Tilojen vuokraaminen


Kategoriat

13.1.2017

Yhdistystiedote viikolle 3/2017

Apurahat yhdistyksille, IT-palvelut, Koulutus ja kurssit, Säännöt ja velvollisuudet, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote, Yhteystiedot Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 3/2017.

Mukavaa alkanutta vuotta kaikille! Tämä on vuoden ensimmäinen yhdistystiedote.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

16.1.: AYY’s Association Training in English, sign up https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-jan-2017/
28.2.: Laskiaisrieha: http://laskiaisrieha.fi/
8.9.: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. AYY:n järjestösektori vuonna 2017
  2. AYY:n löytötavarakäytännöt ovat muuttuneet
  3. AYY’s association training in English on January 16th
  4. TTER:n vuoden 2017 ensimmäinen hakukierros on avattu!
  5. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä
  6. AYY:n yhdistyskoulutuksen esitykset netissä
  7. Yhdistyksesi mukaan Laskiaisriehaan 28.2.
  1. AYY:n järjestösektori vuonna 2017

Vuonna 2017 AYY;n järjestöasioista vastaava hallituksen jäsen on Ville Myllylä. Järjestöasioiden lisäksi Myllylän vastuualueita hallituksessa ovat tilat ja neuvosto. Viestintä- ja järjestöasiantuntijana jatkaa Ahto Harmo. Järjestösektorin yhteysosoite on jatkossakin jarjestoasiat ät ayy.fi ja tila-asioiden yhteysosoite on tilat ät ayy.fi. Tietotekniikan tavoittaa osoitteesta tietotekniikka ät ayy.fi.

 

  1. AYY:n löytötavarakäytännöt ovat muuttuneet

AYY:lle on voinut tähän asti tuoda AYY:n kertavuokrattavista tiloista tai kampuksen alueelta muutoin löytyneitä tavaroita vaatteista ja repuista arvotavaroihin. Löytötavarapalvelu on resurssien puutteen takia päättynyt vuoden 2016 lopussa, eikä löytötavaroita oteta enää AYY:n toimistolla vastaan.

Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa AYY:n tiloista tai kampukselta löytyvien vaatteiden ja reppujen toimittaminen löytötavaratoimistoihin tai omistajilleen jää tapahtumanjärjestäjien vastuulle. AYY:n palvelupisteelle voi jatkossa tuoda ainoastaan puhelimia, lompakoita, avaimia ja silmälaseja. Löytyneet matkakortit tulee palauttaa joko HSL:n palvelupisteille tai antaa bussikuskeille, jotka toimittavat ne edelleen HSL:lle.

 

  1. AYY’s association training in English on January 16th

AYY’s association training in English will be held on 16th of January from 4 pm to 7 pm at AYY’s office (Otakaari 11, Espoo (upstairs)).

The training will include communications and the basics for association work, but you can also wish for specific topics.

The target group is English speaking association actives and the space is limited (approx. 20 persons), so please attend only if you are in the target group. Max. 4 persons per association.

If there are more than four persons in your association’s actives that are in the target group and they wish to participate, please contact the organizational affairs specialist Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi).

You can sign up here: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ayys-association-training-in-english-jan-2017/.

Sign up closes on Monday 16th of Jan at 8 am.

 

  1. TTER:n vuoden 2017 ensimmäinen hakukierros on avattu!

TTER:n vuoden 2017 ensimmäinen hakukierros on avattu! Rahasto voi myöntää avustuksia kaikille AYY:n jäsenille ja sen yhteydessä toimiville yhteisöille. TTER tukee toimintaa, joka tavoittelee tähtiä, saa muut innostumaan mukaan, kuuluu ja näkyy.

Avustusta voi hakea kahdella tapaa: noin kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten kautta sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuvassa haussa voit hakea korkeintaan 2000€ suuruisia avustuksia, kun taas varsinaisilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu.

Vuoden 2017 ensimmäisen kierroksen hakuaika päättyy sunnuntaina 22.1.2017 klo 23.59. Ohjeet hakemuksen ja siihen lisättävien liitteiden tekemiseen löytyvät rahaston nettisivuilta http://tter.ayy.fi/. Avustusta haetaan nettilomakkeella, joka löytyy osoitteesta: https://lomake.ayy.fi/tter/hakulomake/

Kevään 2017 kaikkien hakukierrosten hakuajat ja muita lisätietoja löydät TTER:n nettisivuilta osoitteesta http://tter.ayy.fi/. Tsekkaa myös facebook-sivut osoitteessa www.facebook.com/tterahasto.

 

  1. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä

AYY:n yhdistysten postilötterö pullistelee täysinäisenä. Tule siis hakemaan yhdistyksesi postit, jotta seuraavakin jako mahtuu oikeisiin lokeroihin!

 

  1. AYY:n yhdistyskoulutuksen esitykset netissä

Suomen kielisen yhdistyskoulutuksen esitykset löytyvät nyt suurimmilta osin AYY:n nettisivuilta osoitteesta /yhdistykset/palvelut/koulutus-ja-kurssit/yhdistyskoulutus/.

Osa esityksistä puuttuu vielä, mutta kaikki esitykset lisätään mahdollisimman pian sivuille.

 

  1. Yhdistyksesi mukaan Laskiaisriehaan 28.2.

Laskiaisrieha 2017 järjestetään perinteisesti laskiaistiistaina 28.2.2017 Helsingin Kaivopuistossa. Luvassa on menoa ja meininkiä, musiikkia, kisoja sekä tietysti legendaarinen Akateeminen mäenlaskukilpailu! Lisätietoja tapahtumasta facebookista ja osoitteesta http://laskiaisrieha.fi!

Vapaateekkarit toivottavat yhdistykset tervetulleeksi tuomaan oman telttansa, bailuvehkeensä, grillinsä ja muut kreisit asiat Ullanlinnanmäelle ja jakamaan talviriemua koko yleisölle! Ilmoitattehan yhdistyksenne saapumisesta osoitteeseen info ät laskiaisrieha.fi vähintään viikkoa ennen tapahtumaa, jotta osaamme varautua tapahtuma-alueella saapumiseenne.

HUOM! Ullanlinnanmäen nurmialueille EI saa siirtää pyörällisiä ajoneuvoja/vaunuja tms. eikä nurmikkoon saa kiinnittää rakenteita tai lyödä esimerkiksi kiiloja.

Lisätietoja tapahtumasta facebookista ja osoitteesta http://laskiaisrieha.fi!

Nähdään Ulliksella!

Ilkka Särkiö
Laskiaisriehan tiedotusvastaava
0442816080
info ät laskiaisrieha.fi
Vapaateekkarit

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet ät ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo ät ayy.fi, puh: 050 520 9442).

16.12.2016

Yhdistystiedote viikolle 51/2016

Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 51/2016.

Kiitos kuluneesta vuodesta!

Tämä on vuoden viimeinen yhdistystiedote. Tammikuun ensimmäinen yhdistystiedote ilmestyy 13.1.2017.

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika
16.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. Haussa yhdistyksiä testaamaan AYY:n uutta yhdistysilmoitusjärjestelmää – ilmoittaudu mukaan!
  2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset jatkuvat – tsekkaa kähmytilaisuuksien aikataulut!
  3. Save the date: AYY’s association training in English 16th of Jan 2017
  4. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat
  5. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä

 

  1. Haussa yhdistyksiä testaamaan AYY:n uutta yhdistysilmoitusjärjestelmää – ilmoittaudu mukaan!

AYY:n yhdistysilmoitusjärjestelmä TAHLO uudistuu alkuvuodesta. Uusi järjestelmä on tarkoitus saada käyttöön seuraavalle toiminta-avustusten haku- ja yhdistysilmoituskierrokselle maaliskuussa 2017. Toivoisimmekin, että saisimme myös yhdistyksistä testaajia alkuvuodesta 2017. Paikkana on AYY:n keskustoimisto (Otakaari 11, Espoo). Mikäli yhdistyksestäsi löytyy kiinnostusta testata järjestelmää, laittakaa sähköpostia AYY:n järjestösektorille (jarjestoasiat@ayy.fi). Lisätietoja voi kysyä samasta osoitteesta.

 

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkoivat 1.12.2016

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 1.12.2016. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 9.1. – su 13.8.2017.

 Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 7. – 30.11.2016. Täyttöaika päättyy ke 30.11.2016 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 1.12.–12.12.2016. Täyttöaika alkaa to 1.12. klo 12.00 ja päättyy ma 12.12. klo 14.00. Kähmyt ma 12.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–19.12.2016. Täyttöaika alkaa tiistaina 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 19.12.2016 klo 14.00. Kähmyt ma 19.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Tilojen hinnat vuodelle 2017 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli torstain 24.11. jälkeen.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).

 

  1. Save the date: AYY’s association training in English 16th of Jan 2017

AYY’s association training in English will be held on Jan 16th 2017 from 4 pm – 7 pm. Sign up and detailed contents of the training will be released later on so stay tuned!

 

  1. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat

AYY:lle on voinut tähän asti tuoda AYY:n kertavuokrattavista tiloista tai kampuksen alueelta muutoin löytyneitä tavaroita vaatteista ja repuista arvotavaroihin. Löytötavarapalvelu tulee resurssien puutteen takia päättymään tämän vuoden lopussa, eikä niitä oteta enää AYY:n toimistolla vastaan.

Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa AYY:n tiloista tai kampukselta löytyvien vaatteiden ja reppujen toimittaminen löytötavaratoimistoihin tai omistajilleen jää tapahtumanjärjestäjien vastuulle. AYY:n palvelupisteelle voi jatkossa tuoda ainoastaan puhelimia, lompakoita, avaimia ja silmälaseja. Löytyneet matkakortit tulee palauttaa joko HSL:n palvelupisteille tai antaa bussikuskeille, jotka toimittavat ne edelleen HSL:lle.

Marras-joulukuun aikana on siis viimeiset hetket tulla etsimään kadonneita tavaroitasi. Joulukuun lopussa kaikki olemassa olevat löytötavarat viedään AYY:n varastoista kierrätykseen tai jätteenkeräykseen.

 

  1. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä

AYY:n yhdistysten postilötterö pullistelee täysinäisenä. Tule siis hakemaan yhdistyksesi postit, jotta seuraavakin jako mahtuu oikeisiin lokeroihin! 

 

9.12.2016

Yhdistystiedote viikolle 50/2016

Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 50/2016

HUOM! Ylioppilaskunnalle on valiteltu Aallon opiskelijoiden huonosta ja muita matkustajia häirinneestä käyttäytymisestä risteilylaivalla. Toivommekin, että kaikki järjestöjen ekskursioita ja muita tapahtumia järjestävät aktiivit ja tapahtumiin osallistuvat muistaisivat aina juhlahumussakin käyttäytyä asiallisesti ja kunnioittaa muita. Kannattaa muistaa, että oma huono käytös leimaa helposti suuremman ryhmän.

Yhdistystiedote ilmestyy tänä vuonna vielä kerran. Tammikuun ensimmäinen yhdistystiedote ilmestyy 13.1.2017.

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

1.12.–12.12.: Erityisasemayhdistyksien tilakähmyjen varausaika
13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika
16.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset jatkuvat – tsekkaa kähmytilaisuuksien aikataulut!
  2. Save the date: AYY’s association training in English 16th of Jan 2017
  3. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä

 

1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkoivat 1.12.2016

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 1.12.2016. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 9.1. – su 13.8.2017.

 Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 7. – 30.11.2016. Täyttöaika päättyy ke 30.11.2016 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 1.12.–12.12.2016. Täyttöaika alkaa to 1.12. klo 12.00 ja päättyy ma 12.12. klo 14.00. Kähmyt ma 12.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–19.12.2016. Täyttöaika alkaa tiistaina 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 19.12.2016 klo 14.00. Kähmyt ma 19.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Tilojen hinnat vuodelle 2017 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli torstain 24.11. jälkeen.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).

 

  1. Save the date: AYY’s association training in English 16th of Jan 2017

AYY’s association training in English will be held on Jan 16th 2017 from 4 pm – 7 pm. Sign up and detailed contents of the training will be released later on so stay tuned!

 

  1. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä

AYY:n yhdistysten postilötterö pullistelee täysinäisenä. Tule siis hakemaan yhdistyksesi postit, jotta seuraavakin jako mahtuu oikeisiin lokeroihin!

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

2.12.2016

Yhdistystiedote viikolle 49/2016

Koulutus ja kurssit, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 49/2016

Yhdistyskoulutukseen on aikaa ilmoittautua vielä ensi viikon maanantai aamuun klo 7.00 asti! https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
5.12.: DL ilmoittautumiselle yhdistyskoulutukseen: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/
8.12.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory
1.12.–12.12.: Erityisasemayhdistyksien tilakähmyjen varausaika
13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika
9.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautumisen DL ma 5.12. klo 7.00!
  2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset jatkuvat – tsekkaa kähmytilaisuuksien aikataulut!
  3. Save the date: Lukuvuoden avajaiset perjantaina 8.9.2017
  4. Tervetuloa Dominanten joulukonserttiin! Yhdistyksille ryhmäalennus!
  5. Myy Dominanten joululevyjä ja tienaa rahaa yhdistyksellesi!

 

  1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautumisen DL ma 5.12. klo 7.00!

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.

Koulutuksen ohjelma koostuu yhteisestä osuudesta, jossa paneudutaan kaikkia yhdistystoimijoita koskettaviin asioihin, ja kahdesta ryhmäosuudesta, jotka osallistujat voivat valita useammasta vaihtoehdosta tarpeidensa mukaan. Ryhmiä on taloudenhoidosta, yhdistyksen oikeus- ja sääntöasioista, viestinnästä, varainhankinnasta ja yrityssuhteista, edunvalvonnasta sekä johtamisesta ja tiimityöskentelystä.

Koulutuksen koostamisessa käytetään koulutustarvekyselyn vastauksia, mistä kiitos kaikille vastanneille.

Ilmoittaudu osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/  DL 5.12. klo 7.00.

Facebookissa: https://www.facebook.com/events/713403078812831/


  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkoivat 1.12.2016

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 1.12.2016. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 9.1. – su 13.8.2017.

 Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 7. – 30.11.2016. Täyttöaika päättyy ke 30.11.2016 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 1.12.–12.12.2016. Täyttöaika alkaa to 1.12. klo 12.00 ja päättyy ma 12.12. klo 14.00. Kähmyt ma 12.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–19.12.2016. Täyttöaika alkaa tiistaina 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 19.12.2016 klo 14.00. Kähmyt ma 19.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Tilojen hinnat vuodelle 2017 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli torstain 24.11. jälkeen.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).

 

  1. Save the date: Lukuvuoden avajaiset perjantaina 8.9.2017

Aalto on päättänyt, että seuraavat lukuvuoden avajaiset järjestetään yhdessä Dipolin avajaisten kanssa perjantaina 8.9.2017. Aalto Partyjen ja Afterpartyjen suunnitelmat ja aikataulut tarkentuvat piakkoin!


  1. Tervetuloa Dominanten joulukonserttiin! Yhdistyksille ryhmäalennus!

Lämpimästi tervetuloa Dominanten JOULUN TÄHDEN – Dominanten perinteiseen joulukonserttiin. Dominanten perinteiset joulukonsertit auttavat heittämään sivuun arkihuolet ja vastaanottamaan joulun valkeuden! Tänä vuonna Dominante järjestää kolme joulukonserttia, jotka ovat:

– Maanantaina 19.12.2016 klo 19 Tapiolan kirkossa
– Tiistaina 20.12.2016 klo 19 Paavalinkirkossa
– Keskiviikkona 21.12.2016 klo 19 Helsingin tuomiokirkossa

Liput maksavat normaalisti 25/15e. Halvempi kategoria koskee opiskelijoita, työttömiä, varusmiehiä ja lapsia (alle 18v.). Yhdistyksellenne tarjoamme lippuja seuraavasti:

10-20 lippua hintaan 22,50/13,50 € / kpl

20 kpl ylittävät liput 20/12 € / kpl

30 kpl ylittävät liput 17,50/9,50 € / kpl

40 kpl ylittävät liput 15/8 € / kpl

Kokonaishinta määräytyy siis seuraavan esimerkin mukaisesti:

esim. 33 tilattua lippua:

20 kpl lippuja hintaan 22,50/13,50 € / kpl

10 kpl lippuja hintaan 20/12 € / kpl

3 kpl lippuja hintaan 17,50/9,50 € / kpl

Lippujen maksaminen tapahtuu laskulla ja lopullinen hinta ryhmätilauksissa (min 10 lippua) määräytyy tilausmäärän mukaan. Voitte määrittää jäsenillenne halutessanne oman hinnan ja tukea kulttuurielämystä haluamallanne summalla. Toimitamme liput haluamaanne osoitteeseen tai vaihtoehtoisesti voitte toimittaa myös nimilistan konsertin ovelle, jolloin osallistujat pääsevät nimellä sisään konserttiin.

Kysy lisää aleksi.tiira@gmail.com sekä lotta.lundell@aalto.fi!

 

  1. Myy Dominanten joululevyjä ja tienaa rahaa yhdistyksellesi!

Dominanten jouluksi 2013 julkaistu joululevy ”Joulun tähden” virittää joulutunnelmaan isot ja pienetkin kuulijat. Levyllä soivat suomalaisille rakkaat perinteiset joululaulut ja mausteena on muutamia uudempia sävellyksiä. Kuoroa johtaa Suomen paras kuoro -ohjelmastakin tuttu Seppo Murto. Näytteitä levyltä löydätte Dominanten www-sivuilta:

Paimenhuilun joululaulu: http://www.dominante.fi/audio/mp3/Paimenhuilun_joululaulu.mp3
Kolmen kuninkaan marssi: http://www.dominante.fi/audio/mp3/Kuninkaiden_marssi.mp3
Jouluhymni: http://www.dominante.fi/audio/mp3/Jouluhymni.mp3

Tarjoamme mahdollisuuden tukea toimintaanne myymällä joululevyjämme. Levyt maksavat 20 euroa kappaleelta, ja myymistänne levyistä saatte omaan toimintaanne 6-10 euroa levyltä. Myymättömät levyt voitte palauttaa Dominantelle kuluitta. Kysymykset ja levyjen tilauspyynnöt voi toimittaa osoitteeseen lotta.lundell@aalto.fi.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

25.11.2016

Yhdistystiedote viikolle 48/2016

Koulutus ja kurssit, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 48/2016

Huomaattehan, että kertavuokrattavien tilojen ennakkovarauskierros erityisasemayhdistyksille on auki! Muille ensimmäisen luettelon yhdistyksille varausmahdollisuus aukeaa 13.12. (Katso kohta 2.) Laittakaa myös jo nyt kalentereihinne lukuvuoden avajaispäivä 8.9.2017. Aalto Partyjen ja Afterpartyjen suunnitelmat ja aikataulut tarkentuvat piakkoin. (Katso kohta 4.)

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

8.12.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/
1.12.–12.12.: Erityisasemayhdistyksien tilakähmyjen varausaika
13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika
9.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Lukuvuoden avajaiset

Tiedotteen sisältö

  1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautuminen avattu!
  2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkoivat 1.12.2016
  3. Itsenäisyyspäivän soihtukulkue
  4. Save the date: Lukuvuoden avajaiset perjantaina 8.9.2017
  5. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat

 

  1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautuminen avattu!

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.

Koulutuksen ohjelma koostuu yhteisestä osuudesta, jossa paneudutaan kaikkia yhdistystoimijoita koskettaviin asioihin, ja kahdesta ryhmäosuudesta, jotka osallistujat voivat valita useammasta vaihtoehdosta tarpeidensa mukaan. Ryhmiä on taloudenhoidosta, yhdistyksen oikeus- ja sääntöasioista, viestinnästä, varainhankinnasta ja yrityssuhteista, edunvalvonnasta sekä johtamisesta ja tiimityöskentelystä.

Koulutuksen koostamisessa käytetään koulutustarvekyselyn vastauksia, mistä kiitos kaikille vastanneille.

Ilmoittaudu osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/
Facebookissa: https://www.facebook.com/events/713403078812831/

 

  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkoivat 1.12.2016

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 1.12.2016. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 9.1. – su 13.8.2017.

 Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 7. – 30.11.2016. Täyttöaika päättyy ke 30.11.2016 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 1.12.–12.12.2016. Täyttöaika alkaa to 1.12. klo 12.00 ja päättyy ma 12.12. klo 14.00. Kähmyt ma 12.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–19.12.2016. Täyttöaika alkaa tiistaina 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 19.12.2016 klo 14.00. Kähmyt ma 19.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Tilojen hinnat vuodelle 2017 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli torstain 24.11. jälkeen.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).

  1. Itsenäisyyspäivän soihtukulkue

Pääkaupunkiseudun ylioppilaat juhlistavat 6.12. perinteisesti Suomen itsenäisyyspäivää yhteisellä soihtukulkueella. Kaikki ovat tervetulleita mukaan kulkueeseen, soihdut tarjotaan tapahtuman puolesta kulkueen lähdöstä. Yhdistykset voivat osallistua kulkueeseen oman lippunsa kanssa.

Tapahtuman ohjeet ja aikataulut löytyvät osoitteesta http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/fi/.

Aikataulu tullaan päivittämään mahdollisimman pian.

AYY tarjoaa perinteisesti toimijoilleen seuraavat palvelut:

Lipputaksi:

Yhdistyksen lippu on toimitettava palvelupisteelle (Otakaari 11) perjantaina 2.12.2015 kello 16.00 mennessä JA kirjattava kuljetuslistaan. Pidä huoli, että kirjaat lipun listaan, vain siinä olevat liput osataan ottaa mukaan. Liput palautuvat samaan paikkaan, josta ne tulisi noutaa perjantaihin 9.12. mennessä.

Kantovyöt ja Suomen väreissä olevat airutnauhat:

Ylioppilaskunnalla on lainata rajattu määrä lippujen kantovöitä sekä kaikille lipuille sopivia sinivalkoisia airutnauhoja. Varaukset nopeusjärjestyksessä arkisto@ayy.fi, tarvikkeet löytyvät tapahtumapäivänä lippujen luota järjestäytymispaikalta.

Lipunkantajat ja airuet voivat kulkueen ajaksi jättää laukkunsa turvallisesti operaatioautoon, joka kulkee Senaatintorille. Jättäessänne lippunne paluukuljetukseen, saatte tallessa olleet tavaranne takaisin. Lipunkantajilla ja airuilla ei tule olla tehtävissään laukkuja.

 

  1. Save the date: Lukuvuoden avajaiset perjantaina 8.9.2017

Aalto on päättänyt, että seuraavat lukuvuoden avajaiset järjestetään yhdessä Dipolin avajaisten kanssa perjantaina 8.9.2017. Aalto Partyjen ja Afterpartyjen suunnitelmat ja aikataulut tarkentuvat piakkoin!

 

  1. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat

AYY:lle on voinut tähän asti tuoda AYY:n kertavuokrattavista tiloista tai kampuksen alueelta muutoin löytyneitä tavaroita vaatteista ja repuista arvotavaroihin. Löytötavarapalvelu tulee resurssien puutteen takia päättymään tämän vuoden lopussa, eikä niitä oteta enää AYY:n toimistolla vastaan.

Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa AYY:n tiloista tai kampukselta löytyvien vaatteiden ja reppujen toimittaminen löytötavaratoimistoihin tai omistajilleen jää tapahtumanjärjestäjien vastuulle. AYY:n palvelupisteelle voi jatkossa tuoda ainoastaan puhelimia, lompakoita, avaimia ja silmälaseja. Löytyneet matkakortit tulee palauttaa joko HSL:n palvelupisteille tai antaa bussikuskeille, jotka toimittavat ne edelleen HSL:lle.

Marras-joulukuun aikana on siis viimeiset hetket tulla etsimään kadonneita tavaroitasi. Joulukuun lopussa kaikki olemassa olevat löytötavarat viedään AYY:n varastoista kierrätykseen tai jätteenkeräykseen.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

18.11.2016

Yhdistystiedote viikolle 47/2016

Koulutus ja kurssit, Tilojen vuokraaminen, Yhdistykset, Yhdistystiedote Leave a comment

Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

 

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 47/2016

Ilmoitttautuminen yhdistyskoulutukseen on nyt auki osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

 

Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille

8.12.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

1.12.–12.12.: Erityisasemayhdistyksien tilakähmyjen varausaika

13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika

 

Tiedotteen sisältö

  1. Illmoittautuminen AYY:n yhdistyskoulutukseen 8.12. on auki!
  2. Tule tutustumaan AYY:n vapaaehtoistehtäviin Arabiassa 21.11. ja Otaniemessä 24.11.!
  3. AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat
  4. Itsenäisyyspäivän soihtukulkue

 

  1. AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautuminen avattu!

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.

Koulutuksen ohjelma koostuu yhteisestä osuudesta, jolla paneudutaan kaikkia yhdistystoimijoita koskettaviin asioihin, ja kahdesta ryhmäosuudesta, jotka osallistujat voivat valita useammasta vaihtoehdosta tarpeidensa mukaan. Ryhmiä on ainakin taloudenhoidosta, yhdistyksen oikeus- ja sääntöasioista, viestinnästä sekä varainhankinnasta ja yrityssuhteista.

Koulutuksen koostamisessa käytetään koulutustarvekyselyn vastauksia, mistä kiitos kaikille vastanneille. Kyselyn arvonnan voittaneeseen yhdistykseen on oltu erikseen yhteydessä.

Ilmoittaudu osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/

 

  1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 1.12.2016!

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 1.12.2016. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

Kähmittävä ajanjakso on ma 9.1. – su 13.8.2017.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 7. – 30.11.2016. Täyttöaika päättyy ke 30.11.2016 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 1.12.–12.12.2016. Täyttöaika alkaa to 1.12. klo 12.00 ja päättyy ma 12.12. klo 14.00. Kähmyt ma 12.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
  3. Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–19.12.2016. Täyttöaika alkaa tiistaina 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 19.12.2016 klo 14.00. Kähmyt ma 19.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
  2. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
  3. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  4. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  5. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  6. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  7. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  8. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
    2. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  9. Tilojen hinnat vuodelle 2017 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli torstain 24.11. jälkeen.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a)  ayy.fi, 050-5209434).

 

  1. Tule tutustumaan AYY:n vapaaehtoistehtäviin Arabiassa 21.11. ja Otaniemessä 24.11.!

Ylioppilaskunnan vapaaehtoishaut ovat auki! Vapaaehtoistehtäviä löytyy lukuisia erilaisia muun muassa tapahtumatuotannon, kampuskehityksen, kansainvälisten asioiden, edunvalvonnan sekä yrityssuhteiden parissa. Haluatko tietää lisää, mitä kaikkea ylioppilaskunnassamme voikaan tehdä? Tule kuulemaan vapaaehtoistehtävistä ja vapaaehtoisten omista kokemuksista maanantaina 21.11. klo 11-13 Arabiaan Tokyo Loungen eteen ja torstaina 24.11. klo 11–13  Kandidaattikeskuksen aulaan (Otakaari 1)! Luvassa rentoa keskustelua ja mahdollisuus kysellä erilaisista tehtävistä pikkunaposteltavan ohessa. We want YOU!

Facebook-tapahtuma 21.11. Arabiassa: https://www.facebook.com/events/1828372100764809/
Facebook-tapahtuma 24.11. Otaniemessä: https://www.facebook.com/events/1797604650477560/

Voit tutustua hakukohteisiin ja vapaaehtoisena toimineiden kokemuksiin osoitteessa /stop/.

 

  1. Itsenäisyyspäivän soihtukulkue

Pääkaupunkiseudun ylioppilaat juhlistavat 6.12. perinteisesti Suomen itsenäisyyspäivää yhteisellä soihtukulkueella. Kaikki ovat tervetulleita mukaan kulkueeseen, soihdut tarjotaan tapahtuman puolesta kulkueen lähdöstä. Yhdistykset voivat osallistua kulkueeseen oman lippunsa kanssa.

Tapahtuman ohjeet ja aikataulut löytyvät osoitteesta http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/fi/.

Aikataulu tullaan päivittämään mahdollisimman pian.

AYY tarjoaa perinteisesti toimijoilleen seuraavat palvelut:

Lipputaksi:

Yhdistyksen lippu on toimitettava palvelupisteelle (Otakaari 11) perjantaina 2.12.2015 kello 16.00 mennessä JA kirjattava kuljetuslistaan. Pidä huoli, että kirjaat lipun listaan, vain siinä olevat liput osataan ottaa mukaan. Liput palautuvat samaan paikkaan, josta ne tulisi noutaa perjantaihin 9.12. mennessä.

Kantovyöt ja Suomen väreissä olevat airutnauhat:

Ylioppilaskunnalla on lainata rajattu määrä lippujen kantovöitä sekä kaikille lipuille sopivia sinivalkoisia airutnauhoja. Varaukset nopeusjärjestyksessä arkisto@ayy.fi, tarvikkeet löytyvät tapahtumapäivänä lippujen luota järjestäytymispaikalta.

Lipunkantajat ja airuet voivat kulkueen ajaksi jättää laukkunsa turvallisesti operaatioautoon, joka kulkee Senaatintorille. Jättäessänne lippunne paluukuljetukseen, saatte tallessa olleet tavaranne takaisin. Lipunkantajilla ja airuilla ei tule olla tehtävissään laukkuja.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.

Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).