1.12.2014

Yhdistystiedote viikolle 49/2014

Yhdistykset, Yhdistystiedote, Ylioppilaskunta Comments Off on Yhdistystiedote viikolle 49/2014

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 49/2014. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Muistakaa ilmoittautua keskiviikon yhdistyskoulutuksiin! Luvassa paljon tiukkaa asiaa yhdistyksen pyörittämisestä. Lisäksi nyt alkavat AYY:n tilakähmyt erityisasemayhdistysten osalta. Niiden kanssa kannattaa olla skarppina, etteivät tilat mene ohi suun.

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat tänään 1.12.2014
2. AYY:n yhdistyskoulutus nyt keskiviikkona 3.12. klo 17 alkaen
3. Vuokraa ylioppilaskunnan traileri
4. Maarintalolla 24/7 tila opiskelijoille

1.  AYY:N KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN ENNAKKOVARAUKSET ALKAVAT 1.12.2014

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta maanantaina 1.12.2014. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.1.2015 – su 16.8.2015.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 11.-30.11.2014. Täyttöaika päättyy su 30.11.2014 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 1.-9.12.2014. Täyttöaika alkaa ma 1.12. klo 12.00 ja päättyy ti 9.12.2014 klo 07.59.Kähmytilaisuus ti 9.12.2014 klo 17.00 alkaen AYY:n keskustoimistolla (Otakaari 11, isossa neuvotteluhuone, 2. kerros)
  3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 10.-17.12.2014. Täyttöaika alkaa ke 10.12. klo 8.00 ja päättyy ke 17.12.2014 klo 07.59. Kähmytilaisuus ke 17.12.2017 klo 17.00 alkaen salissa M232 (Otakaari 1).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite) jo keväällä, joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta.
  2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  4. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:

a)    PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai. Vältä siis sitsejä maanantaisin!

b)    RWBK:lla on treenit Smökissä joka tiistai klo 19-21. Vältä siis sitsejä tiistaisinkin, vaikka Retuperä usein joustaakin tarvittaessa.

c)    Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.

  1. Huomioithan, että Smökin kesäviikonloppujen hinnat ja varauskäytännöt ovat erilaiset kuin muilla tiloilla. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kesäviikonloput (pe-su) välillä 1.6.-31.8. ovat kaikkien varattavissa kaiken aikaa normaalista poikkeavin hinnoin ja tilan ensimmäisenä varannut saa tilan pitää.
  2. Kaikkien tilojen hinnat 12.1.2015 alkaen varmistuvat viikolla 48 tai 49 AYY:n hallituksen kokouksessa. On todennäköistä, että tiloihin tulee hinnankorotuksia. Voit tarkistaa uudet hinnat osoitteesta/jasenille/tilojen-vuokraaminen/ sekä TILA-järjestelmän etusivulta.
  3. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Ruotsinkielisen käyttöliittymän ja ohjeiden toteutus on työn alla. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen@ayy.fi, 050-5209434).

2. AYY:N YHDISTYSKOULUTUS 3. JOULUKUUTA KLO 17 ALKAEN

AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään 3.12. klo 17 alkaen Espoossa Design Factorylla (Betonimiehentie 5). Koulutus on suunnattu AYY:n yhdistysrekisterin jäsenyhdistyksien vanhoille ja uusille toimijoille. Tietoa riittää myös muuten vaan yhdistystoiminnasta innostuneille tai uuden yhdistyksen perustamista pohtiville. Koulutus sopii sekä aloittavalle yhdistystoimijalle että kokeneemmalle tekijälle. Koulutus pidetään suomeksi.

Koulutuksessa käsitellään muun muassa yleistä yhdistystoimintaa, AYY:n palveluita, kokoustekniikkaa, taloudenpitoa ja viestintää. Jotta aivotoiminta pysyy koko koulutuksen ajan virkeänä, tarjolla on myös pientä purtavaa.

Kaikille yhteistä ohjelmaa 17:00-18:30

  • Alustus yhdistystoimintaan
  • AYY:n palvelut ja viestintä aalto-yhteisössä
  • Toiminta-avustukset yhdistyksille
  • TTER:n tarjoamat avustukset
  • Kansainvälisyys ja kolmikielisyys yhdistyksissä
  • Yhdenvertaisuus

Syventävää ryhmäkohtaista ohjelmaa 18:45-20:00
Ryhmä 1: Säännöt ja velvollisuudet, kokoustekniikka ja asiakirjat, hallituksen tehtävät ja vastuu
Erityisen hyödyllistä puheenjohtajille, varapuheenjohtajille, sihteereille sekä uusille yhdistystoimijoille
Ryhmä 2: Tapahtumamarkkinointi ja yhdistysviestintä
Erityisen hyödyllistä tiedottajille, viestintävastaaville ja tapahtumien järjestäjille
Ryhmä 3: Taloudenhoito yhdistyksissä
Erityisesti rahastonhoitajille, sekä uusille että vanhoille ja puheenjohtajille

Koulutukseen voi ilmoittautua osoitteessa https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/yhdistyskoulutus-2014/ Ilmoittauduthan etukäteen, jotta tarjoilujen määrän ja tilojen tarpeen arviointi menee suunnilleen kohdalleen. Lisäksi etukäteistieto osallistujista helpottaa puhujien valmistautumista.

3. VUOKRAA YLIOPPILASKUNNAN TRAILERI

Muutto edessä, mutta AYY:n pakettiauto on vuokralla? Ei hätää! AYY pyrkii helpottamaan pakettiauton kovaa kysyntää ja olemmekin saaneet yritysyhteistyön kautta vuokrattavan trailerin jäsenistömme käyttöön. Traileri on varattavissa pakettiauton tavoin joko puoleksi päiväksi tai koko vuorokaudeksi. Ja mikä parasta, käyttö on aivan ilmaista! Lisätietoja trailerista ja sen käytöstä osoitteessa /jasenille/tilojen-vuokraaminen/trailerin-vuokraaminen/ ja varaustilanne osoitteessa https://tila.ayy.fi/resource/Trailer/ .

4. MAARINTALOLLA 24/7 TILA OPISKELIJOILLE

Maarintalon (Sähkömiehentie 3) 2. kerroksessa on käytössä 24/7 kiltojen ja muiden yhdistysten varattavissa oleva tila, jossa voi kokoustaa, pelata, katsoa elokuvia jne. Talo on auki arkisin klo 8-16. Mikäli tilan ovi on lukittu, avauksen voi pyytää arkisin klo 8-16 välillä alakerran postihuoneesta, ja klo 16-08 välillä talossa olevalta vartijalta, joka avaa tarvittaessa myös alakerran ulko-oven.

Tilaa koskevat samat käyttösäännöt kuin muitakin AYY:n kertavuokrattavia tiloja sillä erotuksella, että tilasta ei täytetä tarkastuslomaketta ja alkoholin nauttiminen tilassa on kielletty. Tilassa ei ole vesipistettä eikä astioita, vaikka kokoustarjoiluiden nauttiminen tilassa onkin sallittua. Käytön jälkeen tila tulee siistiä ja viedä pois kaikki tilaan tuodut tavarat. Aalto-yliopisto eikä AYY vastaa tilaan jätetyistä tavaroista.

Tila on varattavissa osoitteessa booking.aalto.fi kirjautumalla sisään Aalto-tunnuksilla. Tämän jälkeen tila löytyy vasemmasta tilavalikosta otsakkeen ”Tilakalenterit / AYY” alta, kohdasta ”Otaniemi / AYY”. Muista tilaa varatessa valita vastuuyksiköksi ”U90202 AYY-yhteistyö”. Tilaan on mahdollista tehdä myös toistuvia varauksia. Varauksen nimi kohtaa tulee kirjoittaa yhdistyksen tai killan nimi, jos se on sellaiselle varattu.

Tilan varustelua pyritään parantamaan tulevaisuudessa. Kehitysideat ja lisätietoja: tilat@ayy.fi

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).