5.12.2014

Yhdistystiedote viikolle 50/2014

Yhdistykset, Yhdistystiedote, Ylioppilaskunta Comments Off on Yhdistystiedote viikolle 50/2014

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 50/2014. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote jää viikkotiedotteen tapaan joulutauolle: syksyn viimeinen yhdistystiedote ilmestyy perjantaina 12.12. Tiedotteita tulee siis tämän jälkeen enää yksi. Kevään ensimmäinen yhdistystiedote julkaistaan 16.1. ja siihen tulevien uutisten deadline on tuttuun tapaan edeltävänä keskiviikkona (14.1.) kello 10. Leppoisaa joulua!

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset käynnissä
2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen hinnat vuodelle 2015 päätetty
3. Yhdistyskoulutuksen materiaali saatavissa AYY:n nettisivuilta
4. AYY:n vuoden 2015 budjetin yhdistyksiä koskevat muutokset

1.  AYY:N KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN ENNAKKOVARAUKSET KÄYNNISSÄ

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkoivat yhdistysten osalta maanantaina 1.12.2014. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 12.1.2015 – su 16.8.2015.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

  1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 11.-30.11.2014. Täyttöaika päättyy su 30.11.2014 klo 23.59.
  2. Erityisasemayhdistykset 1.-9.12.2014. Täyttöaika alkaa ma 1.12. klo 12.00 ja päättyy ti 9.12.2014 klo 07.59. Kähmytilaisuus ti 9.12.2014 klo 17.00 alkaen AYY:n keskustoimistolla (Otakaari 11, isossa neuvotteluhuone, 2. kerros)
  3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 10.-17.12.2014. Täyttöaika alkaa ke 10.12. klo 8.00 ja päättyy ke 17.12.2014 klo 07.59. Kähmytilaisuus ke 17.12.2017 klo 17.00 alkaen salissa M232 (Otakaari 1).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

  1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite) jo keväällä, joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta.
  2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
  3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
  4. Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
  5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
  6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
  7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
    1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai. Vältä siis sitsejä maanantaisin!
    2. RWBK:lla on treenit Smökissä joka tiistai klo 19-21. Vältä siis sitsejä tiistaisinkin, vaikka Retuperä usein joustaakin tarvittaessa.
    3. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
  8. Huomioithan, että Smökin kesäviikonloppujen hinnat ja varauskäytännöt ovat erilaiset kuin muilla tiloilla. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kesäviikonloput (pe-su) välillä 1.6.-31.8. ovat kaikkien varattavissa kaiken aikaa normaalista poikkeavin hinnoin ja tilan ensimmäisenä varannut saa tilan pitää.
  9. Kaikkien tilojen hinnat 12.1.2015 alkaen varmistuvat viikolla 48 tai 49 AYY:n hallituksen kokouksessa. On todennäköistä, että tiloihin tulee hinnankorotuksia. Voit tarkistaa uudet hinnat osoitteesta /jasenille/tilojen-vuokraaminen/ sekä TILA-järjestelmän etusivulta.
  10. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Ruotsinkielisen käyttöliittymän ja ohjeiden toteutus on työn alla. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen@ayy.fi, 050-5209434).

2. AYY:N KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN HINNAT VUODELLE 2015 PÄÄTETTY

AYY:n hallitus on päättänyt kertavuokrattavien tilojen hinnoista ensi vuodelle. Muutoksia AYY:n jäsenhintojen osalta tuli ainoastaan kahteen kohteeseen: Rantasaunan paljun hinta nousi 70 euroon sekä peli-ja sitsitilan hinta 30 euroon. Kokonaisuudessaan hinnat ovat nähtävissä täällä.

Lisätietoja: tilat@ayy.fi

3. YHDISTYSKOULUTUKSEN MATERIAALI SAATAVISSA AYY:N NETTISIVUILTA

AYY:n yhdistyskoulutukset pidettiin keskiviikkona 3.12. Koulutuksissa käsiteltiin muun muassa AYY:n tarjoamia palveluja, viestintää, sääntöjen tulkintaa, kokoustekniikkaa sekä yhdistystoimintaa yleisesti. Koulutuksessa käytetty materiaali löytyy AYY:n nettisivuilta osoitteesta: /yhdistykset/palvelut/koulutus-ja-kurssit/yhdistyskoulutus/. Tällä hetkellä kalvot ovat vain suomeksi, mutta ne käännetään mahdollisimman pian.

Kiitos kaikille osallistuneille! Jätäthän palautetta, niin pystymme ensi vuonna parantamaan: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/anna-palautetta-yhdistyskoulutuksesta/

4. AYY:N BUDJETIN YHDISTYKSIÄ KOSKEVAT MUUTOKSET

AYY:n budjetti vuodelle 2015 päätettiin 27.11. edustajiston kokouksessa 11/2014. Tällöin budjetista poistettiin yhdistyksille myönnetty korotettu toiminta-avustus sekä AYY:n jakama yleinen projektiavustus. Molemmat budjettikohdat olivat verrattain pieniä ja projektiavustukset vähän käytettyjä. Irrotetut 5000 euroa siirrettiin toiminta-avustuksiin. Keväällä 2015 yhdistyksille jaetaan toiminta-avustuksina yhteensä 67 000 euroa, joista erityisasemayhdistyksille 18 000 euroa ja muille yhdistyksille 49 000 euroa.

Vuoden vaihteesta eteenpäin kaikki projektiavustukset ohjataan TTER:lle, jolla on paitsi AYY:tä paremmat edellytykset avustusten jakamiseen, myös huomattavasti enemmän jaettavaa. Avustusta voi hakea kuka tahansa AYY:n jäsen, AYY tai sen yhteydessä toimiva yhteisö tai yhdistys. Useampi AYY:n jäsen voi hakea avustusta myös yhdessä. Avustusta myönnetään isompiin ja pienempiin projekteihin, jotka aktivoivat opiskelijoita, lisäävät eloa yhteisöön ja aiheuttavat hyvää mieltä. TTER:ltä voi hakea avustusta kahdella tapaa: noin kolme kertaa vuodessa järjestettävien hakukierrosten aikana sekä jatkuvassa haussa, joka on auki lukukausien aikana. Jatkuva haku on tarkoitettu vain pienille projekteille (1000 euroa tai alle), muilla hakukierroksilla projektiavustuksen määrää ei ole rajattu. Lisää TTER:n myöntämistä avustuksista voi lukea täältä: http://tter.ayy.fi/ Valtaosa ohjeista on vain suomeksi, mutta avustusta voi hakea myös englanniksi ja ruotsiksi. Tarkentavat kysymykset voi osoittaa TTER:n johtokunnalle: tter@ayy.fi

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).