Kaikkien AYY:n piirissä toimivien yhdistysten on täytettävä yhdistysilmoitus. Kahdesti peräkkäin täyttämättä jäänyt yhdistysilmoitus voi johtaa yhdistyksen poistamiseen AYY:n yhdistysrekisteristä. Toiminta-avustusta voivat vuorostaan hakea ainoastaan AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäiseen luetteloon hyväksytyt yhdistykset. Mikäli et tiedä, kumpaan luetteloon yhdistyksesi kuuluu, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat at ayy.fi).
HUOM! Vielä vuonna 2015 toiminta-avustusta jaettiin ensimmäisen luettelon yhdistyksille, joiden säännöissä varojen siirtymisestä päätetään purkautumiskokouksessa. Tällöin AYY:n hallitus linjasi, mikäli nämä yhdistykset eivät ole muuttaneet tai aloittaneet sääntömuutosprosessia ennen yhdistysilmoituksen jättämisen ja toiminta-avustuskierroksen päättymistä vuonna 2016, eivät ne saa vuonna 2016 toiminta-avustusta ja ne tullaan poistamaan rekisterin ensimmäisestä luettelosta. Yhdistyksiä, joita tämä koskettaa, on lähestytty loppukeväästä 2015.
Toiminta-avustushakemukset ja yhdistysilmoitukset käsitellään mahdollisimman nopeasti huhtikuussa. Mahdollisesta aikataulun venymisestä tiedotetaan erikseen.
Lisätietoja hausta saat sivulta /yhdistykset/palvelut/toiminta-avustus/, josta löytyy muun muassa pisteytysmalli, jolla toiminta-avustukset jaetaan sekä edellisinä vuosina jaettujen avustusten määrät. Mikäli jotain jäi epäselväksi, ota yhteyttä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Tavoitat järjestöasiantuntijan myös puhelimitse numerosta 050 520 9442, parhaiten arkisin välillä 10-14.
Huomio! Kaikkiin jatkuvan toiminnan ulkopuolisiin projekteihin ja uusiin, päräyttäviin ideoihin voi hakea rahoitusta TTER:lta (http://tter.ayy.fi/).
Yhdistystietokanta TAHLO:n käyttö
Yhdistysilmoitus jätetään ja toiminta-avustusta haetaan käyttämällä TAHLO-järjestelmää (Toiminta-avustusten hakulomake). Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi/.
Kirjautuminen tapahtuu yhdistyksen omilla tunnuksilla. Nämä tunnukset ovat samat kuin edellisellä toiminta-avustushakukierroksella. Unohtuneen tunnuksen voi palauttaa tai ongelmatapauksessa asiasta voi olla yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi). Mikäli yhdistys ei ole vielä luonut tunnuksia, tapahtuu tämä ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Jokainen yhdistys luo tunnuksensa itse, niitä ei ole syötetty järjestelmään valmiiksi. Uutta tunnusta luodessasi käytä tunnuksena mieluiten yhdistyksen virallista lyhennettä tai käyttönimeä. Salasanan on oltava vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen täytyy sisältää erikoismerkkejä ja numeroita. Laita salasana säilöön: tarvitset sitä ensi vuonnakin.
Täytä kaikki tiedot huolellisesti. Edellisen vuoden perustiedot kopioituvat automaattisesti, joten aivan kaikkia kenttiä ei tarvitse täyttää uudestaan. Tietoja voi päivittää lomakkeen sulkeutumiseen, 31.3. klo 23:59 asti, joten kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä kerralla. Muista tallentaa muutokset! Huomaathan, että lomakkeissa on myös kohtia (esimerkiksi yhdistysrekisterin luokka, johon yhdistys kuuluu), joita yhdistys itse ei voi täyttää. Nämä kohdat täyttää järjestösektori.
Mikäli kohtaat järjestelmässä ongelmia, kirjoitusvirheitä tai muita outoja, ilmoita huomiosi osoitteeseen jarjestoasiat at ayy.fi. Yritämme olla hereillä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen varalta, mutta ongelmien ilmoittaminen varmasti nopeuttaa niihin reagointia.
Jos teet vain yhdistysilmoituksen hakematta toiminta-avustusta,
tarvitset:
* voimassa olevat säännöt
* toimintakertomuksen vuodelta 2015
* vuoden 2016 toimintasuunnitelman
* toimihenkilöluettelon
Täytä välilehdet Perustiedot (myös sivun alareunassa Yhdistyksen hallitus), Toimitilat ja Liitteet. Toiminta-avustuksen hakeminen -välilehteen ei tarvitse koskea.
Jos haet myös toiminta-avustusta,
tarvitset
* voimassa olevat säännöt
* toimintakertomuksen vuodelta 2015
* tilinpäätöksen, taseen ja tuloslaskelman vuodelta 2015
* vuoden 2016 toimintasuunnitelman
* vuoden 2016 budjetin
* luettelon toimihenkilöistä
Mikäli jokin dokumentti myöhästyy, esimerkiksi vuosikokouksen päivästä johtuen, ilmoita siitä hyvissä ajoin järjestöasiantuntijalle! Lisäaikaa voidaan myöntää perustelluista syistä, puuttuvat asiakirjat taas rokottavat myönnettävää avustusta.
Täytä huolellisesti kaikki välilehdet, erityisesti Toiminta-avustuksen hakeminen. Toiminta-avustus jaetaan toiminta-avustusten pistemallia käyttäen: /wp-content/uploads/Pisteytysmalli_FI.pdf. Vastaa siis kaikkiin kysymyksiin, pisteitä määritetään suoraan vastausten perusteella.
Toiminta-avustuksen maksamisen edellytyksenä on yhdistysprofiili AYY:n nettisivuilla. Profiilin on oltava olemassa vähintään toisella kotimaisella (suomi tai ruotsi) ja englanniksi. Oleellista on, että kaikkien yhdistysten profiilit löytyvät kaikista kolmesta kieliversiosta. Profiileja ei tarvitse kääntää kaikille kolmelle kielelle, kaksi kolmesta riittää. Esimerkiksi niin, että profiili on suomeksi suomenkielisellä sivulla (ayy.fi) ja englanniksi englannin- ja ruotsinkielisillä. Käännökset pääsee lisäämään profiilin muokkaussivun oikean laidan Language-palkin Translations- tai Translate this Document -kohdasta.
Jokainen yhdistys vastaa itse profiilinsa päivityksestä, ja myös sen kääntämisestä. Mikäli yhdistyksestäsi ei löydy ketään, joka taitaisi jommankumman kotimaisen kielen (suomi tai ruotsi), ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan.
Profiilia pääsee muokkaamaan kirjautumalla sivulle osoitteessa /wp-admin/. Käyttäjätunnus sivulle on pääsääntöisesti yhdistyksen itsestään käyttämä lyhenne. Mikäli salasana on unohtunut, sen voi resetoida kirjautumissivulta. Tunnukset on pääsääntöisesti kytketty yhdistyksen hallituksen sähköpostilistaan, joten vahvistusmailin pitäisi saapua sinne. Ongelmatapauksissa ole yhteydessä järjestösektoriin (jarjestoasiat at ayy.fi).