YHDISTYSTIEDOTE VIIKOLLE 21/2014
Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 21/2014. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Lausuntokierros uudesta pistemallista toiminta-avustusten jakamiseen alkaa
2. AYY:n tilakähmyt ovat käynnissä
3. Järjestä lajikokeilu syksyllä Voi hyvin Aallossa -viikolla
4. Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2014-2015
5. Hae rahoitusta tapahtumaasi AFYE:ltä 30.5. mennessä!
1. LAUSUNTOKIERROS UUDESTA PISTEMALLISTA TOIMINTA-AVUSTUSTEN JAKAMISEEN ALKAA
Toiminta-avustusten uudistamisprosessi etenee. Järjestösektori on nyt laatinut ensimmäisen luonnoksen uudeksi pistemalliksi, jonka mukaan yhdistyksille jaettavan toiminta-avustuksen suuruus määritetään. Luonnosta tehtäessä on kuultu edustajistoa, eritysasemayhdistysten puheenjohtajista koostuvaa neuvostoa sekä toiminta-avustuksien jaon jälkeen kerättyä palautetta. Nyt kommentteja ja mielipiteitä kaivataan laajasti kaikilta ja kaikenlaisilta yhdistyksiltä.
Perjantaina 16.5. alkaa kommenttikierros, jonka aikana jokaisella AYY:n piirissä toimivalla yhdistyksellä on tilaisuus lausua mielipiteensä luonnoksesta uudeksi pisteytysmalliksi. Kommentointiaika päättyy maanantaina 2.6. Lausua voi suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Lausunnon toivotaan sisältävän suoria muutosesityksiä (esimerkiksi poistoja, lisäyksiä tai tarkennuksia) sekä perustelun kullekin muutokselle. Yhdistysten lisäksi lausuntonsa voivat antaa edustajistoryhmät. Lausunto tulee toimittaa järjestösektorille osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi
Kommenttikierrosta varten pisteytysmalliluonnos sekä taustamateriaalia, jossa kerrotaan mm. uudistamisen syistä sekä perustellaan joitain ehdotuksia, on toimitettu yhdistykset-listalle. Materiaali on myös saatavilla suoraan järjestösektorilta. Materiaali on toistaiseksi olemassa vain valmistelukielellä eli suomeksi.
Kommenttikierroksen päätyttyä lausunnoista laaditaan yhteenveto, joka toimitetaan nähtäväksi yhdistyksille. Kommentit huomioidaan lopullista mallia laatiessa. Uusi malli on tarkoitus saada valmiiksi kesän aikana ja sitä sovelletaan toiminta-avustusten jakoon jo ensi vuonna.
Mikäli kommenttikierrosmateriaaleissa on epäselvyyksiä, haluat keskustella pistemallin uudistamisesta vapaammin tai tarvitset selvennyksiä, ota yhteyttä järjestöasiantuntija Kati Penttiseen: jarjestoasiat@ayy.fi, p. 050 520 9442
2. AYY:N TILAKÄHMYT OVAT KÄYNNISSÄ!
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkoivat yhdistysten osalta perjantaina 9.5. Kähmyt järjestetään ensimmäistä kertaa uutta varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.
TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
Järjestelmä on aktiivisessa kehityksessä vielä kesän ajan ja uusia ominaisuuksia lisätään hiljalleen. Pyydämme käyttäjiä ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.
Muutama huomio tässä vaiheessa:
- Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite) perjantaihin 9.5. mennessä. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisäänkirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Aktivointiviestin otsikkona on ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
- Järjestelmän käyttöohjeet ovat tässä vaiheessa saatavilla vain suomeksi. Englanninkielinen versio lisätään yhdistysten kähmyjä varten, kun sitä on täydennetty palautteen perusteella. Ruotsinkielinen käyttöliittymä ja ohjeet toteutetaan tilakähmyjen päätyttyä. Jatkuvan kehityksen vuoksi saattaa osa teksteistä olla tässä vaiheessa englanniksi myös suomenkielisen käyttöliittymän puolella.
Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, ota yhteyttä hallintopäällikkö, johanna.pietilainen@ayy.fi.
Alla tilakähmyjen tarkempi aikataulu:
Kähmittävä ajanjakso on ma 18.8.2014 – su 11.1.2015.
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat alustavasti seuraavat:
- Erityisasemayhdistykset pe 9.5.- ke 14.5.2014. Täyttöaika päättyy ke 14.5.2014 klo 23.59. Kähmytilaisuus pidetään pe 16.5. klo 15.00 alkaen AYY:n keskustoimistolla Otakaari 11 Isossa neuvotteluhuoneessa (2. kerros)
- 1. luettelon yhdistykset la 17.-pe 23.52014. Täyttöaika päättyy pe 23.5. klo 08.00. Kähmytilaisuus pidetään ma 26.5. klo 17.00 alkaen tilassa Konetekniikan talo (Otakaari 4), sali 326.
Huomaattehan, että kuten ennenkin, AYY:n sisäiset varaukset ovat pysyviä, mutta EAY:iden varaukset eivät. EAY:iden varauksia tulee siis puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
3. JÄRJESTÄ LAJIKOKEILU SYKSYLLÄ VOI HYVIN AALLOSSA -VIIKOLLA
AYY ja Aalto järjestävät syksyllä viikolla 40 (29.9.-3.10.2014) hyvinvointiviikon, jonka ohjelma koostuu muun muassa luennoista, hyvinvointiaiheisista ständeistä kampuksilla ja UniSportin jumpista. Viikon ohjelmaan mahtuu myös erilaisia lajikokeiluja.
Haluatko sinä järjestää lajikokeilun Voi Hyvin Aallossa –viikolla?
Ilmoita tiedot lajikokeilusta mahdollisine ilmoittautumisohjeineen osoitteeseen tiedottaja@ayy.fi tai anssi.panula@kyweb.fi viimeistään maanantaina 8.9.2014. Tämän jälkeen tiedot lisätään voihyvin.ayy.fi –sivustolle. Viime syksyn lajikokeiluinfot löytyvät vielä osoitteesta: http://voihyvin.ayy.fi/?page_id=7
Voit järjestää lajikokeilun viikolla 40 milloin vaan, mutta ilmoittautumisen tulisi aueta maanantaina 15.9. klo 12:00, jotta kaikilla on mahdollisuus ilmoittautua halutessaan mukaan. Lajikokeilun järjestävä taho on itse vastuussa mahdollisten osallistumismaksujen ja ilmoittautumisten keräämisestä.
4. ILMOITA TAPAHTUMASI AYY:N LUKUVUOSIKALENTERIIN 2014-2015
AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä tapahtumapäivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta sunnuntaihin 25.5.2014 saakka. Lisätkää tapahtumanne oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoittakaa teksti, jonka haluatte kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioikaa ystävällisesti, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.
Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 25.5.2014 asti, johon saakka voitte käydä tekemässä tapahtumiinne muutoksia. Täyttäkää sarakkeet huolellisesti, ja tarkistakaa ja tuplatarkistakaa, että tiedot ovat oikein. Muistakaa täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.
http://tinyurl.com/ayycalendar2014
Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi tai 050 5209440).
5. HAE RAHOITUSTA TAPAHTUMAASI AFYE:LTÄ 30.5. MENNESSÄ!
Aalto-yliopiston ensimmäisen vuoden opiskelijoille kohdistettu Aalto First Year Experience (AFYE) kutsuu opiskelijajärjestöt mukaan luomaan uusille opiskelijoille huikea ensimmäinen vuosi ja näyttämään, mitä kaikkea Aalto pitää sisällään. AFYE tarjoaa rahoitusta Aallon uusille opiskelijoille kohdistettujen tapahtumien järjestämiseksi tulevan lukuvuoden aikana.
Lue lisää rahoituksen hakemisesta ja tapahtuman ehdoista AFYE:n Into-sivuilta:https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=6316093
Rahoitushaun DL: 30.5
Rahoituspäätökset: 13.6. mennessä.
Jos kaipaat lisätietoa, lähetä kysymyksesi osoitteeseen afye@aalto.fi.
Voit ilmoittaa meille myös, mikäli olette järjestämässä ensi lukuvuoden aikana jotakin muuta tapahtumaa, johon kaikkien alojen uudet opiskelijat olisivat tervetulleita. Lisäämme tapahtuman mielellämme AFYE:n tapahtumakalenteriin tiedoksi.
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).