsittelijät tietävät oikean tavan käsitellä henkilötietoja (es. tietosuojapolitiikka on luotu ja luettuna)
  • Rekisterit ovat tallennettu turvallisesti
  • Rekistereistä on siivottu vanhat tarpeettomat tiedot pois
  • Olette valmiina vastaanottamaan tietopyyntöjä rekisterin henkilöiltä – tiedätte miten tiedot henkilöille lähetetään.

AYY:n koostama ohjeistussivusto löytyy osoitteesta https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Sieltä löytyy tärkeimpiä nostoja asetukseen liittyen, vinkkejä tapahtumailmoittautumisten keräämiseen, koulutusmateriaalia ja mallidokumentteja. Jatkossa sivustolle pääsee myös yhdistysten palveluiden listauksen kautta: /yhdistykset/palvelut/

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista tai haluatte tarkistuttaa yhdistyksenne tietosuojadokumentit, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela (a) ayy.fi.
 

6. Opiskelijat Lintsillä
Linnanmäki varattuna vain opiskelijoille? Check!

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta juhlii 20. vuottaan päräyttävin menoin! Juhlavuoden kunniaksi AS yhteistyökumppaneineen tarjoaa opiskelijoille ainutlaatuisen mahdollisuuden päästä viettämään päivää Linnanmäelle. Rajoitettu määrä lippuja yksityistilaisuuteen mahdollistaa unohtumattoman tilaisuuden nauttia Lintsistä ilman tuntien jonoja!

Merkitse kalenteriin 5.10.2018, osta lippu, ota parhaat opiskelijakaverisi mukaan ja jää innolla odottamaan vuoden huvittavinta päivää, jolloin koko Linnanmäki aukeaa yhdeksi illaksi vain opiskelijoiden käyttöön.

Tapahtumaa tukemassa TTER.

Ennakkoliput myynnissä bailataan.fi (https://bailataan.fi/events/b71e9e0b-84d1-45a0-95f8-bb985f720b2c) sekä sivulla myöhemmin ilmoitettavissa tapahtumissa. Lippu kannattaa ostaa nyt, ennakkolipunmyynnin jälkeen hinta nousee.

Mitä: Lintsi vain opiskelijoille!
Missä: Linnanmäellä
Milloin: 5.10.2018 klo 16-20
Mistä tietoa: as20.fi/linnanmaki

Liput vaihdetaan rannekkeisiin syksyllä ennen tapahtumaa ja lippua vaihdettaessa tulee esittää opiskelijakortti. Vain lipun ostaneilla on pääsy Linnanmäen alueelle tapahtuman aikana. Linnanmäki on anniskelualuetta, joten omien juomien tuominen alueelle on kiellettyä.

Järjestäjä pidättää oikeuden muutoksiin.

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

25.5.2018

Yhdistystiedote viikolle 22/2018

IT-palvelut, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2018

EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan TÄNÄÄN! Tilakähmykierrokset ovat syksyn osalta päättyneet ja lukuvuosikalenteriin voivat viimeisetkin yhdistykset merkata tapahtumansa sunnuntaihin mennessä. Ja Otaniemen yön osatapahtumahaku on auki, kurkkaa lisätietoa kohdasta 3.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 1)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 2)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
5.9. Save the date: Aalto Day One
1.10. Save the date: Lakinlaskijaiset
6.10. Save the date: Otaniemen yö (kohta 3)
28.11. Save the date: Yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö
1. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
2. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19 – deadline sunnuntaina 27.5
3. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
4.  Arabian palvelupisteen viimeinen aukiolopäivä 23.5.
5. Opiskelijat Lintsillä

 

1. GDPR – Tietosuoja-asetuksen checklist
Asetus astuu voimaan tänään 25.5. Varmista, että yhdistyksenne on tehnyt ainakin seuraavat asiat:

  • Henkilötietorekistereistänne on tietosuojaselosteet
  • Selosteisiin pääsee suoraan henkilötietojen keräyslomakkeesta
  • Henkilötiedon käsittelijät tietävät oikean tavan käsitellä henkilötietoja (es. tietosuojapolitiikka on luotu ja luettuna)
  • Rekisterit ovat tallennettu turvallisesti
  • Rekistereistä on siivottu vanhat tarpeettomat tiedot pois
  • Olette valmiina vastaanottamaan tietopyyntöjä rekisterin henkilöiltä – tiedätte miten tiedot henkilöille lähetetään.

AYY:n koostama ohjeistussivusto löytyy osoitteesta https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Sieltä löytyy tärkeimpiä nostoja asetukseen liittyen, vinkkejä tapahtumailmoittautumisten keräämiseen, koulutusmateriaalia ja mallidokumentteja.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista tai haluatte tarkistuttaa yhdistyksenne tietosuojadokumentit, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela (a) ayy.fi.

 

2. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19 – deadline sunnuntaina 27.5.
On enää muutama päivä aikaa ilmoittaa järjestönsä tapahtumat AYY:n lukuvuosikalenteriin 2018–19. Käythän siis vihoviimeistään nyt lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2

Lisää tapahtumasi taulukkoon viimeistään sunnuntaina 27.5.

Huomaathan, että tapahtumien tiedot lisätään excelistä vain AYY:n yhdistyskalenteriin. Yhteyshenkilöiden tiedot kerätään vain siltä varalta, että merkinnässä on jotain epäselvää – niitä ei paineta kalenteriin eikä säilytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.

 

3. Otaniemen yön 6.10. osatapahtumahaku nyt auki
Otaniemen yö on ensimmäistä kertaa lauantaina 6.10. järjestettävä poikkitaiteellinen, pääsymaksuton kampusfestivaali, jossa kaikki halukkaat AYY:n piirissä toimivat yhdistykset pääsevät toteuttamaan luovaa ohjelmaa.

Otaniemen yö koostuu useista opiskelijoiden järjestämistä osatapahtumista, joiden haku on nyt auki. Osatapahtuma voi olla mitä tahansa, kunhan kyse on jollain tavalla taiteellisesta toiminnasta: näyttely, livemusiikin ilta, tanssityöpaja tai vaikka runokaraoke. Vain mielikuvitus ja fysiikan lait ovat rajana!

AYY tarjoaa osatapahtumien järjestäjien käyttöön ilmaisia tiloja. Lisäksi osatapahtumia varten on mahdollista saada rahallista avustusta AYY:n ja TTER:n yhteistyön kautta.

Lue lisää Otaniemen yöstä ja ilmoittaudu nyt osatapahtuman järjestäjäksi: http://otaniemenyo.fi/

Lisätiedot: tero.uuttana (a) ayy.fi

 

4. Arabian palvelupisteen viimeinen aukiolopäivä 23.5.

AYY:n Arabian palvelupiste oli viimeistä päivää auki keskiviikkona 23.5.2018.

Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun muuton myötä myös AYY:n palvelut keskittyvät Otaniemen kampukselle, jossa palvelutoimisto palvelee kaikkia AYY:n jäseniä osoitteessa Otakaari 11.

Tarkasta Otaniemen palvelutoimiston aukioloajat täältä: /yhteystiedot/palvelupisteet/otaniemi/

 

5. Opiskelijat Lintsillä
Linnanmäki varattuna vain opiskelijoille? Check!

Automaatio- ja systeemitekniikan kilta juhlii 20. vuottaan päräyttävin menoin! Juhlavuoden kunniaksi AS yhteistyökumppaneineen tarjoaa opiskelijoille ainutlaatuisen mahdollisuuden päästä viettämään päivää Linnanmäelle. Rajoitettu määrä lippuja yksityistilaisuuteen mahdollistaa unohtumattoman tilaisuuden nauttia Lintsistä ilman tuntien jonoja!

Merkitse kalenteriin 5.10.2018, osta lippu, ota parhaat opiskelijakaverisi mukaan ja jää innolla odottamaan vuoden huvittavinta päivää, jolloin koko Linnanmäki aukeaa yhdeksi illaksi vain opiskelijoiden käyttöön.

Tapahtumaa tukemassa TTER.

Ennakkoliput myynnissä bailataan.fi (https://bailataan.fi/events/b71e9e0b-84d1-45a0-95f8-bb985f720b2c) sekä sivulla myöhemmin ilmoitettavissa tapahtumissa. Lippu kannattaa ostaa nyt, ennakkolipunmyynnin jälkeen hinta nousee.

Mitä: Lintsi vain opiskelijoille!
Missä: Linnanmäellä
Milloin: 5.10.2018 klo 16-20
Mistä tietoa: as20.fi/linnanmaki

Liput vaihdetaan rannekkeisiin syksyllä ennen tapahtumaa ja lippua vaihdettaessa tulee esittää opiskelijakortti. Vain lipun ostaneilla on pääsy Linnanmäen alueelle tapahtuman aikana. Linnanmäki on anniskelualuetta, joten omien juomien tuominen alueelle on kiellettyä.

Järjestäjä pidättää oikeuden muutoksiin.

 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

11.5.2018

Yhdistystiedote viikolle 20/2018

IT-palvelut, Koulutus ja kurssit, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2018

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 1)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 1)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 3)
27.5. Viimeinen päivä ilmoittaa tapahtumasi lukuvuosikalenteriin (kohta 4)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10. SAVE THE DATE: Otaniemen yö (kohta 2)
28.11. SAVE THE DATE: Yhdistyskoulutus, Design Factory

Tiedotteen sisältö

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä
2. Taidevuosi
3. GDPR – tapoja kerätä, tallentaa ja käyttää henkilötietoja
4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).

Lue lisää varausten tekemisestä: /blog/2018/04/20/ayyn-kertavuokrattavien-tilojen-ennakkovaraukset-yhdistyksille-alkavat-4-5/

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

2. Taidevuosi

Tänä vuonna AYY juhlii Taidevuotta! Taidevuoden tavoitteena on tuoda ylioppilaskunnan koko jäsenistön luovuus ja taiteellinen toiminta esille. Toivotetaan tällä teemalla kaikki ARTSin opiskelijat tervetulleeksi yhteiselle Otaniemen kampuksellemme.

Taidevuosi ei ole ainoastaan ylioppilaskunnan keskustoimiston projekti vaan myös jaostoja ja järjestöjä osallistava teema. Vuoden teema näkyy ylioppilaskunnan toiminnassa monin tavoin, mutta ennen kaikkea AYY haluaa kannustaa kaikkia piirissään toimivia yhdistyksiä huomioimaan ja tuomaan taidetta esille omassa toiminnassaan. Taide on tekijänsä näköistä, joten avoimin mielin kokeilemaan!

Otaniemen yö on Taidevuoden kohokohta. Kyseessä on poikkitaiteellinen kaupunkifestivaali, joka koostuu useista osatapahtumista kampusalueella. Pääosassa on opiskelijoiden tuottama sisältö, kohderyhmänä Aalto-yhteisö ja Espoo. Otaniemen yö järjestetään lauantaina 6.10. ja toivomme, että kaikki ylioppilaskunnan piirissä toimivat yhdistykset tulevat mukaan tapahtumaan järjestämään tasokkaita osatapahtumia! Ilmoittautuminen aukeaa lähiaikoina, joten olkaa hereillä ja pallotelkaa jo ideoita järjestöissänne.

Jos sinulla on kysyttävää Taidevuoteen liittyen, voit olla yhteydessä tero.uuttana (a) ayy.fi.

3. GDPR – tapoja kerätä, tallentaa ja käyttää henkilötietoja

Onko yhdistykselläsi vielä epäselvää, miten keräätte tai tallennatte tapahtumailmoittautumisia EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti? Miten pitää huolen, että vain asianomaiset henkilöt pääsevät tietoihin käsiksi?

Keräsimme eri toteutustapoja osoitteeseen https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen). Asetus tulee voimaan jo kahden viikon kuluttua 25.5.2018!

4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Designkalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen! Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: /blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

4.5.2018

Yhdistystiedote viikolle 19/2018

Apurahat yhdistyksille, IT-palvelut, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 19/2018

Nyt on hyvä hetki aloittaa syksyn uusien tapahtumakonseptien suunnittelu varaamalla tapahtumallesi päivä ja paikka AYY:n tilakähmyissä. Kannattaa huomioida Otaniemen yö 6.10. ja Yhdistyskoulutus 28.11. varauksia tehdessä, sillä näitä tapahtumia ei kannata jättää välistä! Ja mikäli EU:n tietosuoja-asioissa yhdistyksenne kaipaa konsultaatiota, kurkkaapa kohta 4.

 Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
5.5. Kylän talkoot (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
7-8.5. GDPR konsultaatiot (kohta 4)
13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 1 ja lisätietoa)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 1 ja lisätietoa)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 4)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 6)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)
6.10. SAVE THE DATE: Otaniemen yö (kohta 2)
28.11. SAVE THE DATE: Yhdistyskoulutus, Design Factory (kohta 3)

Tiedotteen sisältö
1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat TÄNÄÄN 4.5.2018
2. Taidevuosi
3. Syksyn tärkeitä päivämääriä
4. GDPR konsultointiapua – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
5. Toiminta-avustusten käsittely viivästynyt
6. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

 

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat TÄNÄÄN 4.5.2018
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
    Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
  2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
    Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
    Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Kandidaattikeskuksen (Otakaari 1) salissa M1 (M232).

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  • TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona
    ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILAn kautta.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
  • Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18–21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17–22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat pysyvät samana kuin aiemmalla varauskaudella. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto
  • Huomaathan, että tilakähmyissä varauksia saa tehdä vain oman yhdistyksen käyttöön.

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:

  • Gorsu, Kylän olohuone, Monitoimitila ja Tatamisali eivät ole varattavissa 13.8.2018 alkaen
  • OK20 yläkerta ei ole varattavissa 30.11.2018 alkaen
  • Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen@ayy.fi

 

2. Taidevuosi

Tänä vuonna AYY juhlii Taidevuotta! Taidevuoden tavoitteena on tuoda ylioppilaskunnan koko jäsenistön luovuus ja taiteellinen toiminta esille. Toivotetaan tällä teemalla kaikki ARTSin opiskelijat tervetulleeksi yhteiselle Otaniemen kampuksellemme.

Taidevuosi ei ole ainoastaan ylioppilaskunnan keskustoimiston projekti vaan myös jaostoja ja järjestöjä osallistava teema. Vuoden teema näkyy ylioppilaskunnan toiminnassa monin tavoin, mutta ennen kaikkea AYY haluaa kannustaa kaikkia piirissään toimivia yhdistyksiä huomioimaan ja tuomaan taidetta esille omassa toiminnassaan. Taide on tekijänsä näköistä, joten avoimin mielin kokeilemaan!

Otaniemen yö on Taidevuoden kohokohta. Kyseessä on poikkitaiteellinen kaupunkifestivaali, joka koostuu useista osatapahtumista kampusalueella. Pääosassa on opiskelijoiden tuottama sisältö, kohderyhmänä Aalto-yhteisö ja Espoo. Otaniemen yö järjestetään lauantaina 6.10. ja toivomme, että kaikki ylioppilaskunnan piirissä toimivat yhdistykset tulevat mukaan tapahtumaan järjestämään tasokkaita osatapahtumia! Ilmoittautuminen aukeaa lähiaikoina, joten olkaa hereillä ja pallotelkaa jo ideoita järjestöissänne.

 Jos sinulla on kysyttävää Taidevuoteen liittyen, voit olla yhteydessä tero.uuttana (a) ayy.fi.

 

3. Syksyn 2018 tärkeitä päivämääriä
Muutama aaltolaisia ja yhdistystoimijoita laajemmin koskettava päivämäärä on varmistunut syksylle 2018. AYY:n taidevuotta juhlistavaa Otaniemen yötä vietetään lauantaina 6.10. ja uusille yhdistystoimijoille tärkeä yhdistyskoulutus järjestetään keskiviikkona 28.11. Teekkareille tärkeitä Lakinlaskijaisia vietetään poikkeuksellisesti 1.10. ja Teekkariperinneviikkoa juhlitaan viikolla 45.

Laittakaa päivämäärät jo nyt muistiin yhdistyksenne kalenteriin! Nämä kannattaa huomioida myös syksyn tapahtumakalenteria suunnitellessa ja tilavarauksia tehdessä.

Taidevuodesta vastaavien ajatuksia voit lukea täältä: /blog/2018/03/26/taidevuosi-juhlii-aaltolaista-luovuutta/
Toiveita yhdistyskoulutusta koskien voi lähettää ylioppilaskunnan järjestösektorille: jarjestoasiat (a) ayy.fi


4. GDPR konsultointiapua – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
Toukokuun 25. päivästä alkaen kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta GDPR:ää (General Data Protection Regulation).

Jos yhdistyksenne tarvitsee viime hetken konsultointiapua, järjestämme 7. ja 8.5. vastaanottoaikoja keskustoimistollamme suomeksi ja englanniksi. Pääset varaamaan aikaa täältä: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen).

Samaisen linkin takaa löytyy yleisiä toimintaohjeita tietosuoja-asetukseen valmistautumista varten, sekä esimerkkidokumentit yhdistysten tietosuojaselosteisiin sekä tietosuojapolitiikkaan. Myös 9.4. järjestetyn koulutuksen materiaalit on päivitetty sivulle kolmella kielellä.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

5. Toiminta-avustusten käsittely viivästynyt
AYY:n piirissä toimivien yhdistysten toiminta-avustushakemusten käsittely on viivästynyt. Hakemukset pyritään pisteyttämään toukokuun aikana valmiiksi ja tieto avustuspäätöksistä lähetetään yhdistyksille mahdollisimman pian. Toiminta-avustukset voidaan maksaa, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet ja puuttuvat liitteet toimitettu osoitteeseen jarjestoasiat(a)ayy.fi.

Avustusten myöntämisen jälkeen aukeaa jälki-ilmoittautuminen niille yhdistyksille, joilta yhdistysilmoitus vielä puuttuu. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä. Jälki-ilmoittautumisen aikataulusta ilmoitetaan myöhemmin yhdistystiedotteessa.

 

6. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19
AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Design-kalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen! Lisätietoa voi kysellä siiri.liitia (a) ayy.fi.

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: /blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/
 

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

27.4.2018

Yhdistystiedote viikolle 18/2018

IT-palvelut, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset


Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 18/2018

Wapun temmellykset on parhaimmillaan, mutta heti ensi viikolla kannattaa katseita suunnata ensi syksyyn, sillä AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset eli tilakähmyt alkavat 4.5. Myös EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvät dokumentit kannattaa laittaa pian kuntoon. Mutta nyt, hauskaa wappua!

 Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
5.5. Kylän talkoot (https://www.facebook.com/events/163293011045218/)
13.5. Kukanpäivä (https://www.facebook.com/events/768441560027114/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 2)
19.5. AYY:n 8. vuosijuhla (https://www.vuosijuhlat.fi/)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 2)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 1)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin (kohta 4)
31.5. Romupyöräkeräys päättyy (/ylioppilaskunta/vapaaehtoistoiminta/jaostot/kampusjaosto/romupyorakerays/)

Lisää tärkeitä päivämääriä: www.wappu.fi ja Whappu-sovellus.

Tiedotteen sisältö
1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
3. Kylän talkoot la 5.5.
4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

 

1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
Toukokuun 25. päivästä alkaen kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta GDPR:ää (General Data Protection Regulation).

Jos yhdistyksenne tarvitsee viime hetken konsultointiapua, järjestämme 7. ja 8.5. vastaanottoaikoja keskustoimistollamme suomeksi ja englanniksi. Pääset varaamaan aikaa täältä: https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen).

Samaisen linkin takaa löytyy yleisiä toimintaohjeita tietosuoja-asetukseen valmistautumista varten, sekä esimerkkidokumentit yhdistysten tietosuojaselosteisiin sekä tietosuojapolitiikkaan. Myös 9.4. järjestetyn koulutuksen materiaalit on päivitetty sivulle kolmella kielellä.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018.
    Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00
  2. Erityisasemayhdistykset –17.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.
    Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset–24.5.2018.
    Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.
    Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  • TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  • Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  • Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona
    ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Tämän jälkeen kutsun saaneet voivat jakaa edustusoikeuksia eteenpäin TILAn kautta.
  • Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  • Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  • Erityisasemayhdisten vuosijuhla- ja sillisvaraukset menevät muiden yhdistysten varausten edelle. EAY:iden omalla täyttöajallaan tekemät varaukset vahvistetaan kyseisen täyttöajan päätyttyä. Mahdolliset päällekkäiset EAY-varaukset selvitetään ensimmäisessä kähmytilaisuudessa. EAY:iden ei tarvitse tulla puolustamaan varauksiaan toiseen kähmytilaisuuteen.
  • Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  • Pitkien varausjaksojen tai useiden samanaikaisten varausten kohdalla varauksen tehneen ryhmän edustajan on syytä varautua saapumaan kähmytilaisuuksiin perustelemaan varauksiaan. Ko. varausten tekijöihin ollaan tarpeen mukaan yhteydessä ennen kähmyjä.
  • Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, erityisasemayhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä Smökin varaamista seuraaville ajoille: PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla puolestaan joka tiistai klo 17-22. Vältä siis sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
  • Sisäisten toimijoiden ja yhdistysten osalta tilojen hinnat pysyvät samana kuin aiemmalla varauskaudella. Hinnasto löytyy osoitteesta: ayy.fi/hinnasto

HUOM! Remonttien vuoksi seuraavat poikkeukset:

  • Gorsu, Kylän olohuone, Monitoimitila ja Tatamisali eivät ole varattavissa 13.8.2018 alkaen
  • OK20 yläkerta ei ole varattavissa 30.11.2018 alkaen
  • Kattosauna, Pelitila, Sitsikeittiö ja Takkakabinetti eivät ole varattavissa 10.12.2018 alkaen

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmällesi tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, voit olla yhteydessä AYY:n palvelupäällikköön: riitu.nuutinen (a) ayy.fi

 

3. Kylän talkoot la 5.5.

Tuliko Wappuna roskattua? Tervetuloa Kylän talkoisiin, jotka järjestetään la 5.5.2018 klo 14 alkaen! Talkoot keskittyvät Otaniemen ympäristön kunnostamiseen ja siistimiseen Wapun jäljiltä. Roskia kerätään kampuksella ja pihaympäristöissä ja siten panostetaan alueen viihtyisyyteen yhteisvoimin. Ahkeran talkoopäivän päätteeksi Rantasauna lämpenee talkoolaisille klo 18 alkaen. Jälkilöylyjen ohella tarjolla on myös syötävää ja virvokkeita.

MITÄ? Kylän talkoot
MISSÄ? Otaniemi, jälkilöylyt Rantsulla
MILLOIN? La 5.5. klo 14, jälkilöylyt klo 18
KENELLE? Kaikille Otaniemen asukkaille
HINTA? Ilmainen
FACEBOOK? https://www.facebook.com/events/163293011045218/

 

4. Järjestöjen tapahtumat lukuvuosikalenteriin 2018–19

AYY ja TOKYO toteuttavat ARTSin Otaniemeen muuton kunniaksi yhdessä design-lukuvuosikalenterin lukuvuodelle 2018–19. Design-kalenteri jaetaan AYY:n perinteisen kalenterin tapaan ilmaiseksi AYY:n jäsenille. Kalenteriin tehdään listaus AYY:n piirissä toimivien järjestöjen tapahtumista.

Käythän lisäämässä yhdistyksesi tiedossa olevat ensi lukuvuoden tapahtumat seuraavaan Excel Online -tiedostoon: https://ayyfi.sharepoint.com/:x:/g/viestinta/EfOsbZ0GgGJPoPUEaVel0Z8BOxInnozQmq3uNDIXYcd0Mg?e=6ZtQR2 Lisää tapahtumasi viimeistään 27.5.2018 mennessä, niin varmistat, että se tulee mukaan kalenterin listaukseen!

Kurkkaa myös uutinen uudesta lukuvuosikalenterista: /blog/2018/04/09/esittelyssa-lukuvuoden-2018-19-designkalenteri/

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).

20.4.2018

Yhdistystiedote viikolle 17/2018

IT-palvelut, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 17/2018

 Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
22.4. OtaHoas kerhotilojen haku päättyy (kohta 4 ja hakuohjeet)
29.4. Hullu Jussi (kohta 5, rastinpitäjien ilmoittautuminen 24.4. mennessä)
30.4. Dipolin Wappu (https://www.facebook.com/events/1543981349033605/)
17.5. Tilakähmyt I (kohta 2)
19.5. AYY:n 8. vuosijuhla (kohta 3 ja lisätietoa)
24.5. Tilakähmyt II (kohta 2)
25.5. EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan (kohta 1)
27.5. Ilmoita tapahtumasi viimeistään lukuvuosikalenteriin täällä

Lisää tärkeitä päivämääriä: www.wappu.fi ja Whappu-sovellus.

Tiedotteen sisältö
1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
3. AYY:n 8. vuosijuhla 19.5.2018
4. OtaHoasilla kaksi tilaa vapaana yhdistyksille
5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

 

1. GDPR – EU:n yleinen tietosuoja-asetus tulee
Toukokuun 25. päivästä alkaen kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta GDPR:ää (General Data Protection Regulation).

Maanantaina 9.4. järjestettiin AYY:n piirissä toimiville yhdistyksille aiheesta koulutus, sillä asetus koskee myös kaikkia yhdistyksiä. Luennon materiaali on luettavissa osoitteessa https://inside.ayy.fi/display/TIET/Tietosuoja (vaatii Aalto-yliopiston tunnuksilla kirjautumisen).

Samasta paikasta löytyy myös esimerkkidokumentit yhdistysten tietosuojaselosteisiin sekä tietosuojapolitiikkaan, usein kysytyt kysymykset sekä myös yleistä informaatiota aiheesta.

Mikäli teillä on kysyttävää GDPR-asioista, voitte olla yhteydessä AYY:n IT-asiantuntijaan petteri.nummela(a)ayy.fi.

 

2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 4.5.2018
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 4.5.2018. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen. Kähmittävä ajanjakso on ma 13.8.2018 – su 6.1.2019.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 19.4.–4.5.2018. Täyttöaika päättyy pe 4.5.2018 klo 12.00.
2. Erityisasemayhdistykset 4.–17.5.2018.  Täyttöaika alkaa pe 4.5. klo 14.00 ja päättyy to 17.5. klo 12.00.  Kähmyt to 17.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).
3. Muut 1. luettelon yhdistykset 18.–24.5.2018.  Täyttöaika alkaa pe 18.5. klo 12.00 ja päättyy to 24.5.2018 klo 12.00.  Kähmyt to 24.5.2018 klo 16.30 alkaen Otaniemessä (tarkka tila varmistuu lähempänä).

Tarkemmat ohjeistukset lähetetään seuraavissa yhdistystiedotteissa. Ohjeet lähetetään yhdistyksille myös sähköpostitse.

 

3. AYY:n 8. vuosijuhla 19.5.2018
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan 8. vuosijuhlaa vietetään 19.5.2018. Toivotamme kaikki AYY:n jäsenet tervetulleiksi osallistumaan juhlaan.

Tänä vuonna vuosijuhlat aloitetaan cocktailtilaisuudella Sahalla (os. Konemiehentie 1) klo 15. Itse vuosijuhlat pidetään Helsingissä sijaitsevassa Ravintola Koskenrannassa klo 18 alkaen. Juhlassa on tarjolla maukas kolmen ruokalajin illallinen ja mahtavaa ohjelmaa. Jatkojen sijainti selviää vieraille myöhemmin.

Vuosijuhlan hinta on AYY:n jäsenille ja opiskelijoille 80 € ja muille 100 €. Ilmoittautuminen on auki 16.4. alkaen kaikille vieraille. Pukukoodina juhlassa on juhlapuku akateemisin kunniamerkein.

Lisätietoja: https://www.vuosijuhlat.fi/
Sillibrunssi: https://www.facebook.com/events/1913266775412681/

 

4. OtaHoasilla kaksi tilaa vapaana yhdistyksille

OtaHoasilla (Hoasin Otaniemen opiskelija-asuntokohteiden yhteinen asukastoimikunta) on kaksi yleiskäyttöistä kerhotilaa vapaana yhdistyksille hallinnoitavaksi. Tilat sijaitsevat osoitteissa Jämeräntaival 10 AB ja Servin Maijan tie 3 A.

Tilojen käytöstä ei peritä vuokraa, ja niiden käyttöönottoon voidaan antaa tukea. Yhdistykset voivat käyttää tiloja parhaaksi katsomallaan tavalla, kunhan ne ovat asukastoimintaa edistävässä käytössä. Tilat eivät sovellu yökäyttötiloiksi.

OtaHoas kerhotilojen haku päättyy 22.4. Hakuohjeet ja lisätietoja löytyy osoitteesta https://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2018/

 

5. Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi, jossa on tänä vuonna Approtwisti™!

Kyseisessä tapahtumassa jotakuinkin 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä Wapun aatonaaton yönä suorittaen erinäisiä rasteja ja keräten karttaansa merkintöjä. Nyt yhdistyksellänne tai kaveriporukallanne on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta samalla markkinoiden omaa hyvää meininkiä rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen on auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/  ja sulkeutuu 24.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa järjestäjiin yhteyttä, niin pyrimme järjestämään tarvittavat tilat.

Palkinnoksi tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle tai kaveriporukalle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan käyttökerran ilmaiseksi loppuvuoden aikana.

TL;DR:
MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2018 klo n. 21.30-1.00, fuksispeksien ja alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 24.4. asti osoitteessa https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2018-rastit-crazy-john-2018-checkpoints/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä:
Paavo Hietala ja Elena Pitkänen
paavo.hietala(at)ayy.fi
elena.pitkanen(at)ayy.fi

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet (a) ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Essi Puustinen (essi.puustinen (a) ayy.fi, puh: 050 520 9442).