AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset keväälle ja kesälle 2014 ovat taas tulossa.

Kähmittävä ajanjakso on ma 13.1.2014- su 17.8.2014.

Täyttöajat ovat seuraavat:

1)  AYY:n sisäisten varausaika 11.-28.11.2013. Täyttöaika päättyy to 28.11.2013 klo 08.00.

2)   Erityisasemayhdistykset 2.-9.12.2013. Täyttöaika päättyy ma 9.12.2013 klo 08.00.
Kähmyt ma 9.12.2013 klo 18.00 alkaen uudella keskustoimistolla osoitteessa Otakaari 11 (Iso neuvotteluhuone, 2. kerros)

3) Muut yhdistykset 10.-15.12.2013. Täyttöaika päättyy su 15.12.2013 klo 08.00.
Kähmyt ke 18.12.2013 klo 17.00 päärakennuksella Otaniemessä (sali M232)

Huomioithan, että erityisasemayhdistysten ja kiltojen edustajien on oltava paikalla myös toisissa kähmyissä varauksen säilyttääkseen!

AYY:n sisäisten varausten jälkeen tilojen varaustilanteen voi katsoa täältä. Vältä siis päällekäisyyksiä näiden varausten kanssa.

Edellisten lisäksi erityisaseman yhdistysten ja kiltojen tekemät ennakkovaraukset näkyvät täällä.

HUOM!

Kaikki tähän mennessä tehdyt varaukset näkyvät täällä. Tiedostossa punaisella olevissa soluissa on päällekkäisyyksiä, jotka katsotaan keskiviikon tilakähmyissä.

Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Tiloja käyttävät AYY-toimijoiden lisäksi muun muassa killat, muut erityisaseman yhdistykset ja muut yhdistykset, joiden tilantarve on suuri. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:

• PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai. Vältä siis sitsejä maanantaisin!
• RWBK:lla on treenit Smökissä joka tiistai klo 19-21, vältä siis sitsejä tiistaisinkin, vaikka Retuperä yleensä joustaakin kivasti.
• ORC on Peli- ja sitsitilassa joka viikon ti ja pe 17-23
• Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
• PK:lla ja Teekkarispeksillä on treenit Kylän olohuoneessa maanantaisin ja tiistaisin (PK:lla päivisin, Teekkarispeksillä iltaisin), joten vältä varauksia olohoneeseen noina päivinä.

Huomioithan, että Smökin kesäviikonloppujen hintoja sekä varauskäytäntöjä on muutettu. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kesäviikonloput (pe-su) välillä 1.6.-31.8. ovat kaikkien varattavissa ja tilan ensimmäisenä varannut saa tilan pitää. Näin ollen jo olemassa olevat varaukset ovat alustavasti 7.-8.6.2013 (yksityinen varaus), 25.-27.7. (Ropecon), 22.8. (Puumekanistikerho ry).

Smökin kesäviikonloppujen vuokrahinnat ovat:
AYY:n jäsenet 900 € / vrk, ulkopuoliset 1 200 € / vrk. AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluvilla yhdistyksillä ei ole Smökin kesäviikonlopuille etuajo-oikeutta, vaan seuraavan kesän viikonloput tulevat kaikille varattaviksi vuosittain 1.9. alkaen. Kesäviikonloppuisin keittiön käyttöä ja yökäyttölupaa koskevat hinnat ovat samat kuin muulloinkin.

Huomatkaa myös, että Yhdistystila (JMT1B) ja Dernecon (JMT5B) ovat remonttien vuoksi poissa käytöstä toistaiseksi, joten kumpikaan ei ole näissä kähmyissä lainkaan varattavissa. Tilat tulevat remontin valmistuttua suoraan palvelupisteeltä varattavaksi kulkematta tilakähmyjen kautta.

Ohjeet lomakkeen täyttöön:

1) Mieti ensin paperille kaikki toimikuntasi tilatarpeet ensi keväälle (muodossa tila, päivämäärä, tarvitsetko pakua).

2) Avaa lomake osoitteessa http://yhdistykset.ayy.fi/tilakahmyt/ ja täytä yhteystietosi etusivulle. Laskutusosoitteeksi ei tarvitse laittaa mitään. Valitse alasvetovalikosta kohtaan ”yhdistys” oma toimikuntasi tms. Jos sopivaa ei löydy, laita joku muu läheltä liippaava ja kirjoita lisätietoihin tarkennus. ”Hallituksen sähköpostiosoite” -kohtaan laita oma sähköpostiosoitteesi. Tarkista tiedot ja paina ”JATKA”.

3) Seuraavassa näkymässä voit varata kerralla kaikki kevään tilatarpeesi PÄIVÄ KERRALLAAN. Täytä päivämäärä ja kellonaika lomakkeen yläreunassa olevien ohjeiden mukaan ja valitse 1-5 tilaa, joita tarvitset sinä päivänä ja kellonaikana. Jos tarvitset jonakin päivänä enemmän kuin viittä tilaa per päivä, voit varata ne useassa viiden setissä. Jos on ongelmia, lue ohjeet vielä kerran ja kysy sitten allekirjoittaneelta.

4) Kun yhden päivän varaukset ovat valmiit, paina ”LISÄÄ”, ja varauksesi ilmestyvät sivun alareunaan. Tarkista varauksen tiedot ja poista väärin mennyt varaus tarvittaessa (ruksi ruutuun ja klikkaa ”POISTA”). Tee uudelleen kohta 3) jokaista päivää kohden, jolloin haluat jotain varata. Pyritään siihen, että varaukset ovat kerralla ok, eikä niitä tarvitse muutella jälkikäteen paljoa.

5) Kun kaikki sektorin varaukset ovat valmiit, klikkaa ”LÄHETÄ TIEDOT”. Saat vielä varmistusviestin varauksistasi siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka täytit ensimmäisellä sivulla. Jos siinä ilmenee ongelmia, lähetä viesti minulle.

6) Onnea, olet nyt ilmoittanut kaikki yhdistyksesi tilatarpeet tietokantaan!

7) Varmistuneet ensi kevään ennakkovaraukset ovat nähtävillä AYY:n sivuilla viimeistään 12.1.2014. (Huom. aiemmin ilmoitettua myöhäisempi ajankohta.) Tämän jälkeen varauksia voi tehdä normaaliin tapaan Otaniemen palvelupisteen kautta.

Epäselvissä tilanteissa voit olla yhteydessä hallintopäällikkö Johanna Pietiläiseen (johanna.pietilainen@ayy.fi, 050-520 9434).

Edustajisto päätti kokouksessaan 4/2013 lopettaa AYY:n kulttuuriareenan toiminnan. Tämän päätöksen johdosta ylioppilaskunnalle on jäänyt Aatteen videokalustoa varastoon odottamaan uusia käyttäjiä.

Koska AYY:llä ei enää itsellään ole resursseja vastaavanlaisen toiminnan pyörittämiseen, toivoisimme yhdistyksistä löytyvän innostusta ja osaamista arvokkaiden laitteiden käyttämiseksi. Jos juuri teidän yhdistyksellä on tarvetta tai kiinnostusta kaluston uudelleen hyödyntämiseen, nyt on siihen tilaisuus.

Kalustoa tai osaa kalustosta voi hakea AYY:n yhdistykselle 14.10.2013 – 24.10.2013 välisenä aikana sähköpostitse henna.hietanen@ayy.fi.

Hakemus on vapaamuotoinen, mutta siinä tulee käydä selvästi ilmi ainakin seuraavat asiat:

• Yhdistys joka hakee kalustoa
• Miksi ja mihin kalustoa tarvitaan
•  Mikä on kaluston kokonaismerkitys yhdistyksen toiminnan kannalta
• Löytyykö yhdistyksestä ennestään kokemusta vastaavan kaluston käytöstä ja/tai huoltamisesta

Tämän lisäksi eduksi katsotaan ideat, joiden avulla yhdistys voisi hyödyntää kalustoa koko yhteisön hyväksi. Luovutetun kaluston omistajuus säilyy AYY:llä, mutta yhdistyksellä on täysi määräys- ja käyttöoikeus kalustoon luovutussopimuksen puitteissa. Lisäksi kaluston vastaanottava yhdistys on velvollinen pitämään huolta ja kirjaa kalustosta.

Lopullisesta kaluston luovutuksesta ja luovutuksen yksityiskohdista päättää AYY:n hallitus määräajassa saapuneiden hakemusten perusteella. Kaikille hakemuksen lähettäneille yhdistyksille ilmoitetaan henkilökohtaisesti AYY:n hallituksen päätöksestä 8.11.2013 mennessä.

Hakemukseen kannattaa panostaa!

Kaupunkiviljelyalue Ossinlammelle valmistuu syyskuussa 2013. Lämppärillä 30.5.13 pidetyssä kick-off-tilaisuudessa lyötiin alkutahdit alueen toiminnalle ja Otaniemen kaupunkiviljely-yhdistykselle. Tilaisuudessa esitellyt materiaalit ovat nyt nähtävillä Insidessa omalla sivullaan (https://inside.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=28614484). Kaupunkiviljely-sivulle kuvataan hankkeen vaiheita jatkossakin.

Mikäli yhdistyksenne on kiinnostunut viljelypalstasta, sen voi varmistaa lähtemällä viljely-yhdistyksen hallitukseen. Kiinnostuneet voivat lähettää pikimmiten sähköpostia teemu.halme(at)ayy.fi ja meri.loyttyniemi(at)aalto.fi. Kuusi henkilöä ilmoitti kiinnostuksesta 30.5. tilaisuudessa joten vielä muutama paikka löytyy; hallituksen maksimikoko on 11.

Mikäli olette kiinnostuneita saamaan tulevaisuudessa tietoa hankkeen etenemisestä tai muista aiheeseen liittyvistä asioista, garden-sähköpostilistalle voi liittyä täällä: https://list.ayy.fi/mailman/listinfo/garden.