Yhdistykset

19.8.2016

Yhdistystiedote viikolle 34/2016

Apurahat yhdistyksille, Koulutus ja kurssit, Säännöt ja velvollisuudet, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 34/2016

Yhdistystiedote on palannut kesälomalta! Ylioppilaskunnan järjestösektorin tavoittaa tuttuun tapaan osoitteesta jarjestoasiat@ayy.fi.

Savet the date! AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään tänä vuonna 8.12. Koulutustoiveista tehdään kysely yhdistyksille syyskuun aikana.

Tiedotteen sisältö

Rekisteröityjen yhdsitysten muutosilmoitukset Patentti ja rekisterihallitukselle (PRH) ja yhdistyslain muuttuminen 1.7.2016
Yhdistyksesi mukaan Aalto Partyyn 6.9.!
Mukaan Aalto Afterpartyihin 6.9!
Tulkaa pitämään rastia Otasuunnistukseen 7.9.-8.9.!
TTER:n vuoden 2016 kolmas hakukierros sulkeutuu 30.9. klo 23.59!
SAVE THE DATE: AYY:n yhdistyskoulutus 8.12.2016

Rekisteröityjen yhdsitysten muutosilmoitukset Patentti ja rekisterihallitukselle (PRH) ja yhdistyslain muuttuminen 1.7.2016

Yhdistyslaki muuttui 1.7.2016, jotta Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) voi siivota rekisteristään toimimattomia yhdistyksiä. Poistomenettelyssä on mukana noin 40 000 rekisteröitynyttä yhdistä, jotka eivät ole tehneet ilmoitusta yhdistysrekisteriin vuoden 1995 jälkeen ja joiden toiminnan ei muuten ole syytä olettaa jatkuvan. Yhdistys voi välttyä poistomenettelyltä, mikäli se tekee ilmoittaa toiminnan jatkumisesta PRH:lle 12.1.2017 mennessä.

AYY:n yhdistysrekisterissä olevien yhdistysten viimeisimmät ilmoitusajankohdat PRH:lle on tarkistettu kesäkuussa PRH:n julkisesta yhdistystietokannasta. AYY:n rekisterissä oleviin yhdistyksiin, joilla tällöin havaittiin olevan edellinen ilmoitus ennen vuotta 1996, on oltu erikseen yhteydessä. Mikäli kuitenkin tiedät, ettei yhdityksesi ole tehnyt ilmoitusta PRH:lle edellisestä nimenkirjoittajien vaihdoksesta tai sääntömuutoksesta, on asia syytä hoitaa pikimmiten. Jos edellinen ilmoituskerta askarruttaa, voi sen tarkistaa PRH:n tietokannasta: http://yhdistysrekisteri.prh.fi/etusivu.htx. Rekisteröidyt yhdistykset ovat yhdistyslain nojalla velvollisia ilmoittamaan muutoksistaan sääntöihin ja nimenkirjoittajiin PRH:lle. Sääntöjen muutos tulee voimaan, kun se merkitään rekisteriin.

Lisätietoja lakimuutoksesta ja lista poistomenettelyssä olevista yhdistyksistä: https://www.prh.fi/fi/asiakastiedotteet/2016/P_9238.html

PRH:n yhdistysnetti: http://yhdistysrekisteri.prh.fi/etusivu.htx

Ohjeita muutosilmoituksen tekemiseen: https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/muutokset.html

Yhdistyksesi mukaan Aalto Partyyn!

Mikä?

Aalto Party saapuu Alvarin aukiolle 6.9.2016 klo 15–19. Kutsumme kaikki aaltotaustaiset yhdistykset, jaostot, killat ym. tulla esittäytymään Otaniemeen.

Yliopiston lukuvuoden avajaisia vietetään Otakaari 1 M, U2-salissa klo 12. Kaikki opiskelijat ovat lämpimästi tervetulleita avajaisiin. Saavu paikalle, ja lunasta itsellesi seremonian “special edition” haalarimerkki! Tilaisuuden ilmoittautumislinkit Intossa: https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=20794899

Aalto Party tuo yhteen koko Aalto-yhteisön opiskelijat ja henkilöstön juhlistamaan yhdessä uuden lukuvuoden alkamista.

Partyn aloittaa perinteinen haaste ylioppilaskunnan ja yliopiston johdon välillä, n. klo 15.

Miksi?

Esittele yhdistystäsi ja toimintaanne aaltolaisille! Tuomalla osallistavaa ohjelmaa Aalto Partyyn voit esittäytyä, hankkia uusia kavereita ja tutustua paremmin porukkaan samalla kun elävöität Partyn menoa. Aalto Partyssa käy vuosittain yli 3500 aaltolaista. Tartu tilaisuuteen ja aloita uusi lukuvuosi entistä tutumpana!

Tuemme Party-osallistumistanne aina 100 € asti ehdolla, että olette ilmoittautuneet ennakkoon ja teidät on kelpuutettu osaksi Aalto Partya. Oma teltta plussaa! Ilmoittautumisen DL 25.8.!

Miten?

Ilmoita kiinnostuksesi ja toimintasi viimeistään 25.8. https://www.webropolsurveys.com/S/7CB899744A126911.par

Olettehan AYY:n piirissä toimiva porukka, pystytte järjestämään ohjelmaa johon Partyn vieraat voivat ottaa osaa, ja teillä on yleisellä tasolla homma hallussa!

Milloin?

Ilmoita yhdistyksesi osallistuminen viimeistään 25.8.2016

Verkkosivut avautuvat 23.8. osoitteeseen http://avajaiset.ayy.fi

Tiedustelut: katri.winqvist@aalto.fi 050 591 4314

Mukaan Aalto Afterpartyihin 6.9!

Haluaisiko yhdistyksenne olla osa vuoden ensimmäistä, suurinta ja huikeinta tapahtumaa? Lähtekää mukaan Aalto Afterpartyyn!

Perinteiset Aalto Afterpartyt järjestetään orientaatioviikon tiistaina, ja luvassa on tavalliseen tapaan loistavia esiintyjiä, upeat puitteet ja railakasta menoa! Haluamme tarjota myös yhdistyksille mahdollisuuden olla näkyvillä tapahtumassa ja päästä promoamaan toimintaansa uusille opiskelijoille rennossa hengessä. Moni yhdistyksistä on varmasti jo mukana orientaatioviikon muissa tapahtumissa, kuten Aalto Partyssa ja Otasuunnistuksessa, mutta näissä tapahtumissa uusilta opiskelijoilta menee helposti vain pää pyörälle kaikesta tarjonnasta. Aalto Afterpartyissa teillä olisi mahdollisuus erottua joukosta ja antaa mieleenpainuva kuva yhdistyksestänne! Osallistuaksenne tarvitsette vain yhdistystänne kuvastavan, hyvähenkisen ja menevän aktiviteetin, sen tarvitsemat ihmiset ja välineet.

Halukkuudestanne voitte ilmoittaa laittamalla sähköpostia osoitteeseen afterparty@list.ayy.fi viimeistään sunnuntaina 28.8.

Tervetuloa mukaan tekemään Aalto Afterpartyista entistäkin päräyttävämmän ja nopeamman 😉

Lisätietoja tapahtumasta täältä: https://www.facebook.com/events/533125386886320/

Loppukesäisin terkuin,
Afterparty-toimikunta

Tulkaa pitämään rastia Otasuunnistukseen!

Orientaatio lähestyy kovaa vauhtia, samoin perinteiset Otasuunnistukset. Toivotan yhdistyksenne lämpimästi tervetulleeksi pitämään tapahtumaan rastia. Otasuunnistukset järjestetään keskiviikkona 7.9. ja torstaina 8.9. Rastit ovat molempina päivinä auki klo 17-22. Jatkobileet alkavat Servin Mökissä klo 21:30, minne olette myös lämpimästi tervetulleita. Ilmoittautuminen rastinpitäjäksi on auki oheisesta linkistä ja se sulkeutuu sunnuntaina 28.8.

https://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/otasuunnistuksen-rastit-checkpoints-for-otasuunnistus-2016/

Mikäli tapahtumasta herää lisäkysymyksiä, ottakaa ihmeessä yhteyttä allekirjoittaneeseen.

Turkka Helin
Fuksimajuri
+358 50 4033854 | turkka.helin@ayy.fi

TTER:n vuoden 2016 kolmas hakukierros sulkeutuu 30.9. klo 23.59!

TTER:n vuoden 2016 kolmas hakukierros on auki! Rahasto voi myöntää avustuksia kaikille AYY:n jäsenille ja sen yhteydessä toimiville yhteisöille. TTER tukee toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy.

Avustusta voi hakea kahdella tapaa: kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten kautta sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuvassa haussa voit hakea korkeintaan 2000€ suuruisia avustuksia, kun taas varsinaisilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu.

Vuoden 2016 kolmannen kierroksen hakuaika päättyy perjantaina 30.9.2016 klo 23.59. Ohjeet hakemuksen ja siihen lisättävien liitteiden tekemiseen löytyvät rahaston nettisivuilta http://tter.ayy.fi/. Avustusta haetaan nettilomakkeella, joka löytyy osoitteesta: https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/.

Kaikkien hakukierrosten hakuajat ja muita lisätietoja löydät TTER:n nettisivuilta osoitteesta http://tter.ayy.fi/. Tsekkaa myös facebook-sivut osoitteessa http://facebook.com/tterahasto.

SAVE THE DATE: AYY:n yhdistyskoulutus 8.12.2016

Tämän vuoden yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.2015.

Koulutuksen ohjelmasta ja ilmoittautumisesta ilmoitetaan lähempänä. Laittakaa päivä kuitenkin jo nyt yhdistyksenne kalenteriin!

Koulutustoiveista tehdään kysely yhdistyksille syyskuun aikana.

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

27.6.2016

AYY toimii .fi verkkotunnusten välittäjänä ylioppilaskunnan yhdistysrekisterissä oleville yhdistyksille 5.9. alkaen

IT-palvelut, Yhdistykset Leave a comment

5.9.2016 alkaen .fi verkkotunnuksia ja niihin liittyviä palveluita voi hankkia ainoastaan verkkotunnusvälittäjien kautta. AYY toimii kyseisestä päivämäärästä alkaen verkkotunnusvälittäjänä AYY:n yhdistysrekisterissä oleville rekisteröidyille yhdistyksille.

Tämän jälkeen yhdistysten on mahdollista toteuttaa AYY:n kautta seuraavat palvelut:
– .fi verkkotunnuksen rekisteröinti yhdistyksen käyttöön
– yhdistyksen verkkotunnuksen voimassaolon uusiminen
– yhdistyksen verkkotunnuksen siirto toiselle käyttäjälle
– yhdistyksen verkkotunnuksen välittäjän vaihtaminen
– yhdistyksen verkkotunnuksen irtisanominen

Jos yhdistyksenne on jo .fi.-verkkotunnuksen haltija, olette saaneet uudistuksesta jo postia Viestintävirastolta. 5.9. alkaen tarvitsette verkkotunnusvälittäjän päivittääksenne verkkotunnuksen tietoja tai uusiaksenne sen voimassaoloajan.
Osoite kannattaa tällöin kytkeä välittäjän ylläpitoon hyvissä ajoin ennen syyskuuta. AYY:n ylläpitoon verkkotunnus voidaan liittää toimittamalla verkkotunnuksen tiedot ja valtuutusavain AYY:lle osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/verkkotunnus/siirto/. Lisätietoja saatte osoitteesta tietotekniikka@ayy.fi

Uuden verkkotunnuksen hakemisesta toimitetaan tarkempia tietoja ennen syyskuuta.

3.6.2016

Yhdistystiedote viikolle 23/2016

Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 23/2016

Eikö yhdistyksesi ole vielä tehnyt yhdistysilmoitusta? Viimeiset hetket tehdä ilmoitus on käsillä. Ilmoitus on tehtävä 8.6. klo 23.59 mennessä TAHLO-järjestelmässä: https://tahlo.ayy.fi/. Tämän jälkeen yhdistysrekisteriä siivotaan niiden yhdistysten osalta, jotka eivät ole kahteen vuoteen tehneet ilmoitusta! Ole yhteydessä järjestöasiantuntijaan (jarjestöasiat ät ayy.fi), jos ilmoituksen kanssa on ongelmia.

Save the date! AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään tänä vuonna 8.12.

Yhdistystiedote jää kesälomalle. Seuraavan kerran yhdistystiedote ilmestyy perjantaina 19.8.

Tiedotteen sisältö

Puuttuvat yhdistysilmoitukset DL 8.6. klo 23.59
Mahdollisuus hakea OtaHoasin kerhotiloja
SAVE THE DATE: AYY:n yhdistyskoulutus 8.12.2016

Puuttuvat yhdistysilmoitukset DL 8.6. klo 23.59

Yhdistyksien, jotka eivät ole tehneet vielä yhdistysilmoitusta vuonna 2016, on tehtävä ilmoitus 8.6. klo 23.59 mennessä osoitteessa https://tahlo.ayy.fi/. Toiminta-avustusta ei voi enää hakea. Mikäli ilmoitus jää tekemättä määräaikaan mennessä ja toista vuotta peräkkäin, voidaan yhdistys poistaa kokonaan ylioppilaskunnan yhdistysrekisteristä.

Yhdistysilmoitusta varten tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt
*   toimintakertomuksen vuodelta 2015
*   vuoden 2016 toimintasuunnitelman
*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Perustiedot (myös sivun alareunassa Yhdistyksen hallitus), Toimitilat ja Liitteet. Toiminta-avustuksen hakeminen –välilehteä ei kannata turhaan täyttää.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin viime vuonna. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistys ei ole vielä luonut tunnuksia, tapahtuu tämä ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Jokainen yhdistys luo tunnuksensa itse. Niitä ei ole syötetty järjestelmään valmiiksi. Uutta tunnusta luodessasi käytä tunnuksena mieluiten yhdistyksen virallista lyhennettä tai käyttönimeä (max 11 merkkiä). Salasanan on oltava vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen täytyy sisältää erikoismerkkejä ja numeroita. Laita salasana säilöön: tarvitset sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisen vuoden perustiedot kopioituvat automaattisesti, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää 8.6. klo 23:59 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Ongelmatilanteissa apua saa osoitteesta jarjestöasiat ”@” ayy.fi.

Mahdollisuus hakea OtaHoasin kerhotiloja

OtaHoasille (Hoasin omistamien Otaniemen opiskelija-asuntokohteiden yhteinen asukastoimikunta) on vapautunut kerhotiloja niin Jämeräntaipaleen, Servin Maijan tien kuin Servinkujankin kiinteistöistä. Otaniemen yhdistyksille, asukkaiden muodostamille kerhoille ja muille porukoille tarjotaan mahdollisuutta näiden tilojen hallinnoimiseen.

Tarjolla olevien tilojen koot vaihtelevat noin 25 ja 80 neliömetrin väliltä. Lähes kaikissa tiloissa on vessa joko tilassa tai sen läheisyydessä. Tiloista ei peritä vuokraa. Tiloja ei voi käyttää hiljaisuuden aikaan, koska ympärillä on asuinhuoneistoja. OtaHoas voi tukea kerhotilojen käyttöönottoon liittyviä kustannuksia.

Tilojen käyttötarkoitusta ei ole rajattu, mutta sen tulee olla asukasviihtyvyyttä edistävä. Hallinnoijilla on velvollisuus päästää Otaniemen asukkaita käyttämään tilaa ilmaiseksi sitä vastaan, että he voivat itse käyttää tilaa omiin tarpeisiinsa.

OtaHoas järjestää tilojen läpikatsannan ma 20.6. alkaen, jolloin tiloihin pääsee tutustumaan. Hakemukset kerhotilojen käyttösuunnitelmalle tulee lähettää viimeistään su 3.7.

SAVE THE DATE: AYY:n yhdistyskoulutus 8.12.2016

Tämän vuoden yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.2015.

Koulutuksen ohjelmasta ja ilmoittautumisesta ilmoitetaan lähempänä. Laittakaa päivä kuitenkin jo nyt yhdistyksenne kalenteriin!

Toiveita kuolutusta koskien voi lähettää viestintä- ja järjestöasiantuntija Ahto Harmolle (ahto.harmo at ayy.fi).

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

27.5.2016

Yhdistystiedote viikolle 22/2016

Säännöt ja velvollisuudet, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2016

Muista ilmoittaa yhdistyskesi tapahtumat AYY:n lukuvuosikalenteriin! Deadline on nyt sunnuntaina 29.5.! http://tinyurl.com/ayycalendar2016

Jälki-ilmoituksen tekeminen on auki TAHLO-järjestelmässä: https://tahlo.ayy.fi/. Puuttuvat yhdistysilmoitukset on tehtävä 8.6. klo 23.59 mennessä! Tämän jälkeen yhdistysrekisteriä siivotaan niiden yhdistysten osalta, jotka eivät ole kahteen vuoteen tehneet ilmoitusta! Ole yhteydessä järjestöasiantuntijaan (jarjestöasiat@ayy.fi), jos ilmoituksen kanssa on ongelmia.

Tiedotteen sisältö

DL 29.5.: Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2016-2017
Toiminta-avustukset 2016 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
Mahdollisuus hakea OtaHoasin kerhotiloja
Tienaa yhdistyksellesi 500€ Helsinki City Maratonilla!

DL 29.5.: Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2016-2017

AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä päivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta sunnuntaihin 29.5.2016 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 29.5.2016 asti, johon saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

http://tinyurl.com/ayycalendar2016

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Palonen (henna.palonen@ayy.fi tai 050 5209440).

Toiminta-avustukset 2016 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2016 toiminta-avustukset on jaettu ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2016/. Yhdistys voi myös tarkistaa oman avustuksensa TAHLO-järjestelmästä: https://tahlo.ayy.fi/.

Toiminta-avustukset maksetaan heti, kun kaikki avustuksen ehdot ovat täyttyneet. Suurimmalle osalle yhdistyksistä avustuksista on tehty maksumääräys 13.5. Maksu näkyy TAHLO-järjestelmään ilmoitetulla tilillä arviolta kahden viikon sisään.

Mikäli yhdistyksellä on puutteita profiilissa AYY:n verkkosivuilla, ollaan tästä erikseen yhteydessä. Profiiliin on oltava hakukierroksen yhteydessä ilmoitettujen ohjeiden mukaisesti kunnossa ennen toiminta-avustuksen maksua. Liitteistä, joille on annettu lisäaikaa, ei olla erikseen yhteydessä yhdistyksiin, vaan liitteet on toimitettava lisäajan kanssa saatujen ohjeiden mukaisesti ennen kuin toiminta-avustus maksetaan.

Mahdollisuus hakea OtaHoasin kerhotiloja

OtaHoas järjestää tilojen läpikatsannan ma 20.6. alkaen, jolloin tiloihin pääsee tutustumaan. Hakemukset kerhotilojen käyttösuunnitelmalle tulee lähettää viimeistään su 3.7.

Lisätietoa, ilmoittautuminen läpikatsantaan ja hakemusohjeet ovat OtaHoasin verkkosivuilla: http://otahoas.ayy.fi/kerhohuoneet/tila-anti-2016/

Tienaa yhdistyksellesi 500€ Helsinki City Maratonilla!

Opiskelijoiden Liikuntaliitto (OLL) maksaa 500 euroa opiskelijaporukalle, joka sitoutuu vastaamaan Helsinki City Maratonin juottopisteellä tarvittavasta talkooväestä (vähintään 20 henkilöä). Suomen suurin maratontapahtuma juostaan lauantaina 13.8.2016 ja OLL:n hyvästä musiikista ja fiiliksestä kuuluisa juottopiste sijaitsee alustavasti Lauttasaaressa. Talkootyö alkaa noin klo 14.00 ja kestää noin klo 20.30 saakka.

Kiinnostuitko? Laita vapaamuotoinen hakemus osoitteeseen: jyrki.eriksson@oll.fi viimeistään sunnuntaihin 5.6 mennessä!

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

20.5.2016

Yhdistystiedote viikolle 21/2016

Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 21/2016

HUOM! OLL etsii järjestöä talkoisiin: tienattavana 500 euroa!

Tiedotteen sisältö

Toiminta-avustukset 2016 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset
2. Tienaa yhdistyksellesi 500€ Helsinki City Maratonilla!
3. Kysely yhdistysten IT-palveluiden tarpeista
4. Aalto Wellbeing Week
5. Haetaan vapaaehtoisia auttamaan turvapaikanhakijoita
6. Tulkaa yhdistyksenne kanssa mukaan kehitysyhteistöviikolle!

Toiminta-avustukset 2016 ja puuttuvat yhdistysilmoitukset

Vuoden 2016 toiminta-avustukset on jaettu ja avustussummiin voi tutustua osoitteessa /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/toiminta-avustukset-2016/

Yhdistys voi myös tarkistaa oman avustuksensa TAHLO-järjestelmästä: https://tahlo.ayy.fi/.

2. Tienaa yhdistyksellesi 500€ Helsinki City Maratonilla!

Kiinnostuitko? Laita vapaamuotoinen hakemus osoitteeseen: jyrki.eriksson@oll.fi viimeistään sunnuntaihin 5.6 mennessä!

Kysely yhdistysten IT-palveluiden tarpeista

AYY kartoittaa yhdistysten palvelutarpeita. IT-tarpeiden suhteen tietoa kerätään oheisella kyselyllä, johon toivomme vastauksia kaikilta AYY:n alaisilta yhdistyksiltä.

Lisäksi järjestösektori haluaa haastatella muutamaa yhdistystä erilaisilla tarveprofiileilla. Haastattelut järjestetään tiistaista 14.6. alkaen ja niihin valitaan sopivimmat yhdistykset oheisen ilmoittautumisen perusteella. Haastateltaville yhdistyksille ilmoitetaan valinnasta keskiviikkona 8.6.

Vastausaikaa IT-kyselyyn on 27.5. saakka ja kaikkien vastanneiden ja haastatteluihin ilmoittautuneiden kesken arvotaan kolme kappaletta ilmaisia tilavarauksia Otaniemen Tieto-saunalle käytettäväksi vuoden 2016 aikana.

Kysely yhdistysten IT-palveluiden tarpeista

4. Aalto Wellbeing Week

AYY ja Aalto-yliopisto järjestävät syksyllä viikolla 40 (3.10.-7.10.2016) hyvinvointiviikon kaikille aaltolaisille. Ohjelmaa on luvassa muun muassa hyvinvointiin liittyvien luentojen, Unisportin jumppien ja erilaisten työpajojen muodossa. Haluaisiko yhdistyksenne olla mukana viikon ohjelmassa esimerkiksi lajikokeilun tai jonkun muun aktiviteetin kautta? Mikäli kiinnostusta löytyy lähetä sähköpostia osoitteeseen olli-pekka.pajala@ayy.fi.

Haetaan vapaaehtoisia auttamaan turvapaikanhakijoita

Oletko kiinnostunut auttamaan Otaniemessä asuvia turvapaikanhakijoita arjessa ja opettamaan kieltä arjen tilanteissa? Toimintaa toteutetaan esimerkiksi teemailtoina, lautapelien pelaamisena ja ostoksien tekemisessä auttaen.

Jos haluat mukaan, ota yhteyttä Riikka Keskitaloon (turvapaikanhakijat.koordinaattori@ejy.fi) tai Jimmy Nylundiin (jimmy.nylund@ayy.fi).

6. Tulkaa yhdistyksenne kanssa mukaan kehitysyhteistöviikolle!

AYY järjestää 10.10.2016–16.10.2016 kehitysyhteistyöviikon, jonka tarkoituksena on lisätä tietoa globaaleista kysymyksistä ja kehitysyhteistyöstä osana aaltolaisen uraa ja elämää. Yhdistyksiä toivotaan mukaan kehy-viikolle järjestämään tapahtumia: esimerkiksi keskustelutilaisuuksia, leffailtoja tai työpajoja. Osallistumisesta voidaan maksaa palkkio ainakin kattamaan tapahtuman kustannukset.

Jos olette kiinnostuneita, ottakaa yhteyttä osoitteeseen saana.rossi@ayy.fi!

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

24.3.2016

Yhdistystiedote 13/2016

Apurahat yhdistyksille, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 13/2016

Hyvää pääsiäistä kaikille! Muistakaa kuitenkin ensi viikon ilmoitusdeadlinet (kohta 1 ja 2).

Tiedotteen sisältö

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä
Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten päättyy torstaina 31.3. kello 23:59.
Otax-palvelimen päivitys ja käyttökatko 4.4.
Yhdistyksenne mukaan WappuAaltoon 20.4.
Haalarimerkkejä myyntiin Wapun merkkimyynteihin!
Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!
AYY:n 6. vuosijuhlat 14.5.2016

1. Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3 mennessä

Koskien yhdistyksiä joilla on verkkosivut tai tunnukset AYY:n web-hotellipalvelu Otaxilla.

Otaxin pääylläpitäjäilmoitukset on tehtävä 29.3. mennessä. Niiden tilien osalta, joilta ilmoituksia ei ole tehty, lukkiutuvat tunnukset 1.4. ja sivusto suljetaan.

Samalla ilmoittajan täytyy tarkistaa ajossa olevat sovellukset, käyttäjät joilla on pääsy tunnukselle jne. Tarkemmat ohjeet löydätte ilmoituslomakkeesta. Jättäkää ilmoituksen tekemiseen ja sivuston tarkistamiseen riittävästi aikaa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://lomake.ayy.fi/it/yllapitajailmoitus/

Lisätietoja Otaxin palveluista löydätte osoitteesta /yhdistykset/palvelut/it-palvelut/www-palvelut-otaxilla/

AYY: IT:n tavoittaa tietotekniikka@ayy.fi

2.Yhdistysilmoitusten jättäminen ja toiminta-avustusten päättyy torstaina 31.3. kello 23:59.

Kaikkien AYY:n piirissä toimivien yhdistysten on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Mikäli et tiedä, kumpaan luetteloon yhdistyksesi kuuluu, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat at ayy.fi).

HUOM! Vielä vuonna 2015 toiminta-avustusta jaettiin ensimmäisen luettelon yhdistyksille, joiden säännöissä varojen siirtymisestä päätetään purkautumiskokouksessa. Tällöin AYY:n hallitus linjasi, mikäli nämä yhdistykset eivät ole muuttaneet tai aloittaneet sääntömuutosprosessia ennen yhdistysilmoituksen jättämisen ja toiminta-avustuskierroksen päättymistä vuonna 2016, eivät ne saa vuonna 2016 toiminta-avustusta ja ne tullaan poistamaan rekisterin ensimmäisestä luettelosta. Yhdistyksiä, joita tämä koskettaa, on lähestytty loppukeväästä 2015.

Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.

Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14.

Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).

Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö

Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.

Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistys ei ole vielä luonut tunnuksia, tapahtuu tämä ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Jokainen yhdistys luo tunnuksensa itse, niitä ei ole syötetty järjestelmään valmiiksi. Uutta tunnusta luodessasi käytä tunnuksena mieluiten yhdistyksen virallista lyhennettä tai käyttönimeä. Salasanan on oltava vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen täytyy sisältää erikoismerkkejä ja numeroita. Laita salasana säilöön: tarvitset sitä ensi vuonnakin.

Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisen vuoden perustiedot kopioituvat automaattisesti, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 31.3. klo 23:59 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.

Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.

Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta, tarvitset:

*   voimassa olevat säännöt
*   toimintakertomuksen vuodelta 2015
*   vuoden 2016 toimintasuunnitelman
*   toimihenkilöluettelon

Täytä välilehdet Perustiedot (myös sivun alareunassa Yhdistyksen hallitus), Toimitilat ja Liitteet. Toiminta-avustuksen hakeminen -välilehteen ei tarvitse koskea.

Jos haet myös toiminta-avustusta, tarvitset

*   voimassa olevat säännöt
*   toimintakertomuksen vuodelta 2015
*   tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2015
*   vuoden 2016 toimintasuunnitelman
*   vuoden 2016 budjetin
*   luettelon toimihenkilöistä

Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestöasiantuntijalle! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä, puuttuvat asiakirjat taas rokottavat myönnettävää avustusta.

Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.

Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.

Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.

Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi resetoida kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, joten vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi).

Otax-palvelimen päivitys ja käyttökatko 4.4.20.16

Ylioppilaskunnan Otax-palvelin päivitetään maanantaina 4.4.2016 kello 18:00 lähtien. Päivityksen aikana eivät palvelimella sijaitsevat sivustot ole käytössä, eikä palvelimen etäkäyttö ole mahdollista. Päivitys pyritään hoitamaan ja palvelut saamaan takaisin käyttöön mahdollisimman nopeasti, viimeistään tiistaiaamuun mennessä. Palvelin siirretään samalla virtuaaliympäristöön, jolloin tulevat päivitykset ovat helpommin hoidettavissa.

Kaikki nykyiset käyttäjätunnukset sekä niiden tiedostot, tietokannat ja sivustot kopioidaan sellaisinaan uudelle palvelimelle. Jos epäilette, että jokin sivustonne järjestelmä ei toimi uusista ohjelmistoversioista tms. johtuen, olkaa yhteydessä asian suhteen vähintään viikkoa aikaisemmin, tarvittaessa yhdistyksenne sivut voidaan jättää joksikin aikaa vanhalle palvelimelle tai mahdollistaa sovellusten testaaminen uudessa järjestelmässä ennalta. Yleisimpien sisällönhallintajärjestelmien ja wikien (WordPress, Drupal, Joomla, MediaWiki jne.) siirrossa ei pitäisi olla ongelmia.

Merkittävimmät muutokset käyttäjien kannalta:

– PHP 5.3 -> 5.6
– MySQL 5.1 -> MariaDB 10.0
– Python 2.6 -> 3.4

Lisäksi suunnitellaan toisen webhotel-palvelimen käyttöönottoa, jossa tarjottaisiin laajemmin sovellusalustoja yhdistysten käyttöön (esim. Ruby, Rails, Node.js) sekä mahdollistettaisiin eri versioiden ajaminen näistä.

Lisätietoja päivityksestä lähetetään Otax-ylläpitäjien sähköpostilistalle, muistakaa täyttää ylläpitäjäilmoitukset ja liittyä kyseiselle listalle samalla. Kysymykset aiheeseen liittyen voi lähettää osoitteeseen tietotekniikka@ayy.fi.

Yhdistyksenne mukaan WappuAaltoon 20.4.

Wappu tulee (nyt se on vihdoin virallista), eikä se ole kovin kaukana! Perinteiseen tapaan Aallon Wappu räjäytetään käyntiin koko Aallolle yhteisellä wappukarnevaalilla WappuAallolla, jonka yhteydessä juostaan tänä vuonna myös Akateeminen Wartti!

WappuAalto järjestetään tänä vuonna keskiviikkona 20.4. Alvarin aukiolla noin klo 15 alkaen, ja nyt kaipaisimmekin teiltä, AYY:n ihanat yhdistykset, apua tapahtuman toteutukseen! Toivotamme siis teidät tervetulleiksi saapumaan paikalle ja järjestämään Aalto Party –henkisesti itsenne näköistä, wappuista ohjelmaa juhlakansalle! Tämän parempaa tilaisuutta esitellä omaa toimintaa kaikille aaltolaisille, ja samalla aloittaa oma Wappuun virittäytyminen, ei tänä lukuvuonna enää tule 😉

Ilmoittautua voi sähköpostitse osoitteeseen sirius.vuorikoski@ayy.fi tai seuraavan lomakkeen kautta:

https://lomake.ayy.fi/aava/wappuaalto-2016/ Tarkentavia kysymyksiä saa esittää samaiseen ylläolevaan osoitteeseen.

Haalarimerkkejä myyntiin Wapun merkkimyynteihin!

Kiinnostaisiko yhdistystänne saada merkkejä tarjolle wapunajan merkkimyynteihin keskiviikkona 20.4. ja maanantaina 25.4.? Ilmoita meille tietosi niin myymme merkit puolestasi! Ilmolomake aukeaa 28.3. osoitteessa http://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/merkkimyynti-2016/ ja sulkeutuu 17.4.

Teekkarijaosto hoitaa merkkien myynnin ja laittaa myytyjä merkkejä vastaavan määrän rahaa tilillesi sekä palauttaa myymättömät merkit. Mahdollisen hävikin kattamiseksi Teekkarijaosto ottaa myyntituloista 5 prosentin provisiopalkkion. Myytävät merkit tulee toimittaa ennen merkkimyyntejä Teekkarijaostolle, paikka ja aika ilmoitetaan merkkinsä mukaan haluaville.

Mikäli tulee kysyttävää, ota yhteyttä teekkarikulttuuritirehtööreihin: Jan Juvonen ja Miia Mäkinen (etunimi.sukunimi@ayy.fi)

Tule rastinpitäjäksi Hulluun Jussiin!

Wappu on taas tulossa ja sen myötä lähestyy myös wappukansan odottama perinteinen Hullu Jussi!

Kyseisessä tapahtumassa 4-10 hengen joukkueet kiertävät ympäri Otaniemeä suorittaen erinäisiä rasteja kilpaillen Hulluimman Joukkueen™ tittelistä. Nyt yhdistyksellänne (tai kaveriporukallanne) on mahdollisuus päästä seuraamaan tapahtumaa aitiopaikalta rastin muodossa!

Rastinpitäjien ilmoittautuminen aukeaa 1.4. osoitteessa: http://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2016-rastit/ ja sulkeutuu 20.4. Mikäli yhdistyksellänne ei ole kerhotilaa ja haluatte pitää rastin sisätiloissa, ilmoittautukaa mahdollisimman pian ja ottakaa yhteyttä järjestäjiin.

Bonuksena tarjoamme parhaan rastin pitäneelle yhdistykselle hulppean (ja herkullisen) wappukorin sekä yhden kertavuokrattavan saunatilan ilmaisen käyttökerran loppuvuoden aikana. Nopeiten ilmonneelle rastinpitäjäporukalle on lisäksi varattu neljä paikkaa bussikuljetukseen Ullikselle 1.5.!

TL;DR:

MITÄ: Rasti Hulluun Jussiin!
MISSÄ: Ympäri Otaniemeä
MILLOIN: 29.4.2016 klo n. 22.00-1.00, fuksispeksien ja yöjäynän alkupamauksen jälkeen
ILMO AUKI: 1.-20.4. http://lomake.ayy.fi/teekkarijaosto/hullu-jussi-2016-rastit/

Lisätietoa voi kysellä Teekkarikulttuuritirehtööreiltä: Jan Juvonen ja Miia Mäkinen (etunimi.sukunimi@ayy.fi).

AYY:n 6. vuosijuhlat 14.5.2016

Tervetuloa juhlistamaan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY) 6. vuosijuhlaa lauantaina 14.5.2016. Juhla aloitetaan kaikille vieraille avoimella cocktail-tilaisuudella Varman pääkonttorissa Salmisaaressa. Pääjuhlaa vietetään Salmisaaren Loistosalissa, jossa nautitaan herkullinen kolmen ruokalajin illallinen. Pääjuhlasta siirrytään kuumankosteille jatkoille alakerran biitsikentille Biitsi.fi-tiloihin. Jajatkoja vietetään Otaniemen Rantasaunalla. Tiedossa siis hyvää ruokaa ja juomaa sekä viihdyttävää ohjelmaa, hauskanpitoa unohtamatta!

Vuosijuhlan hinta on AYY:n jäsenille ja opiskelijoille 80 € ja valmistuneille 100 €. Ilmoittautuminen on auki kutsuvieraille 28.3.-20.4.16 ja muille vieraille 4.-24.4.16. Biitsijatkoille myydään rajoitettu määrä lippuja erikseen 12 € hintaan 11.-24.4.16.

Pukukoodina juhlassa on tumma puku/cocktail-mekko akateemisin kunniamerkein.

Lisätietoja vuosijuhlasta sekä vuosijuhlaviikon muista tapahtumista: www.vuosijuhlat.fi. Facebook-tapahtuma: https://www.facebook.com/events/961130467274918/.

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).