AYY:n hallituksen hyväksymä 18.5.2012

Tässä asiakirjassa kuvataan yleisellä tasolla niitä toimintatapoja, joilla jatketaan vuodesta 2012 alkaen edustajiston kokouksessaan 6/2010 hyväksymän ylioppilaskunnan kielistrategian toteutettamista. Mikäli edustajisto muuttaa kielistrategiaa, katsotaan tämä asiakirja rauenneeksi.

Alla on kuvattu jatkuvia käytäntöjä, joita ylioppilaskunnan toimijat toteuttavat päivittäisessä työssään.

1. Ylioppilaskunnan keskeiset dokumentit käännetään kolmelle kielelle

Tavoite:

Ylioppilaskunnan keskeiset edunvalvontaan liittyvät dokumentit käännetään kolmelle kielelle niin, että kielivähemmistöihin kuuluvat voivat seurata ylioppilaskunnan toimintaa, osallistua siitä käytävään keskusteluun ja vaikuttaa siihen täysipainoisesti. Arkipäivän sujuvuuden kannalta tärkeät esimerkiksi ylioppilaskunnan palveluihin ja toimintaan liittyvät ohjeet, tiedotteet ja muut dokumentit tarjotaan kolmella kielellä.

Toiminta:

• Keskeiset edunvalvontaan liittyvät dokumentit, kuten kannanotot, edustajiston hyväksymät linjapaperit, tiedotteet, julkaistut mielipidekirjoitukset sekä hallitusohjelma ja -päivitykset tai näiden tiivistelmät käännetään kolmelle kielelle pääsääntöisesti viikon sisällä julkaisemisesta.

• Halloped-hakuilmoitukset ja edustajistovaaleihin liittyvät tiedotteet julkaistaan kolmella kielellä samanaikaisesti.

• Edustajiston kokouskutsuissa otsikot kirjataan kolmella kielellä.

• Hallituksen pöytäkirjojen väliotsikot käännetään englanniksi ja ruotsiksi kuukauden kuluessa kokouksesta.

• Muista virallisista dokumenteista tarjotaan pyydettäessä tietoa ruotsiksi ja englanniksi. Esimerkiksi pöytäkirjat, päätösesitykset, talousarvio, tilinpäätös ja tase.

• Viikkotiedote käännetään kolmelle kielelle kahden päivän sisällä.

• Laajemmat oppaat, kuten oikeusturvaopas, halloped-opas ja yhdistysoppaat käännetään kolmelle kielelle niiden valmistuttua, pääsääntöisesti puolen vuoden sisällä.

• Muut oppaat käännetään soveltuvin osin kolmelle kielelle. Viestintäsektori arvioi käännösten päivitystarpeen vuosittain.

• Ylioppilaskunnan säännöt, asumiseen liittyvät ohjesäännöt ja asumisen infopaketit sekä AYY:n palvelupisteiden käyttämät sopimusluonnokset ja -tekstit, tarkastuslistat ja lomakkeet ovat tarjolla kolmella kielellä.

• Muut ylioppilaskunnan tuottamat esitteet, ohjeistukset, julkaisut, kyselyt sekä kalenteri tuotetaan resurssien puitteissa kolmella kielellä. Ylioppilaskunnan toimijoiden on selvitettävä tilannekohtaisesti mahdollisuus käyttää kääntäjäpalveluita.

• Erilaiset opasteet ja ilmoitukset kirjoitetaan kolmella kielellä.

• Edistetään monikielisyyttä AYY:n medioissa.

• Kolmikielisyys näkyy AYY:n visuaalisessa ilmeessä ja tunnuksissa.

Kokonaisvastuu: viestintäsektori

2. Ayy.fi-sivusto on kolmikielinen

Tavoite:

Varsinkin staattinen materiaali on verkkosivuilla kolmella kielellä pääsääntöisesti täysin samansisältöisenä. Lähtökohtaisesti kaikki sivuilla oleva materiaali voi kiinnostaa kaikkien kieliryhmien opiskelijoita. Vain jos tieto koskee perustellusta syystä vain tietyn kieliryhmän jäseniä, voidaan se jättää kääntämättä.

Toiminta:

• Verkkosivuille lisättävä staattinen materiaali toimitetaan välittömästi kääntäjille.

• Nopeasti päivittyvästä materiaalista, kuten uutisista, tapahtumista ja keskusteluista, tarjotaan viitteellinen käännös kääntäjän, käännösohjelman ja tiivistelmien avulla.

• Yhdistyksiä kannustetaan verkkosivuilla ja koulutuksissa lisäämään tiedot tapahtumistaan sivuille monikielisesti.

• Verkkosivuille lisätään kieliasioista vastaavat henkilöt yhteystietoineen.

Kokonaisvastuu: viestintäsektori

 3. Tapahtumat ja toiminta avoimia kaikille kieliryhmille

Tavoite:

Myös kielivähemmistöihin kuuluvien on helppo osallistua ylioppilaskunnan ja sen piirissä toimivien yhdistysten tapahtumiin ja toimintaan. Eri kieliryhmiin kuuluvien opiskelijoiden välinen vuorovaikutus on vilkasta.

Toiminta:

• Tapahtumien mainokset, kutsut ja oheismateriaali rohkaistaan tekemään monikielisesti.

• Ylioppilaskunnan tapahtumissa pyritään lisäämään kielivähemmistöille sopivaa ohjelmaa.

• Yhdistyksiä ja vapaaehtoisia kannustetaan tiedottamaan toiminnastaan monikielisesti ja järjestämään myös kielivähemmistöille soveltuvaa toimintaa ja tapahtumia. Yhdistyksiä rohkaistaan nimittämään kansainvälisyysvastaava, jonka tehtävä on muun muassa huolehtia englannin kielen käytöstä yhdistyksen tiedotuksessa ja toiminnassa.

• Kaikkia toimijoita rohkaistaan käyttämään arkipäiväisessä viestinnässä, esimerkiksi sähköpostilistoilla, koulutuksissa ja erilaisissa tilaisuuksissa tiivistelmiä, mikäli tarkan käännöksen tuottaminen on liian kuormittavaa.

Vastuu: järjestö- ja kulttuurisektori

4. Kielivähemmistöjen edustajat mukana vaikuttamistyössä

Tavoite:

Myös kielivähemmistöihin kuuluvilla on aito mahdollisuus vaikuttaa ylioppilaskunnan ja yliopiston toimintaan.

Toiminta:

• Edustajistoryhmiä rohkaistaan huomioimaan kielivähemmistöt kaikessa toiminnassaan, erityisesti edustajistovaalien ehdokasrekrytoinnissa ja kampanjoinnissa.

• Edustajiston kokouksiin järjestetään englanninkielinen simultaanitulkkaus, mikäli paikalla on suomea osaamattomia henkilöitä. Kokouspuheenvuorot voi pitää suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.

• Sähköpostilistalla kannustetaan käyttämään englantia tai vähintään englanninkielisiä lyhennelmiä ja otsikoita.

• Edustajiston  iltakouluissa ei ole tulkkausta, mutta englantia ja ruotsia voidaan käyttää tarpeen mukaan. Esitelmien ja alustusten kalvot pyritään tekemään englanniksi ja erikoistermit niissä mainitaan sekä suomeksi, englanniksi että ruotsiksi soveltuvin osin.

• Edustajiston kokouksissa käsiteltävä materiaali toimitetaan kolmella kielellä. Käännökset toimitetaan viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Dokumentista käännetään vain viimeinen kokousta edeltävä versio ja työstöversioista toimitetaan lisätietoa pyydettäessä.

• Ylioppilaskunta rohkaisee kielivähemmistöjen edustajia hakeutumaan halloped-paikoille ja tukee näitä tehtävässään.

Kokonaisvastuu: kansainvälinen ja koulutuspoliittinen sektori

5. Henkilökunnan tuki ja koulutus

Tavoite:

Henkilökunta kykenee toimimaan kolmella kielellä eikä koe kolmikielisyyttä kuormittavaksi tai oman työn kannalta kielteiseksi asiaksi. Henkilökunnalla on kolmikielisyyden toteuttamiseksi riittävä tuki ja resurssit. Kielistrategian toteuttaminen ei jää vain tiettyjen sektorien vastuulle, vaan kaikki toimijat ottavat sen oma-aloitteisesti huomioon omassa työssään.

Toiminta:

• Henkilökunnalle järjestetään säännöllisin väliajoin koulutuksia, jossa käydään läpi selkeät käytännöt kääntäjästä ja eri kielten käytöstä.

• Henkilöstön kanssa voidaan sopia kunkin omien työtarpeiden mukaisen kielikurssin suorittamisesta työnantajan tuella.

• Uusia työntekijöitä palkattaessa riittävä kielitaito ja myönteinen asenne vieraiden kielten käyttöön on mukana rekrytointikriteerinä.

Kokonaisvastuu: pääsektori

6. Edunvalvonta

Tavoite:

Aalto-yliopisto on kansainvälinen yliopisto, joka tarjoaa opiskelijoilleen monipuoliset mahdollisuudet kansainväliseen opiskeluympäristöön ja laadukkaaseen opetukseen kolmella kielellä.

Toiminta:

• Edistetään kielistrategian kappaleen 4 mukaisia edunvalvontatavoitteita yhteistyössä Aalto-yliopiston ja muiden sidosryhmien kanssa.

Kokonaisvastuu: kansainvälinen sektori