Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 42/2014. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Kerho- ja varastotilat haettavissa, hakuDL 17.10.
2. Kampuskarkelot 28.-29.10.
3. Muistutuksia kertavuokrattavien tilojen ja tila-järjestelmän käytöstä
4. Ehdota Teekkari h.c.-arvonimiä ja teekkarilakin käyttöoikeuksia kunnianosoituksena
5. Haluatko järjestää tapahtumasi ekologisemmin? Tsekkaa ”Siisti tapahtuma” –opas
1. KERHO- JA VARASTOTILAT OVAT HAETTAVISSA, HAKU DL 17.10.
Yhdistyksille pysyvästi vuokrattavien tilojen jakokäytäntöjä on päivitetty alkuvuoden 2014 aikana. Jatkossa vapaista/vapautuvista tiloista ilmoitetaan yhdistystiedotteen kautta, jonka jälkeen yhdistysten on mahdollista hakea tilaa. Tilat jaetaan yhdistyksille vuokrattavien tilojen pistetytysmallia apuna käyttäen.
Nyt on ensimmäisen vapaiden tilojen hakukierroksen aika. Sekä varasto- että kerhotiloja haetaan sähköisellä hakulomakkeella:
Varastotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/varastotilan-hakulomake-yhdistyksille/
Kerhotilat: https://lomake.ayy.fi/hallinto/kerhotilan-hakulomake-yhdistyksille/
Nyt haettavana olevat tilat ja niiden pinta-alat ovat tarkasteltavissa hakulomakkeiden täyttämisen yhteydessä.
Haun aikataulu on seuraava:
Hakulomake on auki pe 19.9. klo 12.00 – pe 17.10. klo 12.00 välisen ajan.
AYY:n tilatoimikunta käsittelee saapuneet hakemukset viikolla 43. AYY:n hallitus päättää tilojen myöntämisestä yhdistyksille tilatoimikunnan esityksestä viikolla 44.
Sopimukset tiloista pyritään tekemään 1.11.2014 alkaen. Vuokrasopimukset ovat voimassa toistaiseksi, ellei toisin sovita.
HUOM! Vain edellä mainituilla lomakkeilla saapuneet hakemukset huomioidaan. Aiemmin sähköpostilla lähetettyjä tilatiedusteluita tai myöhästyneitä hakemuksia ei huomioida.
Lisätietoja: Johanna Pietiläinen, etunimi.sukunimi (a) ayy.fi, 050 520 9434
2. KAMPUSKARKELOT 28.-29.10.
AYY:n ja Aavan kampuskarkelot järjestetään tänä vuonna ti 28.10. Töölössä ja ke 29.10. Otaniemessä. Kampuskarkeloissa voitte esitellä yhdistyksenne toimintaa uusille opiskelijoille, myydä haalarimerkkejä ja tehdä uusia tuttavuuksia. Yhdistyksenne voi osallistua yhteen tai useampaan päivään.
Päivällä ständit ovat pystyssä klo 10-14. Ständillenne saatte käyttöön pöydän ja tuolin, muut materiaalit yhdistykset tuovat itse paikalle. Ilmoittautuminen on nyt auki osoitteessa
https://lomake.ayy.fi/aava/kampuskarkelot-28-29-10-2014/.
Lisätietokyselyt voi osoittaa Aavalle (aava@list.ayy.fi).
Voitte myös halutessanne järjestää iltatapahtuman omissa tiloissanne, jonka ideana on, että voitte kutsua uusia jäseniä tutustumaan toimintaanne. Tarkoituksena ei ole pitää tiloissa Otasuunnistuksen tyylisiä “rasteja”, vaan enemmän sellaista toimintaa, jota yhdistyksenne yleensä tekee, ja johon kiinnostuneiden ihmisten olisi helppo tutustua. Kertokaa ilmoittautumislomakkeessa mahdollinen tapahtumaideanne niin lisäämme sen tapahtumaeventtiin.
Karkeloiden aikataulu:
Ti 28.10. 10-14 Karkeloiden 1. päivä Töölössä
Ke 29.10. 10-14 Karkeloiden 2. päivä Otaniemessä
3. MUISTUTUKSIA KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN JA TILA-JÄRJESTELMÄN KÄYTÖSTÄ
Syksyn alussa on ollut hieman hämminkejä tilavarausten kanssa, joten ohessa muutama muistutus tilojen varaukseen ja käyttöön liittyen:
- Mikäli varaat tilaa yhdistyksellesi, tee varaus TILA-järjestelmässä (tila.ayy.fi) aina kyseisen ryhmän nimellä, ei omalla nimellänne. Esimerkiksi siis saamallanne yhdistyksen tai killan tunnuksella.
- Mikäli henkilö on tehnyt varauksen omalle nimelleen, myös lasku tulee hänen nimellään. Laskutustietojen muuttaminen tuo lisätyötä palvelupisteelle, josta voidaan jatkossa erikseen laskuttaa.
- Muistakaa aina peruuttaa varauksenne, jos ette käytä sitä, vaikka tilavaraus olisi ilmainen. Tämä siksi, että viime hetken tilakyselyitä on yllättävän paljon. Vapauttakaa siis tilat muiden käyttöön, jos ette tarvitse niitä.
- Jatkossa kuluvalle viikolle ei voi enää tehdä saunavarauksia, joissa sauna olisi lämmin. Turhat lämmityskerrat pyritään minimoimaan, ja tulevat lämmitykset ilmoitetaan nykykäytännön mukaan huoltoyhtiölle kerran viikossa.
- Muistakaa palauttaa avaimet tilan käytön jälkeen seuraavana päivänä klo 12 mennessä Otaniemen palvelupisteeseen! Palautusta tulee helpottamaan Kedon alakerran ovelle pian ilmestyvä lukittava, avaimille tarkoitettu palautuslaatikko.
Lisätietoja: hallintopäällikkö Johanna Pietiläinen, etunimi.sukunimi (a) ayy.fi, 050 520 9434
4. EHDOTA TEEKKARI H.C.-ARVONIMIÄ JA TEEKKARILAKIN KÄYTTÖOIKEUKSIA KUNNIANOSOITUKSENA
Teekkari H.C. –arvonimiä ja Teekkarilakin käyttöoikeuksia kunnianosoituksena on jälleen mahdollista ehdottaa myönnettäväksi pitkäaikaisesti ja ansiokkaasti opiskelijoiden hyväksi työskennelleille henkilöille. Huomionosoitukset jaetaan Teekkariperinnejuhlassa 7.11. Molemmat ovat TKY:n ajoilta periytyviä, nykyisin Pyöreän tornin kilta ry:n (PTK) ja Teekkarijaoston huomassa olevia huomion-/kunnianosoituksia.
Arvonimiä voi ehdottaa yhdistyksenä tai yksityishenkilönä.
Tarkemmat kuvaukset huomionosoituksista sekä ne jo saaneet löytyvät täältä: http://ptk.ayy.fi/vastuut/
Ehdotusten DL on 20.10.2014 klo 23.59 ja ne jätetään lomakkeella: https://lomake.ayy.fi/ptk/ehdota-kunnianosoituksia/
5. HALUATKO JÄRJESTÄÄ TAPAHTUMASI EKOLOGISEMMIN? TSEKKAA ”SIISTI TAPAHTUMA” –OPAS
AYY:n keskustoimistolle on saapunut kasa ”Siisti tapahtuma! Ympäristöopas järjestäjille” –vihkosia. Oppaista löytyy erinomaisia ohjeita tapahtumanjärjestämiseen niin, että kuormitus ympäristölle on mahdollisimman pieni vaarantamatta kuitenkaan tapahtuman onnistumista tai aiheuttamatta järjestäjille valtavaa vaivaa. Oppaassa käsitellään muun muassa liikennettä, tarjoiluja, jätteitä ja materiaalien käyttöä. Oppaita on saatavilta AYY:n Otaniemen palvelupisteeltä ja niitä on jaettu myös yhdistysten lötteröihin. Hae omasi!
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).