Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 37/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Aalto Party on takana päin ja kylterit ovat saapuneet Otaniemeen! Seuraavaksi edessä ovatkin Otatarhan ajot ja Kampuskarkelot. Mukavaa alkusyksyä myös kaikkiin muihin yhdistysrientoihin!

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Otaniemen palvelupiste kiinni klo 11-12 7.9.2015 alkaen2
2. Muista päivittää yhdistysprofiilisi ja lisätä tapahtumasi AYY:n sivuille
3. Yhdistyksenne mukaan Otatarhan ajoihin?
4. Kutsu Kampuskarkeloihin 22.9.
5. Hakukuulutus Aalto-yliopiston hallinnon opiskelijaedustajaksi

1. Otaniemen palvelupiste suljettuna klo 11-12 7.9.2015 alkaen

Otaniemen palvelupiste on 7.9. alkaen joka päivä lounastunnin ajan kello 11-12 suljettu. Muuten palvelutoimisto on auki aiempaan tapaan.

2. Muista päivittää yhdistysprofiilisi ja lisätä tapahtumasi AYY:n sivuille

Uudet opiskelijat saapuvat ensi viikolla, ja AYY:n nettisivujen ulkoasu on uudistunut. On siis hyvä aika käydä päivittämässä yhdistysprofiilit ja lisätä yhdistyksesi tapahtumat AYY:n kalenteriin. Mahdollisista ongelmista voi raportoida osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi.

3. Yhdistyksenne mukaan Otatarhan ajoihin?

Lakinlaskijaispäivä ja sen mukana perinteisesti Otatarhan ajot lähestyvät pikku hiljaa. Haluaisiko yhdistyksenne tulla mukaan ajoihin pitämään omaa rastianne? Haluaisimme tehdä tapahtumasta tänä vuonna entistä enemmän yleisöystävällisen ja yleisölle aktiviteetteja tarjoavan (eli entistä enemmän oheisohjelmaa varsinaisten ajojen lisäksi). Toivotamme siis tervetulleiksi sellaisia yhdistysten rasteja, joissa ihmiset pääsevät jollain lailla tekemään jotain. Kyseessä voi olla “joukkuerasti” (useampi ihminen kerralla) tai yksilösuoritusrasti, kunhan se olisi hauska.
Jos teillä on jokin idea (ei tarvitse välttämättä olla ihan valmis vielä) ja haluatte päästä osalliseksi vuoden parhaita Otatarhan ajoja, laittakaa mailia osoitteeseen sirius.vuorikoski@ayy.fi. Pyytäisimme, että ilmoittaisitte kiinnostuksestanne viimeistään kaksi viikkoa ennen ajoja, eli 16.9. niin ehditään vielä puljailla asioita rauhassa jos on jotain puljaamisen aihetta.

4. Kutsu Kampuskarkeloihin 22.9.

Aava järjestää ti 22.9. Kampuskarkelot Otaniemessä. Kampuskarkeloissa yhdistykset pääsevät esittelemään toimintaansa kaikille aaltolaisille. Toivomme mukaan mahdollisimman paljon aaltolaisten erityisasemayhdistyksiä, yhdistyksiä ja muita kerhoja. Tapahtuma järjestetään Otaniemessä päärakennuksella (Otakaari 1). Yhdistysten esittelypisteet ovat esillä klo 10-14. Tämän jälkeen klo 16–> on vuorossa täysin uusi konsepti, eli kiltahuoneiden avoimet ovet. Kiltiskarkeloiden tarkoituksena on tutustuttaa opiskelijoita toistensa tiloihin ja toisiinsa killasta tai korkeakoulusta riippumatta! Lisäksi AYY voi antaa ilmaisen tilan joillekin yhdistyksille illaksi kaikille avoimen tapahtuman järjestämistä varten. Yhdistysten ilmoittautuminen Kampuskarkeloihin löytyy täältä http://lomake.ayy.fi/aava/kampuskarkelot-22-9-2015/. Tervetuloa karkeloimaan!

5. Hakukuulutus Aalto-yliopiston hallinnon opiskelijaedustajaksi

Aalto-yliopiston ylioppilaskunta on päättänyt 24.8.2015 avata täydennyshaun Aalto-yliopiston hallinnon opiskelijaedustajiksi Aalto-yliopiston hallintoelimiin ja työryhmiin. Toimikausi alkaa välittömästi valinnan jälkeen ja kestää vuoden 2015 loppuun. Hallinnon opiskelijaedustajiksi voivat hakea Aalto-yliopiston opiskelijat.

Haku aukeaa 24.8.2015 ja päättyy 7.9.2015 kello 23.59, johon mennessä hakemusten tulee olla palautettuina. Hakeminen tapahtuu sähköisesti. Sähköiset hakulomakkeet löytyvät osoitteesta https://www.halloped.fi/fi/aalto. Hakijoille tarkoitettu haussa sovellettava ohjeisto hakemisesta sekä hallinnon opiskelijaedustajia koskeva ohjesääntö löytyvät Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan kotisivuilta osoitteesta /ylioppilaskunta/edunvalvonta/hallopedit/.

Ylioppilaskunta toivoo hakijoiksi myös kansainvälisiä tutkinto-opiskelijoita sekä eri sukupuolten ja eri korkeakoulujen edustajia. Toimielimen työkielenä on mahdollista käyttää myös muita kieliä kuin suomea, ellei toimielimen kuvauksessa muuta todeta.

Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan hallitus valitsee hallinnon opiskelijaedustajat kokouksessaan syyskuussa.

Otaniemessä 24.8.2015

Lisätietoja:
Susanna Koistinen
asiantuntija, koulutuspolitiikka
susanna.koistinen@ayy.fi, +358 50 520 9438

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 36/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Yhdistystiedote palaa kesälomalta. Tiedote julkaistaan jälleen viikoittain syksyn ajan.

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ

1. Ahto Harmo AYY:n viestintä- ja järjestöasiantuntijaksi
2. Otaniemen palvelupiste kiinni klo 11-12 7.9.2015 alkaen
3. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä
4. Muista päivittää yhdistysprofiilisi ja lisätä tapahtumasi AYY:n sivuille
5. Yhdistyksenne mukaan Otatarhan ajoihin?

1. Ahto Harmo AYY:n viestintä- ja järjestöasiantuntijaksi

Viestintä- järjestöasiantuntija Ahto Harmo on aloittanut työnsä Aalto-yliopiston ylioppilaskunnassa elokuun alusta.

Harmo on 27-vuotias historian opiskelija Helsingin yliopistosta. Aikaisemmin hän on toiminut muun muassa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnassa useissa eri luottamustehtävissä. Lisäksi hän on ollut aktiivinen lukuisissa opiskelijajärjestöissä sekä toimii edelleen kulttuuri- ja yrittäjyysyhteisöissä.
Lisätietoja:

Pääsihteeri Janne Koskenniemi, janne.koskenniemi@ayy.fi, p. 050 520 9415
Viestintä- ja järjestöasiantuntija Ahto Harmo, ahto.harmo@ayy.fi, p. 050 520 9442

2. Otaniemen palvelupiste suljettuna klo 11-12 7.9.2015 alkaen

Otaniemen palvelupiste on 7.9. alkaen joka päivä lounastunnin ajan kello 11-12 suljettu. Muuten palvelutoimisto on auki aiempaan tapaan.

3. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä

AYY:n yhdistysten postilötterö pullistelee täysinäisenä. Tule siis hakemaan yhdistyksesi postit, jotta seuraavakin jako mahtuu oikeisiin lokeroihin!

4. Muista päivittää yhdistysprofiilisi ja lisätä tapahtumasi AYY:n sivuille

Uudet opiskelijat saapuvat ensi viikolla, ja AYY:n nettisivujen ulkoasu on uudistunut. On siis hyvä aika käydä päivittämässä yhdistysprofiilit ja lisätä yhdistyksesi tapahtumat AYY:n kalenteriin. Mahdollisista ongelmista voi raportoida osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi.

5. Yhdistyksenne mukaan Otatarhan ajoihin?

Lakinlaskijaispäivä ja sen mukana perinteisesti Otatarhan ajot lähestyvät pikku hiljaa. Haluaisiko yhdistyksenne tulla mukaan ajoihin pitämään omaa rastianne? Haluaisimme tehdä tapahtumasta tänä vuonna entistä enemmän yleisöystävällisen ja yleisölle aktiviteetteja tarjoavan (eli entistä enemmän oheisohjelmaa varsinaisten ajojen lisäksi). Toivotamme siis tervetulleiksi sellaisia yhdistysten rasteja, joissa ihmiset pääsevät jollain lailla tekemään jotain. Kyseessä voi olla “joukkuerasti” (useampi ihminen kerralla) tai yksilösuoritusrasti, kunhan se olisi hauska.

Jos teillä on jokin idea (ei tarvitse välttämättä olla ihan valmis vielä) ja haluatte päästä osalliseksi vuoden parhaita Otatarhan ajoja, laittakaa mailia osoitteeseen sirius.vuorikoski@ayy.fi. Pyytäisimme, että ilmoittaisitte kiinnostuksestanne viimeistään kaksi viikkoa ennen ajoja, eli 16.9. niin ehditään vielä puljailla asioita rauhassa jos on jotain puljaamisen aihetta.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 23/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on kevään viimeinen yhdistystiedote. Tiedote ilmestyy seuraavan kerran elokuun lopussa 28.8. Mikäli sinulla on tärkeää tiedotettavaa yhdistyksille kesän aikana, ota yhteyttä suoraan järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi, p. 050 520 9442).

Hyvää kesää!

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä
2. Käy rekisteröimässä yhdistyksesi Tahlo-tietokantaan
3. AYY Events – AYY avaa Facebook-ryhmän tapahtumamarkkinoinnille!
4. Kerhotiloja yliopistolta
5. Jämeräntaival 10 ja 11 varastoja tarjolla

1. HAE YHDISTYKSESI POSTIT AYY:N POSTILÖTTERÖISTÄ

AYY:n yhdistysten postilötterö pullistelee täysinäisenä. Tule siis hakemaan yhdistyksesi postit, jotta seuraavakin jako mahtuu oikeisiin lokeroihin!

2. KÄY REKISTERÖIMÄSSÄ YHDISTYKSESI TAHLO-TIETOKANTAAN

AYY siirtyy käyttämään toiminta-avustuksen hakemiseen käytettyä Tahlo-järjestelmää virallisena yhdistystietokantana. Vanhaa järjestelmää pidetään yllä ensi vuoden toiminta-avustuksiin asti, jotta yhdistyksiä ei epähuomiossa tipahtaisi joukosta.

Tahlo on nyt avattu ja siellä olevia tietoja voi käydä vapaasti muokkaamassa, toiminta-avustuksen hakulomaketta lukuun ottamatta. Pidäthän yhdistyksesi tiedot ajan tasalla, etenkin oikeat yhteystiedot ovat ensiarvoisen tärkeitä. Tahlo on auki, kunnes sulkemistarvetta ilmenee, eli näillä näkymin vuoden loppuun asti. Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi

AYY:n yhdistysrekisterin 212 yhdistyksestä vain 180 löytyy tällä hetkellä Tahlosta. Jos tunnet piston sydämessäsi, käy lisäämässä yhdistyksesi järjestelmään nyt! Mikäli yhdistyksesi ei ole enää toiminnassa tai haluaa syystä tai toisesta poistua AYY:n yhdistysrekisteristä, ilmoita siitä yhdistysasiantuntijalle. Puuttuviin yhdistyksiin otetaan yhteyttä kesäkuun aikana. Yhdistykset, jotka eivät ole ilmoittaneet itsestään kahtena peräkkäisenä vuotena poistetaan yhdistysrekisteristä.

Järjestelmään tehdään vielä joitain muutoksia. Toiminta-avustuskierroksella huomatut virheet ja ongelmat kootaan toukokuun aikana ja ne on tarkoitus toteuttaa kesäkuun aikana. Jos huomasit tai huomaat järjestelmässä ongelmia, ole ystävällinen ja ilmoita niistä järjestöasiantuntijalle.

3. AYY EVENTS – AYY AVAA FACEBOOK-RYHMÄN TAPAHTUMAMARKKINOINNILLE!

AYY perustaa Facebookiin ryhmän ”AYY Events”, jossa eri toimijat voivat mainostaa tapahtumiaan. Ryhmä avataan kesäkuun aikana.. AYY tiedottaa ryhmän avaamisesta vielä myöhemmin. Ryhmässä voi julkaista Aallon opiskelijoille tarkoitettuja ei-kaupallisia tapahtumia. Kanavaa saavat käyttää kaikki AYY:n jäsenet ja piirissä toimivat yhdistykset. Kanava on epävirallinen ja vapaamuotoinen, eivätkä siellä julkaistut tapahtumat siirry AYY:n muihin tiedotuskanaviin.

4. KERHOTILOJA YLIOPISTOLTA

Kampuksen kehittyessä nopealla tahdilla on myös järjestöjen mahdollista saada käyttöönsä uusia tiloja.

Mikäli yhdistyksesi on kiinnostunut uudesta kerhotilasta yliopiston rakennuksissa, lähetä osoitteeseen tilat@ayy.fi lyhyt viesti joka sisältää ainakin seuraavat asiat:

– Lyhyt kuvaus yhdistyksestä
– Lyhyt kuvaus siitä mihin käyttöön kerhotila tulisi
– Mikäli saatte tilan, niin kuinka usein arvioitte siellä olevan toimintaa?
– Mitkä rakennukset sopisivat käyttöönne parhaiten?
– Kuinka monta henkilöä tilassa olisi tyypillisen käytön aikana?
– Kuinka monta henkilöä tilassa olisi huippukäytön aikaan?
– Onko vesipiste tarpeellinen?
– Muut erityistarpeet tai toiveet

5. JÄMERÄNTAIVAL 10 JA 11 VARASTOJA TARJOLLA

Hoasin rakennuksissa Jämeräntaival 10 ja 11 on runsaasti pieniä varastoksi soveltuvia tiloja. Tilojen tyypillinen koko on noin 5 neliötä. Mikäli yhdistyksesi on kiinnostunut tällaisen varaston vuokraamisesta, lähetä suoraan viestiä osoitteeseen anna.lassus@hoas.fi. Vuokrasta ja muista sopimuksen ehdoista tulee sopia tarkemmin Hoasin kanssa. Rakennukset menevät peruskorjaukseen lähivuosina, ja sen takia varastot tulevat olemaan ainakin tilapäisesti pois käytöstä jonkin aikaa.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 22/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

Tämä on kevään toiseksi viimeinen yhdistystiedote. Ensi viikon jälkeen tiedote jää kesätauolle, kunnes ilmestyy taas syksyllä, ensimmäisen kerran 28.8. Mikäli sinulla on tärkeää tiedotettavaa yhdistyksille kesän aikana, ota yhteyttä suoraan järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi).

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2015-2016, DL 26.5.
2. Hae yhdistyksesi postit AYY:n postilötteröistä
3. Vuoden 2015 toiminta-avustukset on jaettu
4. AYY on siirtynyt uuteen sähköiseen yhdistystietokantaan
5. Kerhotiloja yliopistolta
6. Jämeräntaival 10 ja 11 varastoja tarjolla

1. ILMOITA TAPAHTUMASI AYY:N LUKUVUOSIKALENTERIIN 2015-2016, DL 26.5.

AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä tapahtumapäivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta tiistaihin 26.5.2015 saakka. Lisää tapahtumat oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoita teksti, jonka haluat kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioithan, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2015 asti, johon saakka voit käydä tekemässä tapahtumiin muutoksia. Täytä sarakkeet huolellisesti, ja tarkista ja tuplatarkista, että tiedot ovat oikein. Muista täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

http://tinyurl.com/ayycalendar2015

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi tai 050 5209440).

2. HAE YHDISTYKSESI POSTIT AYY:N POSTILÖTTERÖISTÄ

AYY:n yhdistysten postilötterö pullistelee täysinäisenä. Tule siis hakemaan yhdistyksesi postit, jotta seuraavakin jako mahtuu oikeisiin lokeroihin!

3. VUODEN 2015 TOIMINTA-AVUSTUKSET ON JAETTU

AYY:n hallitus on päättänyt vuoden 2015 toiminta-avustuksista kokouksessaan 23/2015.

Jokaista yhdistystä informoidaan myönnetystä summasta erikseen sähköpostitse. Tämän lisäksi avustuksen määrä sekä erityisen suuren tai muuten merkittävän muutoksen perustelu on päivitetty yhdistystietokanta Tahloon. Mikäli sähköpostia ei ole tullut eikä Tahlosta löydy lukuja, ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan (jarjestoasiat@ayy.fi).

Lista myönnetyistä avustuksista kokonaisuudessaan löytyy täältä.

Avustuksia haki yhteensä 151 yhdistystä, joista 17 oli erityisasemayhdistyksiä. Avustuksia myönnettiin 18 000 euroa erityisasemayhdistyksille ja 48 989 muille yhdistyksille. Avustuksiin käytettävissä oleva kokonaisrahamäärä nousi viime vuodesta, koska aiemmin projektiavustuksiin ja korotettuihin toiminta-avustuksiin allokoiduit rahat siirrettiin budjetissa toiminta-avustuksiin. Vuonna 2014 toiminta-avustusta myönnettiin erityisasemayhdistyksille 17 150 euroa ja muille yhdistyksille 41 975 euroa.

Kokonaissavustusmäärän nousemisen lisäksi käytössä oli ensimmäistä kertaa vuonna 2014 laadittu ja hyväksytty pisteytysmalli. Pisteytysmallin vaihdon seurauksena suurimmille yhdistyksille myönnettävät summat hieman laskivat ja yhteisöllisen, poikkitieteellisen ja kansainvälisen toiminnan painotus nousi.

Avustusten myöntämisen yhteydessä tarkistettiin, että jokainen avustusta saava yhdistys täyttää AYY:n yhdistysrekisterin ensimmäisen luettelon ehdot. Puuttuvista tai selittämättä myöhästyneistä liitteistä rangaistiin rokottamalla myönnettävää avustusta.

Tiedustelut ja kysymykset voi osoittaa järjestösektorille osoitteeseen jarjestoasiat@ayy.fi

4. AYY ON SIIRTYNYT UUTEEN SÄHKÖISEEN YHDISTYSTIETOKANTAAN

AYY siirtyy käyttämään toiminta-avustuksen hakemiseen käytettyä Tahlo-järjestelmää virallisena yhdistystietokantana. Vanhaa järjestelmää pidetään yllä ensi vuoden toiminta-avustuksiin asti, jotta yhdistyksiä ei epähuomiossa tipahtaisi joukosta.

Tahlo on nyt avattu ja siellä olevia tietoja voi käydä vapaasti muokkaamassa, toiminta-avustuksen hakulomaketta lukuun ottamatta. Pidäthän yhdistyksesi tiedot ajan tasalla, etenkin oikeat yhteystiedot ovat ensiarvoisen tärkeitä. Tahlo on auki, kunnes sulkemistarvetta ilmenee, eli näillä näkymin vuoden loppuun asti. Järjestelmä löytyy osoitteesta http://tahlo.ayy.fi

Järjestelmään tehdään vielä joitain muutoksia. Toiminta-avustuskierroksella huomatut virheet ja ongelmat kootaan toukokuun aikana ja ne on tarkoitus toteuttaa kesäkuun aikana. Jos huomasit tai huomaat järjestelmässä ongelmia, ole ystävällinen ja ilmoita niistä järjestöasiantuntijalle.

5. KERHOTILOJA YLIOPISTOLTA

Kampuksen kehittyessä nopealla tahdilla on myös järjestöjen mahdollista saada käyttöönsä uusia tiloja.

Mikäli yhdistyksesi on kiinnostunut uudesta kerhotilasta yliopiston rakennuksissa, lähetä osoitteeseen tilat@ayy.fi lyhyt viesti joka sisältää ainakin seuraavat asiat:

– Lyhyt kuvaus yhdistyksestä
– Lyhyt kuvaus siitä mihin käyttöön kerhotila tulisi
– Mikäli saatte tilan, niin kuinka usein arvioitte siellä olevan toimintaa?
– Mitkä rakennukset sopisivat käyttöönne parhaiten?
– Kuinka monta henkilöä tilassa olisi tyypillisen käytön aikana?
– Kuinka monta henkilöä tilassa olisi huippukäytön aikaan?
– Onko vesipiste tarpeellinen?
– Muut erityistarpeet tai toiveet

6. JÄMERÄNTAIVAL 10 JA 11 VARASTOJA TARJOLLA

Hoasin rakennuksissa Jämeräntaival 10 ja 11 on runsaasti pieniä varastoksi soveltuvia tiloja. Tilojen tyypillinen koko on noin 5 neliötä. Mikäli yhdistyksesi on kiinnostunut tällaisen varaston vuokraamisesta, lähetä suoraan viestiä osoitteeseen anna.lassus@hoas.fi. Vuokrasta ja muista sopimuksen ehdoista tulee sopia tarkemmin Hoasin kanssa. Rakennukset menevät peruskorjaukseen lähivuosina, ja sen takia varastot tulevat olemaan ainakin tilapäisesti pois käytöstä jonkin aikaa.

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).

Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 20/2015. Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset

TIEDOTTEEN SISÄLTÖ
1. Tule yhdistyksesi tukemaan AYY:aa hallitusohjelmaneuvotteluihin Smolnalle!
2. AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkavat 8.5.2015!
3. Ilmoita tapahtumasi AYY:n lukuvuosikalenteriin 2015-2016, DL 26.5.

1. TULE YHDISTYKSESI TUKEMAAN AYY:AA HALLITUSOHJELMANEUVOTTELUIHIN SMOLNALLE!

AYY päivystää hallitusneuvottelujen aikaan neuvottelupaikka Smolnalla (Eteläesplanadi 6) yhdessä pääkaupunkiseudun muiden ylioppilaskuntien ja opiskelijakuntien kanssa. Paikalle kaivataan aktiivisia opiskelijoita näyttämään, että kevään mittaan annetuista #koulutuslupauksista kannattaa pitää kiinni! Tulemalla paikalle ei sitoudu mihinkään, vaan riittää, kun läsnäolollaan osoittaa tukea opiskelijoiden asialle.

Paikalle kannattaa tulla erityisesti seuraavina päivinä:

• Neuvottelujen alkaessa
  • 8. – 10.5.
• AYY:n päivystysvuoroilla
  • Ke 13.5.
  • Pe 15.5.
  • Ma 18.5.
  • Su 24.5.
  • Ke 27.5.
  • La 30.5.

Perjantaina 8.11. neuvottelut alkavat näillä näkymin puolen päivän aikoihin. Kaikkina muina päivinä paikalla ollaan 6.30 – 21.00.

Lisätietoja: varapuheenjohtaja Heikki Koponen (heikki.koponen@ayy.fi, p. 050 517 2674)

2. AYY:N KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN ENNAKKOVARAUKSET ALKAVAT 8.5.2015!

AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta perjantaina 8.5.2015. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.

TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.

Kähmittävä ajanjakso on ma 17.8.2015 – su 10.1.2016.

Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:

1. AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 20.4.-7.5.2015. Täyttöaika päättyy to 7.5.2015 klo 12.00.
2. Erityisasemayhdistykset 8.5.-14.5.2015. Täyttöaika alkaa pe 8.5.2015 klo 00.00 ja päättyy to 14.5. klo 23.59. Kähmytilaisuus pe 15.5. klo 16.00 alkaen M232 (Otakaari 1).
3. Muut 1. rekisterin yhdistykset 15.5.-21.5.2015. Täyttöaika alkaa la 16.5. klo 00.00 ja päättyy to 21.5.2015 klo 23.59. Kähmytilaisuus pe 22.5.2015 klo 17.00 alkaen salissa M232 (Otakaari 1).

Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.

Muutama huomio varausten tekemisestä:

1. Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite) jo keväällä, joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta.
2. Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisäänkirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
3. Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
4. Huomaathan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
5. Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
6. Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
7. Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
   1. PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai. Vältä siis sitsejä maanantaisin!
   2. RWBK:lla on treenit Smökissä joka tiistai klo 19-21. Vältä siis sitsejä tiistaisinkin, vaikka Retuperä usein joustaakin tarvittaessa.
   3. Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
8. Huomioithan, että Smökin kesäviikonloppujen hinnat ja varauskäytännöt ovat erilaiset kuin muilla tiloilla. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kesäviikonloput (pe-su) välillä 1.6.-31.8. ovat kaikkien varattavissa kaiken aikaa normaalista poikkeavin hinnoin ja tilan ensimmäisenä varannut saa tilan pitää.
9. Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Ruotsinkielisen käyttöliittymän ja ohjeiden toteutus on työn alla. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.

Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).

3. ILMOITA TAPAHTUMASI AYY:N LUKUVUOSIKALENTERIIN 2015-2016, DL 26.5.

AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä ja toimijoilla on mahdollista ilmoittaa tärkeitä tapahtumapäivämääriään ylioppilaskunnan lukuvuosikalenteriin. Tapahtumia voi ilmoittaa alle linkitettyn google docs –tiedoston kautta tiistaihin 26.5.2015 saakka. Lisää tapahtumat oikean kuukauden alle aikajärjestyksessä. Kirjoita teksti, jonka haluat kalenteriin, ”Event name/Text” –sarakkeeseen (taustaväriltään keltainen). Huomioithan, että yhdelle riville mahtuu maksimissaan 25 merkkiä tekstiä, välit mukaan lukien. Mieti kirjoittaessasi, montako riviä omasta kalenteristasi haluat ”tuhlattavan”. Kalenterista tulee kolmikielinen, joten ota myös tämä huomioon tekstiä suunnitellessasi.

Jos samalla päivälle samaan aikaan on merkattu useita tapahtumia, kalenteriin päätyy se, joka koskettaa suurinta osaa opiskelijoista. Tiedosto on muokattavissa annettuun deadlineen 26.5.2015 asti, johon saakka voit käydä tekemässä tapahtumiin muutoksia. Täytä sarakkeet huolellisesti, ja tarkista ja tuplatarkista, että tiedot ovat oikein. Muista täyttää taulukkoon myös tieto siitä, kuka tapahtuman järjestää.

http://tinyurl.com/ayycalendar2015

Kysymyksiä ja kommentteja ottaa vastaan AYY:n tiedottaja Henna Lahti (henna.lahti@ayy.fi tai 050 5209440).

 

HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?

Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä. Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Kati Penttinen (kati.penttinen@ayy.fi, puh: 050 520 9442).