Jos haluat saada AYY:n yhdistystiedotteen sähköpostiisi, tilaa se osoitteesta http://list.ayy.fi/mailman/listinfo/yhdistykset
Tämä on AYY:n yhdistystiedote viikolle 48/2016
Huomaattehan, että kertavuokrattavien tilojen ennakkovarauskierros erityisasemayhdistyksille on auki! Muille ensimmäisen luettelon yhdistyksille varausmahdollisuus aukeaa 13.12. (Katso kohta 2.) Laittakaa myös jo nyt kalentereihinne lukuvuoden avajaispäivä 8.9.2017. Aalto Partyjen ja Afterpartyjen suunnitelmat ja aikataulut tarkentuvat piakkoin. (Katso kohta 4.)
Tulevia tapahtumia ja tärkeitä päivämääriä yhdistyksille ja yhdistystoimijoille
8.12.: AYY:n yhdistyskoulutus, Design Factory: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/
1.12.–12.12.: Erityisasemayhdistyksien tilakähmyjen varausaika
13.–19.12.: Muiden 1. luettelon yhdistyksien tilakähmyjen varausaika
9.1.2017: AYY’s Association Training in English
8.9.2017: Lukuvuoden avajaiset
Tiedotteen sisältö
- AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautuminen avattu!
- AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkoivat 1.12.2016
- Itsenäisyyspäivän soihtukulkue
- Save the date: Lukuvuoden avajaiset perjantaina 8.9.2017
- AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat
- AYY:n yhdistyskoulutus 8.12. – ilmoittautuminen avattu!
AYY:n yhdistyskoulutus järjestetään Design Factorylla Otaniemessä 8.12.
Koulutuksen ohjelma koostuu yhteisestä osuudesta, jossa paneudutaan kaikkia yhdistystoimijoita koskettaviin asioihin, ja kahdesta ryhmäosuudesta, jotka osallistujat voivat valita useammasta vaihtoehdosta tarpeidensa mukaan. Ryhmiä on taloudenhoidosta, yhdistyksen oikeus- ja sääntöasioista, viestinnästä, varainhankinnasta ja yrityssuhteista, edunvalvonnasta sekä johtamisesta ja tiimityöskentelystä.
Koulutuksen koostamisessa käytetään koulutustarvekyselyn vastauksia, mistä kiitos kaikille vastanneille.
Ilmoittaudu osoitteessa: https://lomake.ayy.fi/yhdistykset/ilmoittautuminen-ayyn-yhdistyskoulutukseen-8-12-2016/
Facebookissa: https://www.facebook.com/events/713403078812831/
- AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset alkoivat 1.12.2016
AYY:n kertavuokrattavien tilojen ennakkovaraukset, eli tuttavallisemmin tilakähmyt, alkavat yhdistysten osalta torstaina 1.12.2016. Kähmyt järjestetään AYY:n omaa varausjärjestelmää, TILAa käyttäen.
Kähmittävä ajanjakso on ma 9.1. – su 13.8.2017.
Tilavarausten täyttöajat järjestelmässä ovat seuraavat:
- AYY:n sisäisten toimijoiden varausaika 7. – 30.11.2016. Täyttöaika päättyy ke 30.11.2016 klo 23.59.
- Erityisasemayhdistykset 1.12.–12.12.2016. Täyttöaika alkaa to 1.12. klo 12.00 ja päättyy ma 12.12. klo 14.00. Kähmyt ma 12.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
- Muut 1. luettelon yhdistykset 13.–19.12.2016. Täyttöaika alkaa tiistaina 13.12. klo 00.00 ja päättyy ma 19.12.2016 klo 14.00. Kähmyt ma 19.12.2016 klo 16.30 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232).
Näet koko kähmyajan varauskalenterin täältä.
Muutama huomio varausten tekemisestä:
- TILA löytyy osoitteesta https://tila.ayy.fi/ ja käyttäjät kirjautuvat siihen Aalto-yliopiston IT-tunnuksilla, samalla kertakirjautumisjärjestelmällä kuin esimerkiksi Intoa käytettäessä. Alkuun pääsee helpoiten lukemalla sivun yläreunan valikkopalkin Ohje/Help-linkin takaa ohjeet.
- Tilakähmyissä tiloja varataan yhdistysten nimissä. Aktivointiavain on lähetetty yhdistysten ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen (yleisesti tämä on ollut yhdistysten hallituksen listaosoite), joten yhdistysten tilavarauksia tänä vuonna hoitaneet henkilöt voivat tarvittaessa jakaa edustusoikeuksia TILA:n kautta esimerkiksi yhdistysten uusille hallitusten jäsenille.
- Mikäli sinulle lähetetään edustusoikeudet ryhmään, on viestin otsikkona ”TILA: Activation key for group GROUP NAME”. Aktivointiavaimen voi käyttää vain kerran, joten ensimmäisenä järjestelmään sisään kirjautunut voi tarvittaessa lisätä sopiville henkilöille edustusoikeudet kyseiseen ryhmään varausten tekemistä varten. Varausoikeus on aktivoitu vain niiden yhdistysten osalta, jotka ovat täyttäneet yhdistysilmoituksen ja sen tiedot on päivitetty yhdistysrekisteriin tänä vuonna.
- Tapahtuman nimi tulee syöttää varaukseen. Jos nimeä ei ole, tapahtuma voidaan tarvittaessa poistaa, mikäli varatulle tilalle on samalle päivälle tarvetta myöhemmissä kähmyjen vaiheessa.
- Huomaattehan, että AYY:n sisäiset varaukset ovat lähtökohtaisesti pysyviä.
- Erityisasemanyhdistyksellä on mahdollista varata vuosijuhlien ja silliksen tilat pysyvästi. Mikäli tilalle on siis kaksi eri yhdistyksen varausta, joista toinen on EAY:n vuosijuhla tai sillis, menee EAY:n tarve toisen tapahtuman edelle. Muita EAY:iden varauksia tulee sen sijaan puolustaa myös myöhemmässä kähmytilaisuudessa. EAY:iden kähmytilaisuudessa setvitään siis aluksi EAY:iden keskinäiset päällekkäisyydet ja toisessa kähmytilaisuudessa kaikki loput.
- Päällekkäisiä varauksia voi tehdä ainoastaan täyttöajan puitteissa. Täyttöajan päätyttyä kähmytilaisuuksissa yhdistys voi itse muokata, poistaa ja lisätä uusia varauksia, jotka eivät ole päällekkäisiä minkään toisen varaajan kanssa. Mahdolliset päällekkäiset varaukset ovat siis purettavissa varaajien omilla tunnuksilla itse tilakähmytilaisuudessa, joten tilaisuuteen saapujia suositellaan ottamaan oma läppäri mukaan tilaisuuden jouhevoittamiseksi.
- Varaa tiloja vain todellisen tarpeen mukaan. Jos mahdollista, vältä seuraavien tilojen varaamista seuraaville ajoille:
- PO:lla on treenit Smökissä joka maanantai klo 18-21 ja RWBK:lla joka tiistai klo 17-22. Pyri siis välttämään sitsejä maanantaisin ja tiistaisin.
- Monitoimitila ja Tatamisali ovat viikoittaisten treenaajien aktiivisessa käytössä päivittäin klo 16-23. Alkupäivälle sijoittuvat varaukset yleensä onnistuvat ongelmitta.
- Tilojen hinnat vuodelle 2017 vahvistuvat vasta edustajiston hyväksyttyä budjetin ensi vuodelle, eli torstain 24.11. jälkeen.
- Järjestelmän käyttöohjeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi. Lisäksi TILA-järjestelmää kehitetään edelleen. Käyttäjiä pyydetään ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista, tekstien epäloogisuuksista tai kehitysehdotuksista osoitteeseen tila@ayy.fi.
Jos et ole saanut vahvistustunnusta edustamallesi käyttäjäryhmälle, edustamasi käyttäjäryhmä puuttuu tai sinulla on muuta kysyttävää kähmyihin liittyen, ota yhteyttä hallintopäällikköön (johanna.pietilainen (a) ayy.fi, 050-5209434).
- Itsenäisyyspäivän soihtukulkue
Pääkaupunkiseudun ylioppilaat juhlistavat 6.12. perinteisesti Suomen itsenäisyyspäivää yhteisellä soihtukulkueella. Kaikki ovat tervetulleita mukaan kulkueeseen, soihdut tarjotaan tapahtuman puolesta kulkueen lähdöstä. Yhdistykset voivat osallistua kulkueeseen oman lippunsa kanssa.
Tapahtuman ohjeet ja aikataulut löytyvät osoitteesta http://itsenaisyyspaiva.ayy.fi/fi/.
Aikataulu tullaan päivittämään mahdollisimman pian.
AYY tarjoaa perinteisesti toimijoilleen seuraavat palvelut:
Lipputaksi:
Yhdistyksen lippu on toimitettava palvelupisteelle (Otakaari 11) perjantaina 2.12.2015 kello 16.00 mennessä JA kirjattava kuljetuslistaan. Pidä huoli, että kirjaat lipun listaan, vain siinä olevat liput osataan ottaa mukaan. Liput palautuvat samaan paikkaan, josta ne tulisi noutaa perjantaihin 9.12. mennessä.
Kantovyöt ja Suomen väreissä olevat airutnauhat:
Ylioppilaskunnalla on lainata rajattu määrä lippujen kantovöitä sekä kaikille lipuille sopivia sinivalkoisia airutnauhoja. Varaukset nopeusjärjestyksessä arkisto@ayy.fi, tarvikkeet löytyvät tapahtumapäivänä lippujen luota järjestäytymispaikalta.
Lipunkantajat ja airuet voivat kulkueen ajaksi jättää laukkunsa turvallisesti operaatioautoon, joka kulkee Senaatintorille. Jättäessänne lippunne paluukuljetukseen, saatte tallessa olleet tavaranne takaisin. Lipunkantajilla ja airuilla ei tule olla tehtävissään laukkuja.
- Save the date: Lukuvuoden avajaiset perjantaina 8.9.2017
Aalto on päättänyt, että seuraavat lukuvuoden avajaiset järjestetään yhdessä Dipolin avajaisten kanssa perjantaina 8.9.2017. Aalto Partyjen ja Afterpartyjen suunnitelmat ja aikataulut tarkentuvat piakkoin!
- AYY:n löytötavarakäytännöt muuttuvat
AYY:lle on voinut tähän asti tuoda AYY:n kertavuokrattavista tiloista tai kampuksen alueelta muutoin löytyneitä tavaroita vaatteista ja repuista arvotavaroihin. Löytötavarapalvelu tulee resurssien puutteen takia päättymään tämän vuoden lopussa, eikä niitä oteta enää AYY:n toimistolla vastaan.
Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa AYY:n tiloista tai kampukselta löytyvien vaatteiden ja reppujen toimittaminen löytötavaratoimistoihin tai omistajilleen jää tapahtumanjärjestäjien vastuulle. AYY:n palvelupisteelle voi jatkossa tuoda ainoastaan puhelimia, lompakoita, avaimia ja silmälaseja. Löytyneet matkakortit tulee palauttaa joko HSL:n palvelupisteille tai antaa bussikuskeille, jotka toimittavat ne edelleen HSL:lle.
Marras-joulukuun aikana on siis viimeiset hetket tulla etsimään kadonneita tavaroitasi. Joulukuun lopussa kaikki olemassa olevat löytötavarat viedään AYY:n varastoista kierrätykseen tai jätteenkeräykseen.
HALUATKO OMAN UUTISESI TÄHÄN TIEDOTTEESEEN?
Lähetä lyhyt tekstisi keskiviikkoon klo 10.00 mennessä osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Uutiset menevät käännettäväksi, joten voit toimittaa tekstisi yksikielisenä.
Tiedotteen sisällön toimittaa viime kädessä AYY:n järjestö- ja viestintäasiantuntija Ahto Harmo (ahto.harmo@ayy.fi, puh: 050 520 9442).