Kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden tulee soveltaa uutta EU:n tietosuoja-asetusta toukokuusta alkaen. Laki koskee myös kaikkia AYY:n piirissä toimivia yhdistyksiä. Tule koulutukseen oppimaan, mitä sinun yhdistystoimijana pitää ehdottomasti tietää uudesta tietosuoja-asetuksesta (GDPR=General Data Protection Regulation).

Koulutus järjestetään Aalto-yliopiston oppimiskeskuksessa Otaniemessä maanantaina 9.4. klo 15.30-19.30. Alkuun on kahvit, itse luento on klo 16-18 ja työpajat klo 18.15-19.30.  Työpajoissa on tarkoitus käydä läpi tärkeimpiä dokumentteja ja keskustella hyvistä käytännöistä tietosuojaan liittyen. Jos et pääse paikalle, voit osallistua luentoon kätevästi myös striimin välityksellä (klo 16.00–18.00). Tapahtumaan kannattaa osallistua puheenjohtajien sekä niiden toimijoiden, jotka käsittelevät jäsenten tietoja (esim. jäsenrekisteri, tapahtumailmoittautumiset).

Koulutuksen pääkieli on suomi, mutta yhdessä työpajassa tiivistetään tärkeimmät pointit englanniksi. Tapahtuma järjestetään yhdessä Tekniikan akateemisten ja Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan kanssa.

Lisätiedot työpajoista ja tapahtumasta: https://www.tek.fi/fi/palvelut/tapahtumat/tietosuojalainsaadanto-uudistuu-onko-yhdistyksesi-valmis
Suoraan ilmoittautumiseen: https://www.lyyti.fi/reg/Ovatko_yhdistyksesi_tietosuojaan_liittyvat_asiat_kunnossa_1898/fi

Ohjelma:
klo 15.30 Ilmoittautuminen ja kahvit
klo 16.00 Tärkeimmät asiat yhdistyksille GDPR:stä, Kaisa Päivinen, Asianajotoimisto Dittmar & Indreniukselta
klo 18.00 Tauko
klo 18.15 Workshopit (kierros 1)
klo 18.45 Tauko
klo 19.00 Workshopit (kierros 2)
klo 19.30 Tapahtuma päättyy

Workshopit:

A. Tietosuoja ja hyvät käytännöt
Työpajassa pohditaan tietosuojan hyviä käytäntöjä järjestötoiminnassa. Pajan tarkoitus on auttaa järjestöaktiiveja pohtimaan oman järjestön erilaisia tietosuojaan liittyviä hyviä käytänteitä.

• Miten huolehditaan siitä, että vain tarvittavat tiedot kerätään?
• Millä aikataululla sitsi-ilmoittautumislomakkeet tyhjennetään, salasanat vaihdetaan ja aktiivit perehdytetään tietosuojakysymyksistä?
• Mitä kaikkia henkilörekistereitä teidän järjestössänne on, ja miten jäsenille kerrotaan niiden olemassaolosta ja käyttötarkoituksesta?

B. GDPR-dokumentit kuntoon
Keskusteleva työpaja, jossa käymme läpi yhdistyksiä varten hahmotellut esimerkkidokumentit. Mietitään yhdessä, mikä on näiden dokumenttien tarkoitus ja sisältö sekä miten niistä saadaan muokattua yhdistyksellesi sopivat tietosuoja-asetusta varten. Kyseessä on ensisijaisesti dokumenttien kevyt esittely, joka antaa hyvän kuvan siitä, mistä lähteä liikkeelle ja miten voitte itse jatkaa dokumenttien työstämistä yhdessä hallituksen kanssa.

C.GDPR Briefly in English
A brief look on how the General Data Protection Regulation affects student organizations. This workshop will summarize the key points of the webinar and give brief instructions and tips on how student organizations should develop their practices regarding personal data.